Lean Management

In der heutigen Arbeitswelt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Effizienz und Produktivität zu steigern und die Bedürfnisse ihrer Kund*innen optimal zu bedienen. Lean Management hat sich in diesem Kontext in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensbereichen als bewährte Methode etabliert.

Kurz und knapp:

  • Lean Management umfasst Methoden und Konzepte, um Prozesse effizienter zu organisieren.
  • Fokus dieser Management-Philosophie ist dabei die Minimierung von verschwenderischen Maßnahmen und Faktoren.
  • Dem Lean Management liegen fünf zentrale Prinzipien zugrunde: Kundenmehrwert, Prozessoptimierung, Fluss-Prinzip, Pull-Prinzip und kontinuierliche Verbesserungen.
  • Die Einsatzgebiete reichen von der Automobilbranche über das Büroumfeld bis hin zum Gesundheitswesen.

Definition: Lean Management

Lean Management ist eine Unternehmensphilosophie, die Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen umfasst. Ziel ist es, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und die Qualität der Produkte zu verbessern, indem die Wertschöpfungsprozesse optimiert und der Fokus auf die Bereiche Kundenorientierung und Vermeidung von Verschwendung gelegt wird.

 

Was versteht man unter Verschwendung im Sinne des Lean Managements?

Im Allgemeinen sind unter Verschwendung im Sinne des Lean Management Gedankens alle Arbeitsschritte, Prozesse u. ä. gemeint, die keinen Mehrwert für das Produkt oder die angebotene Dienstleistung bieten. Das kann sowohl den Bereich Technik, den Arbeitsplatz, die Arbeitszeiten, die Mitarbeitenden und vieles mehr betreffen. Beispiele sind:

Wartezeiten: Unter Wartezeiten könne zu lange Bearbeitungszeiten von eingehenden Kundenanfragen, zu späte Rückmeldungen auf Bewerbungen potenzieller Mitarbeitender oder verspätete Entscheidungen und Anweisungen durch Vorgesetzte, zusammengefasst werden.

Produktfehler: Fehlerhafte Produkte oder Fehllieferungen erfordern unnötige Nachbearbeitungen und verschwenden somit Zeit und Ressourcen ohne den Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Überproduktion: Werden geplante Stückzahlen überschritten, entstehen vermeidbare Lagerkosten. Insbesondere bei verderblichen oder technischen Produkten besteht die Gefahr, dass diese mit der Zeit an Qualität und Wert verlieren und schlimmstenfalls nicht mehr verkauft werden können.

Ungenutzte Potenziale: Das Personal gehört zu den wertvollsten Ressourcen eines jeden Unternehmens. Werden Mitarbeitende nicht aktiv in Prozesse einbezogen, bleiben wertvolles Know-how und damit verbundene Potenziale ungenutzt.

Prinzipien des Lean Managements

Das Lean Management basiert auf fünf grundlegenden Prinzipien:

  1. Mehrwert aus Kundensicht
  2. Identifikation des Wertstroms und Prozessoptimierung
  3. Anwendung des Fluss-Prinzips, um Verzögerungen zu vermeiden 
  4. Einführung des Pull-Prinzips, um Lagerbestände zu minimieren
  5. Anstreben kontinuierlicher Verbesserungen

Lean Management Methoden

Komplexe Zusammenhänge, Potenziale und unwirtschaftliche Prozesse werden mithilfe verschiedener Methoden analysiert. Die folgenden Praktiken gehören zu den bekanntesten im Bereich des Lean Managements.

Wertstromanalyse

Im Rahmen der Wertstromanalyse – auch als Value Stream Map bekannt - wird der gesamte Wertschöpfungsprozess analysiert und visualisiert, um Verschwendung aufzudecken und zu eliminieren.

Zu Beginn erfolgt die Ist-Zustand-Wertstromanalyse einer bestimmten Produktfamilie oder eines Produktes – ausgehend vom Warenausgang bis hin zum Wareneingang. Folgende Daten werden dabei analysiert:

  • Zykluszeiten
  • Rüstzeiten
  • Losgrößen
  • Betriebszeiten
  • Kapazitäten
  • Lagerbestände
  • Nachbearbeitungs- und Ausschussquoten

Ebenso werden alle Vorgaben und Planung betreffende interne Informationsflüsse sowie externe Informationsflüsse zwischen Kund*innen und Lieferant*innen abgebildet.

Im letzten Schritt wird der Soll-Zustand-Wertstrom dargestellt, der möglichst keine verschwenderischen Faktoren enthält und auf die Anforderungen der Kund*innen abgestimmt ist.  

5S-Methode

Die 5S-Methode des Lean Managements dient der Organisation und Gestaltung von Arbeitsplätzen und basiert auf fünf Stufen.

  1. Sortieren: Zunächst gilt es nicht genutzte Gegenstände vom Arbeitsplatz zu entfernen. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit und spart Zeit für die Suche nach bestimmten Dingen.
  2. Systematisieren: Benötigte Gegenstände werden hingegen aufgeräumt und ihrer Wichtigkeit nach am Arbeitsplatz angeordnet.
  3. Sauberkeit: Die vorhandenen Arbeitsmittel werden im nächsten Schritt gesäubert. Auf diese Weise sollen Fehler durch Verschmutzungen vermieden und Abnutzungen sowie Mängel schneller erkannt werden.
  4. Standardisierung: Anschließend werden die ersten drei Schritte standardisiert und erfolgen nach Beendigung jeder Tätigkeit.
  5. Selbstdisziplin: Zuletzt gilt es, die Mitarbeitenden einzubeziehen, sodass sie dauerhaft zum Erhalt der Ordnung beitragen. Hier sollten Führungskräfte auf Abweichungen des definierten Standards hinweisen und eine nachhaltige Optimierung der Arbeitsplätze zu erreichen.

Just-in-Time (JIT)

Just-in-Time ist eine Lean Management Methode zur Steuerung des Materialflusses. Benötigte Komponenten werden dabei erst zu dem Zeitpunkt geliefert, wenn in der Produktion gebraucht werden. So können produzierende Unternehmen nicht nur ihre Lagerbestände und damit gebundenes Kapital minimieren, sondern gleichermaßen auch ihren wirtschaftlichen Erfolg steigern. Allerdings erfordert die JIT-Methode eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferant*innen, um einen reibungslosen Produktionsprozess zu gewährleisten.

Industriemitarbeiterin mit einem Laptop vor einer Produktionshalle

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Unter dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden alle Maßnahmen, die dazu beitragen, sowohl Produkte und Services als auch Prozesse und einzelne Tätigkeiten innerhalb der Organisation zu optimieren, zusammengefasst. Beim KVP werden durch das Sammeln von Ideen, der Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen und der Überwachung von Ergebnissen, Prozesse systematisch und kontinuierlich verbessert. Wichtig ist es, die Mitarbeitenden einzubeziehen und deren Denkhaltung insofern zu beeinflussen, dass Verbesserungsmaßnahmen eigenständig angestoßen bzw. Potenziale identifiziert werden. 

Die folgenden Merkmale sind charakteristisch für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Sinne des Lean Managements:

  • Mitarbeitende sind gefordert, zum KVP beizutragen.
  • Im Fokus steht eine Vielzahl an schnell umsetzbaren und unbürokratischen Verbesserungsmaßnahmen.
  • Beim KVP handelt sich – wie der Name schon sagt – um einen stetigen Prozess und kein zeitlich begrenztes Projekt.

Kanban

Die Kanban-Methode bezieht sich ebenfalls auf die Steuerung des Materialflusses sowie der Produktion durch visuelle Signale und der Begrenzung von Beständen.

Der Materialnachschub innerhalb der Produktion wir bei dieser Lean Management Methode mithilfe sogenannter Kanban-Karten gesteuert. Ziel ist die Verschlankung der Produktion, indem ausschließlich benötigte Materialien angefordert und keine Übermengen produziert werden. Entstehende Bedarfe werden auf beiden Seiten durch entsprechende Kanban-Karten signalisiert.

Fehlervermeidung / Poka-Yoke

Durch den Einsatz von Fehlervermeidungstechniken und Qualitätsmanagementsystemen sollen fehlerfreie Produkte und Dienstleistungen gewährleistet werden. Bei Poka-Yoke handelt es sich um eine Lean Management Methode der präventiven Qualitätssicherung und kontinuierlichen Qualitätsverbesserung. Dazu werden verschiedene Mechanismen, die das Auftreten von Fehlern anzeigen oder gänzlich verhindern, integriert.

Zwei Office-Mitarbeiter bei der Arbeit am Laptop

Einsatzgebiete von Lean Management

Beim Lean Management handelt es sich um einen umfassenden Ansatz, der in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Anwendung findet.

Lean Production

Lean Production bezieht sich auf die Anwendung der Lean-Prinzipien und -Methoden in der Fertigungsindustrie. Ziel ist es, die Produktionsprozesse effizienter und flexibler zu gestalten, Verschwendungen zu reduzieren und den Kundenwert zu maximieren.

Ein Beispiel für Lean Production ist das Toyota Production System (TPS). Der Automobilhersteller fungiert als Vorreiter des Lean-Ansatzes und entwickelte mit dem TPS ein System, das auf den Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung, der Just-in-Time-Produktion und der Vermeidung von Fehlern basiert. Verschiedene Techniken, wie z.B. die Wertstromanalyse zur Optimierung der Materialflusses, die 5S-Methode zur Organisation der Arbeitsplätze, die Kanban-Steuerung zur Bestandsreduzierung sowie das Andon-System zur sofortigen Identifikation und Behebung auftretender Probleme kommen zum Einsatz.

Durch die Einführung von Lean Production können Unternehmen der Fertigungsindustrie langfristig ihre Produktionskosten senken, Durchlaufzeiten verkürzen und schneller auf Kundenbedürfnisse reagieren.

Lean Production, Lean Supply Chain und Lean Office sind Beispiele für typische Anwendungsfälle.

Lean Supply Chain

Im Fokus von Lean Supply Chain steht die Verbesserung der Effizienz, Flexibilität und Reaktionsfähigkeit der Lieferkette. Ein konkretes Beispiel ist die Implementierung des Just-in-Time Prinzips bei einem Automobilhersteller. Produkte und Materialien werden erst dann geleifert, wenn sie in der Produktion benötigt werden. Auf diese Weise werden Lagerbestände und -kosten auf ein Minimum reduziert und die Fertigung flexibel gestaltet.

Lean Office

Im Büroumfeld hat Lean Office zum Ziel, administrative Prozesse effizienter, produktiver und möglichst frei von Fehlern zu gestalten. Auch hier sollen verschwenderische Prozesse reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert werden. Am gängigsten ist dabei der Einsatz der Kanban-Methode. Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses, Festlegen von Prioritäten und Identifizieren von Engpässen wird die Planung erleichtert, die Zusammenarbeit im Team verbessert und Nachverfolgung einzelner Aufgaben erleichtert.

Vorteile durch Lean Management

Durch die Konzentration auf wesentliche Arbeitsschritte und die Minimierung von Verschwendung, ergeben sich durch die Implementierung von Lean Management folgende Vorteile innerhalb der Organisation:

  • Abbau überflüssiger betrieblicher Prozesse und Bürokratie
  • Minimierung der Fehlerquote in Prozessabläufen
  • Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Minimierung von Lagerbeständen und -kosten in Produktion und Logistik

Lean Management – Aktuelle Trends

Die Arbeits- und Produktionswelten unterliegen einem ständigen Wandel – so auch der Bereich des Lean Managements. Während Unternehmen nach immer neuen innovativeren Ansätzen suchen, um ihre Prozesse zu verbessern, ändert sich auch die Art und Weise, wie Lean-Prinzipien angewendet werden. Von Industrie 4.0 über agile Lean Management Ansätze bis zur Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten prägen verschiedene Trends die Zukunft dieser Unternehmensphilosophie.

 

Digitalisierung und Industrie 4.0

Der Einfluss der Digitalisierung auf die Fertigungsindustrie und somit auch auf das Lean Management ist allgegenwertig. Unternehmen setzten zunehmend auf Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), künstliche Intelligenz oder Big Data Analysen, steuern und überwachen Prozesse in Echtzeit und reagieren immer flexibler auf Marktveränderungen. Prinzipien des Lean Managements kommen auch im Rahmen digitaler Manufacturing Execution Systeme, die Fehler innerhalb der Produktion automatisch identifizieren und den Ressourceneinsatz optimieren, zur Anwendung.

 

Agile Ansätze im Lean Management

Im Lean Management gewinnen darüber hinaus agile Methoden wie Scrum (einem Framework für agiles Projektmanagement) oder Kanban an Bedeutung. Dies ermöglicht schnelle Anpassungen an veränderte Anforderungen und Rahmenbedingungen sowie eine verbesserte und flexiblere Zusammenarbeit in Teams.

 

Nachhaltigkeit und Umweltaspekte

Für immer mehr Unternehmen sind nachhaltiges Produzieren und die Vermeidung von Ressourcenverschwendung ein wichtiger Faktor. Die Anwendung von Lean-Prinzipien optimiert die Fertigungsprozesse, steigert die Energieeffizienz, reduziert Abfälle und Fehlproduktionen und hilft auf diese Weise, ökologisch nachhaltigere Lösungen zu entwickeln.

 

Lean Leadership

Employee Engagement und Mitarbeiterbeteiligung rücken in den Fokus des Lean Managements – schließlich spielt die Belegschaft bei der Umsetzung von Lean-Prinzipien eine entscheidende Rolle. Lean Leadership bezieht sich auf die offene Kommunikation, Employee Empowerment und kontinuierliches Lernen, um eine Kultur der stetigen Optimierung zu schaffen.

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