Personaleinsatzplanung (PEP)

Dies ermöglicht Mitarbeitern, in diesen Positionen ihre vollen Stärken zu entfalten, während das Unternehmen das volle Potenzial des Mitarbeiters in Sachen Produktivität ausschöpfen kann. In diesem Beitrag erläutern wir, was es im Detail mit der Personaleinsatzplanung (PEP) auf sich hat und wie sie bestmöglich im Betrieb einzusetzen ist.

Befasst man sich mit dem Thema Personaleinsatzplanung, ist zwischen drei separaten Arten zu unterscheiden. Dabei handelt es sich um folgende Formen:

Quantitative Personaleinsatzplanung

Bei der quantitativen PEP liegt der Fokus primär darauf, sicherzustellen, dass das Unternehmen über die optimale Anzahl an Mitarbeitern verfügt, um heutige und zukünftige Projekte durchzuführen. Zentral hierfür ist es, den unternehmensinternen Personalbedarf zu ermitteln die Einsatzplanung regelmäßig damit abzugleichen. Ziel ist eine vorausschauende Planung, die es ermöglicht, etwaige personelle Schwankungen bei Bedarf schnell auszugleichen.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Die qualitative Personaleinsatzplanung richtet den Blick auf die individuellen Qualifikationen der Mitarbeiter. Wichtig ist dabei die Frage, ob die Soft-Skills der Mitarbeiter dazu geeignet sind, auch in Zukunft noch zum Unternehmenserfolg beizutragen. Hierfür müssen Anforderungs- als auch Qualifikationsprofile erstellt und konkrete Anreize für Weiterbildungen geschaffen werden, um wichtige Kompetenzen im Unternehmen zu sichern.

Saisonale Personaleinsatzplanung

Die zeitliche oder saisonale Personaleinsatzplanung berücksichtigt die Tatsache, dass der Personalbedarf in vielen Branchen über das Jahr hinweg stark schwankt. So gibt es etwa in der Gastronomie oder im Einzelhandel zum Teil erhebliche saisonale Spitzen, was den Bedarf an Arbeitskräften anbelangt. Diese müssen in der Personalplanung insgesamt frühzeitig berücksichtigt werden.

Wichtig: In der Regel ist es so, dass in Unternehmen in gewissem Maße alle Arten der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden müssen, um den eigenen Personalbedarf optimal abdecken zu können. Ein reiner Fokus auf eine spezifische Form ist sowohl untypisch als auch wenig empfehlenswert.

Die möglichen Effizienzgewinne, die eine fachgerechte Einsatzplanung des Personals mit sich bringen, sind die Resultate eines klaren und vielschichtigen Prozesses. Nehmen Unternehmen und Personalverantwortliche die Aufgaben innerhalb dieses Prozesses gleichermaßen ernst, sind die voraussichtlich positiven Effekte auf das Unternehmen in der Regel bedeutend. Dabei stehen die folgenden Aufgaben im Vordergrund.

Ermittlung des Bedarfs

Personalverantwortliche müssen – unter Berücksichtigung der branchentypischen Bedarfstreiber – möglichst exakt ermitteln, welches Arbeitsaufkommen in einem gegebenen Zeitraum anfällt und welcher Personalbedarf sich daraus ergibt. Wesentliche Bedarfstreiber im Bereich der Personalbedarfsplanung sind etwa die allgemeine Auftragslage sowie auch – je nach Branche – zahlreiche saisonale Faktoren.

Personalzuweisung

Ausgehend von den personellen Anforderungen werden die Mitarbeiter den passenden Rollen, Aufgaben und Projekten zugewiesen. Die Personaleinsatzplanung ist an dieser Stelle insofern zentral, als dass sie die Bedingungen dafür schafft, dass die Mitarbeiter zuverlässig entsprechend ihren Qualifikationen und Kompetenzen eingesetzt werden. Arbeiten Mitarbeiter im Schichtbetrieb oder werden flexible Arbeitszeitmodelle genutzt, ist eine solche planvolle Zuteilung der Mitarbeiter umso wichtiger.

Kapazitäts- / Auslastungsplanung

Wie stark sind einzelne Mitarbeiter ausgelastet? Fehlen bestimmte Fachkräfte absehbar in nächster Zeit, etwa durch Weiterbildungen, Urlaube oder andere Gegebenheiten? Zeichnen sich personelle oder fachliche Engpässe ab, müssen Personalverantwortliche rechtzeitig gegensteuern und aktuelle Planungen ggf. anpassen. Häufig setzen Unternehmen dafür zusätzlich auf Skill-Management-Software, die es erleichtert, die Stärken von Mitarbeitern im Blick zu behalten und anhand dieser Informationen zu planen.

Monitoring & Controlling

Im Laufe der Zeit ist es wahrscheinlich, dass sich die Voraussetzungen und Anforderungen innerhalb des Unternehmens wandeln. Mitarbeiter kommen und gehen, Strukturen werden angepasst und genau so muss auch die Personaleinsatzplanung regelmäßig darauf überprüft werden, ob die jeweiligen Einsatzpläne noch sinnvoll und effizient sind. Ziel ist an dieser Stelle eine kontinuierliche Verbesserung des gesamten Planungsprozesses. 

Es gibt eine Reihe an Möglichkeiten, sich dem Thema PEP zu widmen. Dabei zeichnet sich eine Abkehr von althergebrachten, manuellen Methoden und ein Wechsel hin zu digitalen Lösungen ab. Die heute noch wichtigsten Methoden der Personaleinsatzplanung – und die Tools, die dafür eingesetzt werden – haben wir nachfolgend aufgelistet.

Manuelle Planung (Zettel & Stift / Aushänge / Excel)

Die klassische Planung von Einsatzzeiten, Plänen und Schichten über Excel-Tabellen oder Aushänge ist heute immer noch gebräuchlich, verliert aber immer mehr an Relevanz. Dies hängt vor allem mit dem großen Verwaltungsaufwand, der Fehleranfälligkeit bei händischer Pflege und der geringen Flexibilität zusammen.

Ein Schichtplan, der für alle Mitarbeiter ausgehängt wird, kann nicht nur aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch sein, sondern erfordert (theoretisch) bei jeder Planänderung einen Neudruck. Gerade bei großen Unternehmen ist eine aktuelle händische Personaleinsatzplanung (PEP) daher nicht nur umständlich, sondern nahezu unmöglich. Und auch aus rechtlicher Sicht geht der Trend Richtung digitale Lösungen.

Softwaregestützte Planung

Zahlreiche Unternehmen wickeln heute bereits etliche Aufgaben der Personaleinsatzplanung über spezielle Software-Lösungen ab – On-Premise und in der Cloud. Dadurch können Daten sowohl einfach erfasst als auch zielgerichtet ausgewertet werden. Die Fehlerquote reduziert sich durch die Einsparung von manuellem Aufwand und der Nutzung automatisierter Prozesse.

Der Wandel hin zu digitalen Lösungen bei Zeiterfassung, Projektmanagement und mehr ermöglicht es, wertvolle Unternehmensdaten zu Mitarbeitern für eine optimale Planung zu nutzen und auf diesem Wege sowohl die Effizienz als auch die Transparenz dieser Prozesse zu verbessern. Gleichzeitig ist eine PEP in digitaler Form auch leichter nachvollziehbar, flexibler im Einsatz und vor allem auch zukünftig rechtssicher.

Personalplanung mittels KI

In den letzten Jahren kristallisiert sich deutlich heraus, welche Mehrwerte der Einsatz künstlicher Intelligenz gerade im Bereich Workforce Management für Unternehmen bereithält. Die Bedeutung von Workforce Analytics wird durch KI wichtiger denn je – sie hilft Personalverantwortlichen dabei, selbst große Datensätze in kürzester Zeit auszuwerten und daraus konkrete Schlüsse für Entscheidungen abzuleiten. 

Von der Personalentwicklung bis zum Recruiting helfen KI-Planungssysteme dabei, mehr aus den bereits im Unternehmen vorhandenen Daten zu machen, etwa durch prädiktive Analysen und mehr. In einem anderen Beitrag sind wir bereits näher darauf eingegangen, welche Potenziale künstliche Intelligenz im HR-Bereich mit sich bringt und wie diese das Feld zukünftig nachhaltig prägen wird.

Für größere Unternehmen ist der mittelfristige Umstieg auf eine digitale Lösung zur Personaleinsatzplanung eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Beratung.

Bei all den Möglichkeiten, Planungsprozesse weiter zu professionalisieren und zu standardisieren, sind Unternehmen an dieser Stelle auch auf starke Werkzeuge angewiesen. Denn gerade in den letzten Jahren haben sich einige erhebliche Wandlungen ergeben, die insbesondere den Einsatz von und die Planung mit Personalressourcen betreffen.

Flexibilisierung der Arbeitswelt

Das Konzept von „New Work“ hält heute immer mehr in Unternehmen Einzug. Mitarbeiter erwarten am Arbeitsplatz mehr Flexibilität in Sachen Arbeitszeit, Arbeitsort und Work-Life-Balance allgemein.

Unternehmen, die sich dieser Entwicklung konsequent verschließen, laufen Gefahr, sowohl bestehende Mitarbeiter zu verlieren als auch weniger attraktiv für neue potenzielle Arbeitnehmer zu sein.

Fachkräftemangel / Personalbindung

Der Fachkräftemangel ist branchenübergreifend allgegenwärtig und mit der bereits genannten Flexibilisierung der Arbeitswelt erhält auch der unternehmerische Wettstreit um Fachkräfte eine neue Dimension. 

Zukunftsfähige Lösungen im Bereich Personaleinsatzplanung sind hier häufig ganz wesentlich, um fähigen Mitarbeitern attraktive Arbeitskonditionen bieten und gleichzeitig einen wertschöpfenden Einsatz ihrer Kompetenzen bei Projekten sicherstellen zu können.

Gesetzliche Regelungen / Compliance

Bei einer großen Anzahl an Mitarbeitern, die ggf. sogar in Schichten arbeiten, ist es für Arbeitgeber aus arbeitsrechtlicher Sicht unerlässlich, exakt auf die Einhaltung von Ruhezeiten zu achten. Ebenso können für bestimmte Mitarbeiter-Gruppen eigene Regelungen aus Tarifverträgen gelten. 

Richtet man dann den Blick auf international agierende Unternehmen, müssen zudem abweichende Regelungen in mehreren Ländern berücksichtigt werden. All das ist sinnvollerweise nur mit einer Software-Lösung möglich.

Neue Technologien

Auf der einen Seite sind neue Technologien eine wesentliche Säule effizienter Planungsprozesse heutiger HR-Abteilungen. Auf der anderen Seite stellt die korrekte und effektive Integration dieser neuen Technologien und Tools häufig bereits eine eigene Herausforderung an sich dar.

Gerade im Zuge der immer stärkeren Digitalisierung der Arbeitswelt sind Unternehmen heute mehr denn je auf eine robuste IT-Infrastruktur angewiesen, die sowohl den eigenen Ansprüchen gerecht wird als auch strengen Datenschutz-Anforderungen (DSGVO / HIPAA) genügt.