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Beschleunigen Sie die Reisekostenabrechnung mit unserem Tool

Erfassen Sie sämtliche Aufwendungen rund um Geschäftsreisen und mehr mit der GFOS-Lösung zur Reisekostenabrechnung. Das Programm ermöglicht die einfache und detaillierte Erfassung aller Reisen und Belege. Zahlreiche Parameter, wie Länderstaffelungen, Spesensätze, Kilometersatzberechnung, Bewirtungskosten und mehr, können dabei gemäß Ihren Einstellungen automatisch berücksichtigt werden.

So vereinfachen Sie das Reisekostenmanagement und übertragen Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Eigenverantwortung. Die Software unterstützt im Rahmen der Reisekostenerfassung sowohl eine zentrale Abrechnung, bei der eine Abteilung alle Anträge gebündelt bearbeitet, als auch eine dezentrale Abrechnung. Diese Variante nimmt Ihre Mitarbeitenden stärker in die Pflicht, ermöglicht aber gleichzeitig mehr Transparenz bei der Erfassung:

Eigenständige Erfassung von Belegen mittels Employee-Self-Services
Orts- und zeitunabhängige Möglichkeit zur Erfassung
Zahlreiche Zugriffsoptionen (Intranet/Internet)
Online-Erfassung sorgt für Digitalisierung und Steigerung der Kostentransparenz

Die Reisekostenabrechnung mittels Software wird durch die Anbindung an weitere Module zusätzlich vereinfacht. In Kombination mit der Projektzeiterfassung wird eine intuitive und projektbezogene Abrechnung der Reisekosten möglich. Die Integration der Module macht Mehrfacherfassungen überflüssig, strafft Prozesse und reduziert unnötige Aufwände.

Ihre Vorteile

Die Vorteile der Reisekostenabrechnung mit Software

Dienstreisen beantragen

Ihre Mitarbeitenden können ihre Dienstreisen im Vorfeld beantragen, durch Vorgesetzte genehmigen lassen und anschließend integriert in der Reisekostenerfassung abrechnen.

Zeit sparen

Die digitale Reisekostenabrechnung spart Zeit: Manueller Aufwand entfällt dank der automatischen Berechnung durch die Software.

Transparente Kosten

Die klare Übersicht über die entstandenen Reisekosten und Spesen gibt Ihren Mitarbeitenden und Führungskräften jederzeit Transparenz.

Fehler minimieren

Die Bearbeitung der Reisekosten mit Software sowie automatische Vorprüfungen und Berechnungen führen zu weniger Fehlern durch manuelle Dateneingabe. Gesetzliche Änderungen, z.B. Anpassung der Spesensätze, werden automatisch ergänzt und bereitgestellt.

Bessere Datenanalyse

Die hohe Flexibilität bei Auswertungen vereinfacht regelmäßige Analyse-Aufgaben rund um das Thema Finance und Payroll.

Mitarbeiter einbinden

Binden Sie Ihre Belegschaft aktiv in die Reisekostenerfassung ein: Steigern Sie die Zufriedenheit im Unternehmen durch die eigenständige und schnelle Abwicklung.

Flexible Software & Cloud-Verfügbarkeit

Die GFOS-Softwarewelt ist flexibel erweiterbar und komplett in der GFOS knownCloud nutzbar. Erweitern Sie den Umfang um Zeiterfassung und weitere Features.

In der Anwendung

Reisekostenabrechnung per Software – exakte Berechnung dank zuverlässiger Daten

Von Stammdaten bis zu Pauschalen können innerhalb der Software sämtliche Angaben und Informationen, die für die spätere Reisekostenabrechnung im Tool relevant sind, zentral hinterlegt werden. Das Programm greift für die Berechnung auf die hinterlegten Daten zurück. So entsteht eine konsistente und genaue Abrechnung ohne Fehlerrisiko. Gleichzeitig liefert GFOS automatisch sich ändernde Pauschalen oder Spesensätze. Die Reisekostenabrechnung ist aus diesem Grunde nur für den Einsatz in Deutschland freigegeben.

Einige Angaben, die Sie in der Software anlegen können:

Details zu Orten, Hotels, Fluglinien und Ländern
Pauschalen und Mehraufwände (universell/länderspezifisch)
Einrichtung von Sonderregelungen (z.B. auf Bundeslandebene)
Verpflegungspauschalen (Erfassung unentgeltlicher Verpflegung / Pauschalen für Verpflegung im Hotel)
Kilometergelder (gesetzliche Kilometergeldpauschalen / unterschiedliche Sätze für PKW, Motorrad, Mitfahrer und mehr)

Unsere Reisekosten-Software ermöglicht außerdem die Definition und automatische Prüfung von Unternehmensrichtlinien. Durch eine softwareseitige Vorprüfung der Daten wird sichergestellt, dass sowohl unternehmenseigene Regeln als auch steuerliche Vorgaben bei der Reisekostenabrechnung im Tool beachtet werden. Dies umfasst sowohl nationale als auch internationale Reisen.

Übersichtliche, digitale Reisekostenerfassung

Reichen Sie Einzelbelege ein oder erfassen Sie komplette Reisen über die Software. Ob Spesenabrechnung für Dienstessen, Anreisen mit dem Privatfahrzeug oder andere Anforderung: Kommentarfunktionen zu den Belegen ermöglichen deren übersichtliche Bearbeitung. Komplette Reisen lassen sich mit und ohne Belege erfassen – besteht eine Verknüpfung mit den Daten aus der Projektzeiterfassung, können auch Projektdaten herangezogen werden.

Unsere Lösung zur Reisekostenabrechnung mittels Software unterstützt dabei, gesetzliche Anforderungen an die Erfassung sowie Spezialfälle zu berücksichtigen. Dies ist etwa dann relevant, wenn der Abreisetag einer Reise mit dem Anreisetag einer Folgereise identisch ist (Kombireise).

Auf Basis der Reisekostenerfassung über die Software können Sie Auswertungen erstellen, um etwa bestimmte Aufwendungen besser zuordnen zu können. Dafür können Sie im Tool zum Beispiel nach Kostenstellen, Reisenummer oder Belegnummer selektieren.

Sämtliche Auswertungen lassen sich digital weiterverarbeiten, durch die Mitarbeitenden in der GFOS-Web-Anwendung einsehen oder über die Druckfunktion physisch bereitstellen. Haben Sie für die Prüfung der Reisekostenabrechnung im Tool bereits eine verantwortliche Person definiert? Dann lassen sich die erfassten Daten auch direkt an diese Person weiterleiten, sodass eine schnelle Weiterbearbeitung möglich ist.

Daten aus Reisekosten-Software an Payroll-System übergeben

Wir unterstützen Sie dabei, Fehlerpotenziale, redundante Prozesse oder Erfassungen zu reduzieren. Daher können Sie unsere Reisekostenabrechnung dank entsprechender Schnittstellen nahtlos mit Ihrem hauseigenen Payroll-System verknüpfen. Auf diesem Wege erfolgt eine automatisierte Datenübertragung aus unserer Lösung direkt an Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Gleichzeitig erlaubt dies auch die Zuordnung von Reisekosten zu spezifischen Lohnarten. Hinterlegen Sie verschiedene Regeln zur Lohnabrechnung ganz nach Ihren Anforderungen und stellen Sie so für all Ihre Mitarbeitenden eine korrekte Vergütung sicher.

Auch Änderungen an bereits übermittelten Daten lassen sich durchführen: Unser Reisekostenmanagement bietet eine Rückrechnungsverarbeitung, um entsprechende Anpassungen der Daten an Ihr Payroll-System zu übergeben. Ebenso schnell können geänderte Abrechnungsregeln bei Bedarf zentral aktualisiert werden. So ist zu jedem Zeitpunkt die vollständige Berücksichtigung aller steuerlichen und rechtlichen Anforderungen sichergestellt.

Alle Features

Die Funktionen unserer Reisekostenabrechnung-Software

Flexibilität bei Stammdaten

Beschleunigen Sie Ihre administrativen Prozesse, indem Sie Stammdaten für die Reisen hinterlegen. Dabei lassen sich viele Details berücksichtigen, z.B. für verschiedene Länder, Bundesländer etc.

Genaue Belegerfassung

Vollste Flexibilität bei der Erfassung: Sie haben die Möglichkeit, Einzelbelege oder komplette Reisen zu erfassen – je nach Anforderung.

Übergabe an die Gehaltsabrechnung

Verarbeiten Sie die Reisekosten dank praktischer Schnittstellen zu Payroll-Anbietern direkt weiter und ermöglichen Sie die bargeldlose Abwicklung.

Steuerung der Berechtigungen

Sie aktivieren gewünschte Mitarbeitende für die Teilnahme an der Reisekostenermittlung, um genau zu definieren, wer die Lösung nutzen soll.

Detaillierte Auswertungen

Werten Sie Ihre Angaben zur Reisekostenerfassung nach verschiedenen Selektionskriterien aus – so haben Sie alle wichtigen Daten stets im Blick.

Arthrex GmbH

AVA Abfallverwertung Augsburg

Josef Bernbacher & Sohn GmbH & Co. KG

Feller AG

IMS Gear SE & Co. KGaA

Integralis Industriebuchbinderei, Lettershop und Fulfillment GmbH

Internetstores GmbH

Intrum Deutschland GmbH

Karl Finke GmbH

MANN+HUMMEL International GmbH & Co. KG

Marquardt GmbH

NOWEDA Apothekergenossenschaft eG

Sennheiser electronic GmbH

SGL Carbon GmbH

Transgourmet Deutschland GmbH & Co. OHG

Vilsa-Brunnen Otto Rodekohr GmbH

Vollert Anlagenbau GmbH

FAQ

Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung erfolgt in der Regel in mehreren Schritten und unter Berücksichtigung verschiedener Verfahren des Unternehmens bzw. der jeweiligen Branche. Einige der gängigen Schritte sind: Datenerfassung, Überprüfung und Validierung der Reisedaten, Genehmigung innerhalb des Unternehmens, Datenübertragung an die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Berichterstattung mit verschiedenen Auswertungen über die Ausgaben.

Was sind die Systemanforderungen für die Reisekostenabrechnung mit Software von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Welche Belege kann ich für die Reisekostenabrechnung berücksichtigen?

Für die Ermittlung Ihrer Reisekosten bzw. die Spesenabrechnung mittels Software können Sie eine Vielzahl an Belegen nutzen und in der GFOS-Lösung vordefinieren. Einige Belegarten sind z.B.: Fahrtkosten, Hotelkosten, Bewirtungskosten, Flug- und Zugtickets, Taxirechnungen, Parkgebühren und sonstige Ausgaben (etwa Mautgebühren).

Was gehört zu Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand?

Zu den Übernachtungskosten zählen Ausgaben für Hotelübernachtungen während einer Dienstreise. Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf Kosten für Mahlzeiten, die während der Reise anfallen, einschließlich Frühstück, Mittag- und Abendessen. Die genaue Höhe des Verpflegungsmehraufwands variiert je nach Reiseziel und Aufenthaltsdauer. Sie wird durch steuerliche Vorgaben oder interne Richtlinien festgelegt.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: 3 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 3 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.