Workforce Analytics: Grundlagen für den Erfolg datengestützter HR-Entscheidungen

Der langfristige Erfolg eines Betriebs ist unter anderem von der erfolgreichen Zusammensetzung der Belegschaft (engl. Workforce) abhängig. Qualifikationen, Einstellungen, Leistungsbereitschaft und Innovationskraft sind Faktoren, die Mitarbeitende ins Unternehmen einbringen. Diese und viele weitere Punkte sorgen dafür, dass es zukunftsfähig bleibt und sich langfristig am Markt etablieren kann. Von Zeit zu Zeit sind jedoch neue Prozesse, neue Organisationsformen oder andere Veränderungen nötig. Hier können u.a. Prognosen im Bereich Workforce Analytics Anpassungsbedarfe und Optimierungspotenziale aufdecken, um den geschäftlichen Erfolg langfristig zu sichern.

Workforce Analytics (auch HR- oder People Analytics genannt) meint den Gebrauch verschiedener Werkzeuge, um mitarbeiterbezogene Daten zu messen, zu strukturieren und zu analysieren. Mithilfe verschiedener Analysewerkzeuge kann beispielsweise die Performance der Mitarbeitenden ermittelt werden, um Management und Führungskräften Grundlagen für wichtige Entscheidungen zu bieten. Diverse HR-Kennzahlen spielen dabei eine Rolle.

Über die letzten Jahre haben die meisten Unternehmen verstanden, dass die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden wichtig für die strategische Ausrichtung sind. Nur wenn die Beschäftigten zufrieden und motiviert sind, erbringen sie Bestleistungen und entwickeln eine langfristige Bindung. Gerade auf einem arbeitnehmerorientierten Arbeitsmarkt ist es daher von besonders großer Bedeutung, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu steigern. Die Grundlage dafür bilden datenbasierte Entscheidungen und objektive Auswertungsmöglichkeiten.

Die Kienbaum Studie „Winning with People Analytics“ hat 2020 den aktuellen Implementierungsgrad und die Bereitschaft für die zukünftige Nutzung von HR-Analysewerkzeugen untersucht. 492 Teilnehmer*innen aus dem HR-Bereich haben ihre Einschätzung zum Nutzen und zur Auswirkung von Workforce Analytics auf die HR-Arbeit sowie ihre aktuellen Erfahrungen und zukünftigen Pläne offengelegt. Drei Viertel der Befragten schätzen HR-Analysen für die Zukunft als sehr relevant ein – jedoch nutzen die wenigsten Unternehmen bisher die vollständigen Möglichkeiten von People Analytics. Die Kienbaum Studie fasst darunter folgende Punkte zusammen:

• HR-Reporting: Auswertung verschiedener HR-Daten, wie z. B. Fluktuation oder Zeitkonten
• Deskriptive Analysen: beschreibende Darstellung der Zusammenhänge, die sich aus der Auswertung von HR-Kennzahlen ergeben
• Inferenz-Statistische Verfahren: Untersuchung von strukturellen Zusammenhängen aufgrund der vorhandenen Daten, wie etwa die Auswirkung von gerechtem Personaleinsatz auf die Fluktuation im Betrieb
• Prädikative Analysen: B. basierend auf Künstlicher Intelligenz im HR-Bereich

 Der Einsatz der kompletten Werkzeugpalette ist bei nur 13 Prozent sehr gering. 64 Prozent der Studienteilnehmer geben an, das Thema als langfristiges Ziel auf der Agenda zu haben. Workforce Analytics wurde also als wichtiges Analysewerkzeug erkannt. Ein steigender Einsatz von Datenanalysen im HR-Bereich ist somit zu erwarten. 

Mit diesen drei Schritten gelingt der Einstieg in den Bereich People Analytics ohne Hürden:

Als erstes ist es für Unternehmen wichtig, eine Grundlage zu schaffen. Das kann mit der Einführung einer Workforce Management Software erfolgen. Diese sollte sowohl zur Branche als auch Unternehmensgröße passen. Die Beratung durch spezialisierte Anbieter ist ein elementarer Schritt, um ein genaues Anforderungsprofil zu ermitteln und die passende Lösung zu implementieren.

Sobald die passende Software eingeführt wurde, sollten Daten kontinuierlich aufgezeichnet und in regemäßigen Abständen ausgewertet werden. Die besten Daten nützen nichts, wenn nach der Aufzeichnung keine Interpretation erfolgt. Daher sind die verfügbaren und erforderlichen Auswertungswerkzeuge sowie Möglichkeiten von HR-Analytics Dashboards bei der Wahl eines Anbieters zu beachten.

Wurden Auswertungswerkzeuge korrekt eingestellt und Arbeitsprozesse für den Bereich Workforce Analytics etabliert, müssen die Daten noch zielgerichtet genutzt werden. Das bedeutet, dass sowohl HR-Verantwortliche als auch das Management etwa empirische oder datenbasierte Entscheidungen anhand der gesammelten und verarbeiteten Daten treffen.

Ob Ursachenidentifikation für mangelnde Mitarbeitermotivation, Aufdeckung kurzfristig oder zukünftig vorhandener Personalbedarfe oder die Ermittlung von Krankheitstagen in Relation zu zugeteilten Diensten bzw. Schichten: Diese und viele weitere Möglichkeiten bietet der Einsatz von Workforce Analytics im Betrieb. Die HR-Analysen können beispielsweise in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

• Recruiting: Sowohl der zukünftig benötigte Personalbedarf als auch die Ermittlung von wirkungsvollen Recruiting-Kanälen sind für den HR-Bereich von großer Wichtigkeit. Eigenschaften und Voraussetzungen für zufriedene und motivierte Mitarbeitende lassen sich ebenfalls ermitteln, um die Performance langfristig zu verbessern.
• Personalentwicklung: Die Bestimmung von Skill Gaps sowie von kurzfristigen und künftigen Bedarfen sind bei der strategischen Ausrichtung der Unternehmensziele essenziell. Nur wenn die erforderlichen Qualifikationen vorhanden sind, können die Ziele überhaupt erreicht werden. Die Erkenntnisse der datengestützten Analyse können bei der Etablierung eines Konzepts für lebenslanges Lernen im Betrieb Anwendung finden.
• Personaleinsatz: Die exakte Berechnung des Personalbedarfs sowie die gezielte und motivierende Personaleinsatzplanung durch gerechte Dienst- oder Schichtpläne sind für Planungsverantwortliche konstant zu beachten. Planungsgüte und individuelle Anhaltspunkte bezüglich der Motivation sind einige HR-Kennzahlen, die sich mit Workforce Analytics ermitteln lassen und bei Planungsaufgaben unterstützen.

Nutzen Sie People Analytics, indem Sie eine Workforce Management Software in Ihrem Unternehmen implementieren und schaffen Sie eine wichtige Datengrundlage. Gleichzeitig ermöglichen Sie mehr Flexibilität, etwa durch die ortsunabhängige Zeiterfassung, die einfache Auswertung verschiedener Arbeitszeitmodelle oder durch die softwaregestützte Personaleinsatzplanung.