Kurz und knapp – Schichtmodelle

Damit ein solches System nicht zu Lasten der Arbeitnehmer geht, gibt es inzwischen eine Reihe von Schichtmodellen, die in unterschiedlichen Unternehmen zum Einsatz kommen. So ist sichergestellt, dass sich dieses Arbeitsmodell für Betriebe rechnet, ohne die Arbeitnehmer übermäßig stark zu beanspruchen oder deren Gesundheit zu gefährden.

Wie ein solches Modell im Detail aussehen kann, was es aus rechtlicher Sicht zu beachten gibt und welche Rolle moderne HR-Software bei der Umsetzung spielt, haben wir für Sie aufbereitet.

Schichtmodelle gehören in vielen Branchen zum Alltag (Pflege / Industrie / Logistik)
Je nach Branche und Sektor sind unterschiedliche Schichtmodelle gängig
Schichtarbeit unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben (Ruhezeit / Höchstarbeitszeit)
Langfristig kann Schichtarbeit ein gesundheitliches Risiko darstellen
HR-Software hilft bei der Etablierung gesunder Schichtmodelle

Was sind Schichtmodelle? - Definition

Schichtmodelle sind Arbeitspläne, die den Einsatz von Mitarbeitern in festgelegten Zeitabschnitten bzw. Schichten regeln. So können Unternehmen sicherstellen, dass der ordnungsgemäße Betriebsablauf zu jeder Zeit gewährleistet ist. Besonders verbreitet sind solche Schichtsysteme in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der produzierenden Industrie und der Logistik.

Arbeit im Schichtbetrieb ist zum Beispiel für die Bereitstellung von Gütern für viele Industrien essenziell. Ebenso muss auch die medizinische Versorgung von Patienten oder die Einsatzbereitschaft von Rettungsdiensten rund um die Uhr gegeben sein. Ob und in welcher Art Schichtmodelle in einem Unternehmen zum Einsatz kommen, ist dabei je nach Betrieb und Wirtschaftszweig stark unterschiedlich.

Welche Schichtmodelle gibt es? – Arten im Überblick

So vielfältig wie die Arbeitswelt selbst ist auch die Anzahl an möglichen Schichtsystemen, die in Unternehmen zum Einsatz kommen. Die gängigsten Arten / Variationen haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Vollkontinuierliches Schichtmodell (Vollkonti)

Bei einem vollkontinuierlichen Schichtsystem sind die Schichten auf einen „Rund um die Uhr“-Betrieb ausgelegt. Es wird also an jedem Wochentag (7 Tage) durchgängig gearbeitet. Für ein solches „Vollkonti“-Schichtmodell braucht es rein rechnerisch mindestens drei Schichten (Frühschicht / Spätschicht / Nachtschicht). Für einen reibungslosen Ablauf umfassen diese Konti-Schichten meist aber vier oder sogar fünf Schichten pro Tag.

Teilkontinuierliches Schichtmodell mit Nachtarbeit

Bei einem teilkontinuierlichen Schichtmodell wird nur unter der Woche gearbeitet, also an fünf Tagen. Der Betrieb findet dennoch rund um die Uhr statt, also auch hier in mindestens drei Schichten mit Früh-, Spät- und Nachtschicht. Wochenendarbeit ist dagegen typischerweise nicht vorgesehen.

Teilkontinuierliches Schichtmodell ohne Nachtarbeit

Beim teilkontinuierlichen Schichtmodell ohne Nachtarbeit entfällt die Nachtschicht – wie es der Name nahelegt. Es findet kein ganztägiger Betrieb statt, in der Regel sind eine Frühschicht sowie eine Spätschicht im Einsatz. Dieses Modell wird häufig dann genutzt, wenn an (bis zu) sieben Tagen die Woche gearbeitet werden soll, aber Nachtarbeit für das Unternehmen keinen wesentlichen Mehrwert bietet.

Exemplarische Darstellung eines 3-Schicht-Systems

Schichtmodelle nach Anzahl der Schichten

Wenn es um die tatsächliche Verteilung der Schichten bzw. Schichtgruppen im Unternehmen geht, wird hier meist nach der Anzahl der jeweiligen Schichten differenziert. Ein theoretisches „1-Schicht-Modell“ ist dabei ein „Standard-Arbeitstag“ ohne Schichtarbeit.

2-Schicht-Modell

Der Arbeitstag ist in zwei Schichten aufgeteilt, typischerweise in eine Früh- und eine Spätschicht, entsprechend ohne Nachtschicht. Das Modell findet etwa im stationären Einzelhandel Anwendung, wo tagsüber Betrieb herrscht, aber nachts die Geschäfte geschlossen sind.

3-Schicht-Modell

Mit mindestens drei Schichten lässt sich im Unternehmen ein Rund-um-die-Uhr-Betrieb realisieren. Hier arbeiten Mitarbeiter meist in einer Früh-, Spät- und Nachtschicht. Ein 3-Schichtmodell ohne Nachtschicht ist dabei selten.

4-Schicht-Modell

Mit vier Schichtgruppen können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter so geplant werden, dass etwa zu Stoßzeiten mehr Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Gleichzeitig kommen 4-Schicht-Systeme auch dann zum Einsatz, wenn etwa ein durchgehender Betrieb aufgrund von tarifvertraglichen Regelungen nicht mit einem 3-Schicht-Modell möglich ist.

5-Schichtmodell

Ein Modell mit fünf Schichtgruppen bietet Unternehmen noch mehr Möglichkeiten zur flexiblen Personalplanung. Durch diese Aufteilung haben Mitarbeiter insgesamt weniger Schichten je Woche, was dazu führt, dass sie bei regulärer Planung ggf. nicht auf ihre vertraglich geregelte Arbeitszeit kommen. Dieses „Defizit“ können sie dagegen ausgleichen, indem sie sich auf Bringschichten / Reserveschichten bewerben – etwa über ein Employee-Self-Service-Portal. Sie kommen also dann zum Einsatz, wenn etwa Auftragsspitzen vorliegen oder Mitarbeiter kurzfristig ausfallen.

Rollierende Schichtmodelle / Schichtpläne

Neben rein statischen Systemen, in denen Mitarbeiter immer wieder identische Schichten übernehmen, gibt es auch rotierende bzw. rollierende Schichtpläne. Bei einem rollierenden System wechseln die Schichten so, dass Mitarbeiter sowohl Früh- als auch Spät- und ggf. sogar Nachtschichten innerhalb eines bestimmten Zeitraums übernehmen.

Ein solches rollierendes System bietet die Möglichkeit, Mitarbeiter insgesamt flexibler einzusetzen und die Gesamt-Arbeitslast gleichmäßiger innerhalb der Belegschaft zu verteilen. Zu unterscheiden ist weiterhin zwischen vorwärts rollierenden Schichtplänen und rückwärts rollierenden Schichtplänen.

Das Prinzip dahinter ist simpel: In vorwärts rollierenden Schichtmodellen wechseln Mitarbeiter (zum Beispiel nach einer Woche) schrittweise von der Früh- in die Spät- und im nächsten Schritt ggf. in die Nachtschicht, bis sie wieder in der Frühschicht angelangen. Kommt ein rückwärts rollierendes System zum Einsatz, wechselt ein Mitarbeiter wiederum von der Früh- in die Nachtschicht und entsprechend weiter.

Schichtmodelle – Beispiele aus Branchen

Auf Basis der bereits genannten Arten von Systemen stellen wir hier exemplarische Schichtmodell-Beispiele aus zwei Branchen vor.

Schichtsysteme in der Produktion

Produzierende Industriebetriebe erzielen häufig dann ein optimales Maß an Wertschöpfung, wenn deren Anlagen und Maschinen möglichst durchgängig fertigen. Hierfür setzen diese Unternehmen mindestens auf ein 3-Schicht-Modell für einen Betrieb rund um die Uhr. Auch sind, je nach Unternehmen und Wirtschaftszweig, 4-Schicht-Modelle durchaus üblich.

Vielfach kommt in solchen Betrieben ein (vorwärts) rollierendes Schichtsystem zum Einsatz, um die individuelle Belastung der Mitarbeiter durch die Schichtarbeit möglichst gering zu halten und etwa stetige Nachtschichten für einzelne Mitarbeiter zu vermeiden. Solche Systeme tragen dazu bei, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schonen und deren körperliche sowie mentale Belastbarkeit zu gewährleisten.

Dies ist zentral, denn gerade in der Fertigung können Fehler durch Konzentrationsmangel oder Überarbeitung sowohl wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen als auch ein Risiko für sich und andere Mitarbeiter darstellen. Gut durchdachte Schichtsysteme berücksichtigen solche Faktoren, was zudem das Risiko senkt, Fachkräfte zu „verschleißen“ und diese an die Konkurrenz oder an Überlastungserscheinungen zu verlieren.

Schichtsysteme im Dienstleistungs-Sektor

Klassische Dienstleister müssen ihre Kapazitäten und Arbeitszeiten vielfach an den Anforderungen ihrer Kunden ausrichten. Vom Callcenter über Rettungsdienste bis zum Logistikunternehmen bedeutet dies mindestens einen Zweischicht-Betrieb, gegebenenfalls auch angepasst auf Stoßzeiten, in denen besonders viel Arbeit anfällt.

Besondere Herausforderungen in diesen Bereichen sind eine geringe Planbarkeit in Bezug auf die tatsächliche Arbeit je Schicht und zum Teil hohe saisonale Schwankungen, gerade in Bereichen wie der Gastronomie oder im Transportwesen. Wo intensiver Kundenkontakt besteht, müssen Mitarbeiter zudem auch zwischenmenschliche Soft-Skills mitbringen.

Je nach Größe des Unternehmens bzw. des eigenen Dienstleistungs-Angebots müssen HR-Verantwortliche Mitarbeiter nicht nur an einem, sondern über mehrere Standorte hinweg koordinieren und deren Kapazitäten verantwortungsbewusst verplanen.

Schichtmodelle – Gesetzliche Regelungen

Als Arbeitgeber ist es essenziell wichtig, Mitarbeiter im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften einzusetzen. Die wichtigsten Regelungen aus dem Arbeitszeitgesetz und anderen Gesetzestexten, die sich auf Schichtsysteme beziehen, haben wir hier übersichtlich zusammengefasst.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 3 – Arbeitszeit der Arbeitnehmer
Arbeitgeber haben sicherzustellen, dass die werktägliche Arbeitszeit von Mitarbeitern von acht Stunden nicht überschritten wird. Diese Arbeitszeit kann unter gewissen Umständen auf bis zu zehn Stunden verlängert werden.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 5 – Ruhezeit
Zwischen den einzelnen Schichten müssen Mitarbeiter eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden erhalten, um deren Erhohlung zu gewährleisten.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 6 - Nacht- und Schichtarbeit
Mitarbeiter, die Nacht- und Schichtarbeit verrichten, haben Anspruch auf regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchungen sowie auf eine eventuelle Anpassung der Arbeitszeit, wenn dies geboten erscheint.
Mutterschutzgesetz (MuSchG) § 5 – Verbot der Nachtarbeit
Schwangere sowie stillende Frauen dürfen nicht für Nachtschichten (zwischen 20 Uhr und 6 Uhr) eingeplant werden.
Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) § 14 – Nachtruhe
Jugendliche dürfen grundsätzlich nicht in Nachtschichten (zwischen 20 Uhr und 6 Uhr) arbeiten, mit Ausnahme bestimmter Ausbildungsberufe.

Wichtig: Ergänzend zu den gesetzlichen Regelungen rund um die Schichtarbeit können auch weiterführende Bestimmungen aus Betriebsvereinbarungen (bei Existenz eines Betriebsrats) oder Tarifverträgen bestehen.

Um bei dieser möglichen Fülle an Regularien den Überblick zu behalten, setzen zahlreiche Unternehmen auf den Einsatz einer Software zur Personaleinsatzplanung. So werden zu jedem Zeitpunkt alle relevanten Vorgaben und Gesetze eingehalten.

(Gesundheitliche) Herausforderungen der Schichtarbeit

Neben den gesetzlichen Anforderungen, die die Umsetzung eines Schichtsystems im Unternehmen mit sich bringt, kann die Arbeit in Schichten gerade für die Mitarbeiter auch eine starke Belastung darstellen – sowohl unter sozialen Gesichtspunkten als auch in gesundheitlicher Hinsicht.

Motivationsprobleme: Je nach Berufsfeld können einzelne Schichten, etwa die Nachtschicht, für Mitarbeiter eher unattraktiv sein. Müssen Mitarbeiter häufiger Schichten wahrnehmen, die sie nicht gerne leisten, steigt das Risiko, dass deren Einsatzbereitschaft abnimmt und sie sich nach anderen Stellen umschauen.
Work-Life Balance: Arbeit in Schichten verlangt von Mitarbeitern eine strikte Planung ihres Tages um die Schichten herum. Besonders herausfordernd ist dies für Mitarbeiter mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen, da bei starren Modellen häufig die Zeit mit der Familie zu kurz kommt.
Biorhythmus : Regelmäßige Schichtarbeit, besonders in der Nacht, kann sich negativ auf den individuellen Biorhythmus auswirken. Als Folge einer solchen Abweichung vom „zirkadianem Rhythmus“ können sich Schlafstörungen, Verdauungsprobleme oder auch Stoffwechselbeschwerden einstellen.
Psychische Belastungen: Metaanalytische Studien legen nahe, dass Mitarbeiter, die in Nachtschichten arbeiten, ggf. ein erhöhtes Risiko für die Entwicklung einer Depression aufweisen.

Aufgrund der Tragweite dieser Problemstellungen suchen viele Unternehmen nach einer objektiv richtigen und gesunden Möglichkeit, Schichtmodelle im Betrieb einzuführen. Dabei ist festzuhalten, dass es keine pauschal ideale Lösung für Schichtsysteme gibt. Ein gutes Modell sollte immer spezifisch auf die Anforderungen und Gegebenheiten eines Unternehmens zugeschnitten sein.

Infografik zu Herausforderungen der Schichtarbeit: Dazu gehören z.B. gesundheitliche Risiken oder psychische Belastung

Zukunft der Schichtsysteme – Was diese leisten müssen

In der aktuellen Arbeitswelt erfüllt das Konzept Schichtarbeit eine wichtige Funktion – und dies wird auch auf absehbare Zeit so bleiben. Gleichzeitig unterstreicht eine Untersuchung des IFAA (Institut für angewandte Arbeitswissenschaft), dass die Flexibilität der Arbeitszeit für Bewerber eine wichtige Rolle spielt.

Mitarbeiter zeigen klare Präferenzen für die Arbeit in Gleitzeit, im Homeoffice und für die freie Wahl von Schichten. Mithilfe leistungsfähiger Planungstools können moderne Unternehmen diese Präferenzen potenzieller Bewerber antizipieren und die eigene Personalbedarfsplanung aktiv darauf ausrichten. Dies gilt für die langfristige Planung sowie auch für die kurzfristige Aktualisierung von Schichtplänen auf Basis aktueller Daten.

Der Einsatz entsprechender Tools hat ganz grundsätzlich das Potenzial, Unternehmen und ihren Mitarbeitern neue Wege der Zusammenarbeit zu eröffnen. Diese reichen von der Berücksichtigung der Präferenzen der Mitarbeiter bei der Schichtplanung und Möglichkeiten zum Schichttausch über die sichere Einrichtung von 100% Remote-Work-Offices (etwa in der IT) bis hin zur Förderung der Work-Life-Balance der eigenen Mitarbeiter insgesamt.

Mit HR-Software gesunde Schichtsysteme etablieren

Je größer das Unternehmen und je komplexer die Abläufe, desto schwieriger ist es für die Personalabteilungen, die unternehmenseigenen Mitarbeiter effizient, individuell gesund, rechtskonform sowie auch deren persönlichen Vorlieben entsprechend einzusetzen. An dieser Stelle erfüllen leistungsfähige HR-Tools gleich mehrere kritische Funktionen.

Automatische Schichtplanung

Nach entsprechender Einrichtung lässt sich die Schichtplanung in großen Teilen automatisiert abwickeln. Wesentliche Aspekte wie die Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Präferenzen der Mitarbeiter werden automatisch berücksichtigt und in die Erstellung der Dienstpläne einbezogen. Mit Blick auf das unternehmenseigene Personalcontrolling wird so auch sichergestellt, dass die Ver- und Zuteilung von Schichten fair abläuft.

Rechtliche Konformität

Eine moderne Schichtplanungssoftware berücksichtigt automatisch gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten, Pausenregelungen oder auch Zuschläge für Nachtarbeit. Durch eine lückenlose Arbeitszeiterfassung werden zudem alle Anforderungen an Nachweispflichten erfüllt. So minimiert die Software das Risiko rechtlicher Verstöße nahezu auf Null.

Transparente Vergabe

Koordinieren Unternehmen ihre jeweiligen Schichtmodelle über dedizierte Softwarelösungen, bieten diese eine zentrale Übersicht über gegebene Schichtpläne, Mitarbeiterverfügbarkeiten sowie Abwesenheiten für Mitarbeiter und Management. Darüber hinaus können Mitarbeiter eigenständig Schichten einsehen, mittels ESS direkt tauschen oder Wünsche hinterlegen, was die Kommunikation und Organisation deutlich erleichtert.

Individuelle Freiräume

Durch den Einsatz einer eigenen Software zur Schichtplanung können Unternehmen flexibel auf kurzfristige Änderungen reagieren, beispielsweise bei Krankmeldungen oder Auftragsschwankungen. Die dynamische Anpassung von Plänen gewährleistet, dass der Betrieb ohne Unterbrechungen weiterlaufen kann. Zudem können individuelle Schichtmodelle (18-Schicht-Modell etc.) und branchenspezifische Anforderungen (etwa ein Krankenhaus-Dienstplan) problemlos integriert werden.

Volle Integration

Moderne Softwarelösungen sind in der Regel darauf ausgelegt, nativ nahtlos mit etablierten Branchenlösungen zusammenzuarbeiten. Dies ermöglicht die einfache Verknüpfung mit ERP-Systemen sowie Systemen zur Zeiterfassung, Lohnabrechnung und mehr. Diese Vernetzung erleichtert die Datenverwaltung, macht Prozesse effizienter und erlaubt später eine einfache Skalierung entsprechend der Unternehmensentwicklung.

Datenbasierte Handlungen

Eine leistungsfähige HR-Software erlaubt es Unternehmen, zu jedem Zeitpunkt gut fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Per Knopfdruck lassen sich umfassende Berichte und Analysen generieren, die es den Betrieben erlauben, auch kurzfristig auf sich ändernde Gegebenheiten zu reagieren und etwa Anpassungen an Schichtplänen vorzunehmen.

Erfolgreich Schichten planen – Mit GFOS

Für die Umsetzung umfassender und exakter Schichtpläne in der Industrie und vielen weiteren Branchen bieten wir bei GFOS leistungsstarke und passende Systemlösungen. Von der Personaleinsatzplanung bis zur Zeiterfassung und darüber hinaus – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse zukunftsfest zu machen. Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung.

So planen unsere Kunden mit GFOS

Schichtplanung sollte keine Herausforderung darstellen. Lassen Sie sich inspirieren und schauen Sie, wie unsere Kunden bereits mit GFOS sicher verschiedene Schichtmodelle abbilden.

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