Personalbedarfsplanung

Über eine Personalbedarfsplanung erhält ein Unternehmen detaillierte Informationen zum aktuellen Personalbedarf. Gleichzeitig sind Prognosen hinsichtlich des zukünftigen Personalbedarfs möglich. Im Rahmen der Personalbedarfsermittlung wird bestimmt, wie viele Arbeitnehmer momentan erforderlich sind, wie viele voraussichtlich in Zukunft gebraucht werden und welche Qualifikationen / Kompetenzen diese aufweisen müssen, um die jeweiligen Stellen zu besetzen und ihren dortigen Aufgaben nachzukommen.

Gleichzeitig dient die Bedarfsplanung dazu, Prozesse innerhalb der Personalbeschaffung selbst zu optimieren. So ist sichergestellt, dass die Personalbeschaffung die Ergebnisse und Erkenntnisse der Planung berücksichtigt. Dies hilft dabei, zukünftige Entscheidungen über Einstellungen zu beschleunigen und eventuelle Abweichungen vom Soll-Personalbedarf zeitnah zu korrigieren.

Vereinfacht formuliert: Das Ziel einer guten Personalbedarfsplanung ist die Bereitstellung von Personal mit passender Qualifikation am richtigen Ort, in kürzester Zeit und mit geringstmöglichem Aufwand. Dies ermöglicht Unternehmen den effizienten Einsatz ihres Personals sowie eine optimale Auslastung betrieblicher Ressourcen und schafft so die Basis dafür, selbst gesteckte Geschäftsziele zu erreichen.

Quantitative Personalbedarfsplanung

Die quantitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich auf die Anzahl der Arbeitnehmer, die ein Unternehmen nach jetzigem Kenntnisstand zukünftig benötigen wird, um die im Vorfeld definierten Unternehmensziele zu erreichen. Zur Bedarfsermittlung muss festgestellt werden, welche Tätigkeiten aktuell anfallen und welche in Zukunft anfallen werden. Hierfür bietet es sich an, zuvor ein genaues Tätigkeits- und Anforderungsprofil der jeweiligen Stellen zu definieren. Sind perspektivisch Änderungen im Anforderungsprofil der Stellen angedacht, sollten diese bei der Planung ebenfalls berücksichtigt werden.

Aus den Ist-Daten ergibt sich der aktuelle Bruttopersonalbedarf. Für eine quantitative Personalbedarfsplanung wird im nächsten Schritt der voraussichtliche Nettopersonalbedarf bestimmt. Dieser errechnet sich aus der Differenz des Brutto-Bedarfs und des zukünftigen Personalbestands. Ist der Wert positiv, liegt der Netto-Bedarf also oberhalb des Brutto-Bedarfs, fehlt es in dem Bereich zukünftig an Arbeitskraft. Bei einem negativen Wert hingegen liegt perspektivisch ein Überschuss an Arbeitskräften vor.

Mögliche Maßnahmen bei Mangel an Arbeitnehmern

• Einstellung neuer Arbeitnehmer 
• Versetzung von Arbeitnehmern zwischen Abteilungen / Teams
• Neu-Zuordnung von Aufgaben zwischen Abteilungen / Teams
• Einsatz anderer Arbeitszeitmodelle (Teilzeit / Leiharbeit) zur Ergänzung
• Automatisierung von Prozessen (soweit möglich)

Mögliche Maßnahmen bei Überschuss an Arbeitnehmern

• Entlassung von Arbeitnehmern
• Angebot von Pensionierungen und Alternativen (Sabbaticals)
• Versetzung von Arbeitnehmern zwischen Abteilungen / Teams
• Neu-Zuordnung von Aufgaben zwischen Abteilungen / Teams
• Einsatz anderer Arbeitszeitmodelle (Teilzeit / Leiharbeit / Kurzarbeit) 

Qualitative Personalbedarfsplanung

Im Fokus der qualitativen Personalbedarfsplanung stehen die fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen, die aktuell vorhanden sind und zukünftig im Unternehmen relevant sein werden. Zusätzlich zu eventuellen Tätigkeits- und Anforderungsprofilen basiert die qualitative Planung vor allem auf Qualifikationsprofilen. 

Mit Hilfe einer qualitativen Personalbedarfsplanung können drei zentrale Fragen beantwortet werden:

• Welche Leistungen sollen die Arbeitnehmer zukünftig erbringen können? 
• Welche konkreten Anforderungen ergeben sich aus den definierten Leistungen? 
• Welche Qualifikationen müssen die jeweiligen Arbeitnehmer vorweisen können, um diesen Anforderungen gerecht zu werden? 

Da diese Ansätze die Soft-Skills des Personals deutlich stärker gewichten als die quantitativen Ansätze, bieten diese Planungsverfahren nochmals andere Optionen, eigene Bedarfe zu decken. 

Mögliche Überlegungen im Rahmen einer qualitativen Planung 

• Einstellung neuer Arbeitnehmer mit passenden Qualifikationen
• Ausgleich fehlender Qualifikationen durch Weiterbildungen
• Schaffung von Redundanzen / mehrere Arbeitnehmer mit identischen Qualifikationen
• Beauftragung externer Dienstleister / Auslagerung einzelner Geschäftsbereiche (Outsourcing)
• Beauftragung interner / externer Fachberater für besondere Aufgaben
• Identifikation von Qualifikationen mit (zukünftig) geringerer Relevanz

Wie funktioniert Personalbedarfsplanung in der Praxis? Auf Basis der bisherigen Informationen rund um Verfahren und Methoden haben sich diese sieben Schritte der Personalbedarfsermittlung allgemein bewährt.

1. Ausgangslage erfassen

Bevor es daran geht, einen Personalbedarfsplan neu aufzusetzen, ist zunächst eine detaillierte Analyse des Ist-Zustands innerhalb des Unternehmens notwendig. Dabei sollten gerade folgende Punkte geklärt werden:

• Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen
• Altersstruktur im Unternehmen (Alter / Betriebszugehörigkeit / Zeit bis Rente)
• Auffälligkeiten in Bezug auf die Altersstruktur

2. Unternehmensziele definieren

Für die Aufstellung eines Plans muss klar sein, wozu dieser dient. Auf Unternehmensebene müssen Unternehmensziele definiert werden, die erreicht werden sollen. Ebenso muss klar sein, welche Strategie für die Erreichung dieser Ziele künftig verfolgt werden soll. 

Wesentliche Vorhaben wie die Neu-Einrichtung einer Abteilung oder eine substanzielle Verjüngung der Belegschaft können und sollten im Rahmen einer Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden. Im Endeffekt ist ein Großteil der personalpolitischen Entscheidungen von einer präzisen Zielsetzung abhängig.

3. Planungshorizont definieren 

Im Zusammenhang mit der Festlegung von Unternehmenszielen muss Klarheit darüber bestehen, für welche Zeiträume überhaupt geplant werden soll und kann. Dies setzt die nötigen Daten für die entsprechenden Zeiträume voraus. Hier ist vom Planungshorizont die Rede, wobei meist zwischen der kurzfristigen (bis ein Jahr), der mittelfristigen (bis drei Jahre) und der langfristigen Planung (über drei Jahre) unterschieden wird. 

Abhängig von der jeweiligen Branche können die Zeiträume jedoch stark unterschiedlich ausfallen. Sehr langfristige Planungen sind naturgemäß mit hohen Unsicherheiten behaftet, können aber eine grundsätzliche Leitlinie für die Entwicklung eines Unternehmens vorgeben und im Laufe der Zeit weiter präzisiert werden.

4. Qualifikationen definieren 

Nachdem definiert wurde, welche Ziele verfolgt werden sollen und welcher Zeitrahmen für die Zielerreichung angesetzt ist, muss sichergestellt sein, dass innerhalb des Unternehmens die notwendigen Qualifikationen gegeben sind. Hierbei ist zu klären, in welchen Unternehmensfeldern welche Qualifikationen vorhanden ist und wo eventuell noch zusätzliche Expertise aufgebaut werden muss.

In diesem Zusammenhang sollten Tätigkeits-, Anforderungs- und Qualifikationsbündel erstellt werden, um einen Überblick über die unternehmensinternen Kompetenzen sowie auch deren Verteilung zu erhalten und zu behalten. Auf diese Weise wird auch ersichtlich, ob an einzelnen Stellen bestimmte Kompetenzen besonders konzentriert vertreten sind – hier kann es sinnvoll sein, schnell Abhilfe zu schaffen, damit etwa der Renteneintritt eines Leistungsträgers nicht dazu führt, dass ganze Prozesse aus dem Gleichgewicht geraten.

5. Personalbedarf ermitteln 

Auf Basis der vorherigen Schritte wird nun der zukünftige Personalbedarf so exakt wie möglich ermittelt. Für Unternehmen ist an dieser Stelle interessant, in welchen Abteilungen welche Anzahl an Arbeitnehmern mit welchen Qualifikationen gebraucht wird. Dieser Planungsschritt setzt sich aus drei Punkten zusammen:

• Bruttopersonalbedarf

Auf Grundlage der bisher besprochenen Bedarfe und Berechnungsmethoden wird der zukünftige Bedarf an Mitarbeitern im Unternehmen berechnet. Die jeweiligen Qualifikationen der Arbeitnehmer werden hierbei ebenfalls berücksichtigt. Diese Rechnung kann beispielhaft wie folgt aussehen:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf (+ Zusatzbedarf)

• Personalfluktuationen

Für zuverlässige Aussagen hinsichtlich der Personalentwicklung im Unternehmen müssen Zugänge / Neueinstellungen sowie Abgänge / Entlassungen ebenfalls berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist zu betrachten, in welchem Maße sich diese Personalfluktuationen gerade auf die Qualifikationsprofile der einzelnen Bereiche / Abteilungen auswirken.

• Nettopersonalbedarf

Unter Beachtung dieser Punkte folgt abschließend die Berechnung des Nettopersonalbedarfs im Unternehmen. Dies geschieht anhand folgender Werte:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand – Zugänge + Abgänge

Die exakte Bestimmung all dieser Werte kann – je nach Größe und Aufbau eines Unternehmens – recht aufwändig ausfallen und entsprechend viele Ressourcen binden. Eine Personalbedarfsplanung mit Software kann dabei helfen, diese Erhebungen und Auswertungen deutlich zu vereinfachen.

6. Maßnahmen definieren

Besteht Klarheit darüber, wie der Personalbedarf ausfällt (Einstellungen / Entlassungen), welche Qualifikationen im Unternehmen gebraucht werden und wie dieses Qualifikationsniveau innerhalb der Belegschaft erreicht werden soll (Fortbildungen / Umschulungen), müssen diese Erkenntnisse nun in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden. 

Hier ist zu definieren, welche Maßnahmen für die Erreichung welcher Ziele von vorrangiger bzw. nachrangiger Bedeutung sind. Gleichzeitig ist es essenziell, diese Maßnahmen in enger Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen umzusetzen. Gerade der HR-Bereich bzw. die Personalabteilung spielt bei der Definition und Umsetzung eine Schlüsselrolle.

7. Erfolge prüfen 

Der finale Schritt lautet, die gesamte Umsetzung und Implementierung aller Maßnahmen im Rahmen der Personalbedarfsplanung zu begleiten und auszuwerten. Um sicherzustellen, dass der gesamte Aufwand, der im Laufe des Prozesses angefallen ist, für das Unternehmen einen echten Mehrwert bietet, muss eine systematische Begleitung und Auswertung erfolgen. 

So kann sowohl bei erfolgreicher Umsetzung als auch bei Unstimmigkeiten im Prozess leichter nachvollzogen werden, ob diese Ergebnisse auf die Planung oder die Umsetzung zurückzuführen sind. Diese Erkenntnisse wiederum können für eine Wiederholung des Prozesses – ob im identischen Geltungsbereich oder bezogen auf eine andere Abteilung – von großem Wert sein.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihren unternehmenseigenen Personalbedarf schnell, präzise und vollständig digital zu ermitteln, nutzen Sie gerne unsere GFOS-Softwarelösungen. Wir bieten Ihnen eine leistungsstarke Software zur Personaleinsatzplanung, die es Ihnen erlaubt, zahlreiche Kennzahlen in Echtzeit zu verwerten, systemübergreifende Trends hinsichtlich Auslastung und Verfügbarkeit zu ermitteln und auf dieser Basis einen gut strukturierten, nachvollziehbaren Personalbedarfsplan zu entwerfen. 

Hier finden Sie passgenaue Lösungen zur exakten Personalbedarfsermittlung. So erhalten Sie mit einem Minimum an Aufwand ein Maximum an Planungssicherheit im Betriebsablauf – sowohl für kurzfristige Entscheidungen als auch für langfristige Projektvorhaben und mehr. Davon profitieren sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihr Unternehmen insgesamt. Kontaktieren Sie uns gerne für eine persönliche Beratung.