Employee-Self-Service (ESS)

Ein Employee-Self-Service Lösung bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, die eigenen, spezifisch für sie freigegebenen Personaldaten weitgehend selbst zu verwalten. Sie können etwa ihre Stammdaten bearbeiten, Gehaltsabrechnungen einsehen, Urlaubsanträge stellen, Reisekostenabrechnungen hinterlegen und weitere Anpassungen durchführen. 

Auf diese Weise können Beschäftigte die Personaldaten eigenständig pflegen oder mit wenigen Klicks Anträge stellen – zu jeder Zeit und von überall. Je nach Konfiguration der ESS-Lösung werden unkritische Anpassungen entweder automatisch freigegeben oder benötigen nur noch eine einfache Bestätigung des Vorgesetzten, vielfach sogar direkt per App. 

So werden Personalabteilung und Buchhaltung von vielen administrativen Routinevorgängen entlastet, während die Mitarbeiter unkompliziert und transparent ihre eigenen Daten pflegen und die volle Übersicht über wichtige Informationen behalten – etwa die Anzahl der Urlaubstage, den Stand des Arbeitszeitkontos oder aktuelle Schichtpläne.

Vorteile für HR

Auch die Personalabteilung profitiert von der Nutzung eines HR-Self-Services und kann dadurch Prozesse vereinfachen:

• Entlastung bei administrativen Aufgaben: Wenn die Mitarbeiter den Self-Service nutzen, um ihre eigenen Personaldaten zu pflegen, entfallen diese kleinteiligen Aufgaben für die HR. Somit können die Ressourcen der Personalabteilung für wichtigere Themen gebündelt werden, etwa für Reportings, die Verwaltung von Zeitbuchungen, Abrechnungen und mehr.
• Mehr Effizienz durch Automatisierung: Für viele Vorgänge lassen sich automatisierte Prozesse einrichten, die Mitarbeiter nur noch anstoßen müssen – etwa durch eine Urlaubsanfrage. So entfallen viele manuelle Vorgänge, was zusätzliche Zeit und personelle Aufwände einspart.
• Gesteigerte Datenqualität: Jeder einzelne Beschäftigte hat ein hohes Interesse daran, dass etwa die eigenen Daten korrekt und aktuell sind. Lassen sich diese grundlegenden Angaben zur eigenen Person direkt über den Employee-Self-Service pflegen, wird dadurch die allgemeine Aktualität und Qualität der Personaldaten erhöht.
• Geringere Fehlerquote: Je mehr Arbeiten die HR manuell durchführen muss, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich Zahlendreher oder Tippfehler einschleichen. Erfolgt die Pflege der Stammdaten jedoch durch die Mitarbeiter, entfallen sowohl die Überlastung der HR als auch die Stammdatenpflege durch Dritte als Fehlerquellen.
• Automatische Erstellung von Reportings: Werden für einen bestimmten Mitarbeiter spezifische Kennzahlen benötigt, so werden diese mittels Software ganz einfach auf Knopfdruck generiert und zur Verfügung gestellt. So lassen sich zahlreiche HR-Prozesse optimieren.

Die Einführung einer ESS-Lösung im Unternehmen kann auch einige Herausforderungen mit sich bringen, die es zu beachten gilt – sowohl auf Seiten der Mitarbeiter als auch innerhalb der HR-Abteilung.

Nachteile für Mitarbeiter

• Technische Hürden: Für Mitarbeiter, die sich nicht sicher in der Handhabung moderner Technik fühlen bzw. die keine Erfahrung damit haben, kann es schwierig sein, mit einem HR-Self-Service effektiv zu arbeiten.
• Mehr Eigenverantwortung: Nicht alle Beschäftigten möchten mehr Eigenverantwortung übernehmen – manche können sich davon eingeschüchtert fühlen, nun die eigenen Personaldaten selbst zu verwalten. Dies gilt besonders, wenn sie Sorge vor fehlerhaften Eingaben haben.
• Datenschutzbedenken: Personaldaten sind sehr persönlicher Natur – Mitarbeiter können daher Vorbehalte dagegen haben, solche Daten einfach digital zu kommunizieren. Die Sorge vor Datenlecks ist an dieser Stelle sehr ernst zu nehmen und bei der Auswahl eines Anbieters zu Prüfen.

Nachteile für HR-Abteilungen

• Hohe Anfangsinvestitionen: Je nach Art des ESS und der Größe des Unternehmens kann die Einführung einer solchen Self-Service-Lösung kostspielig sein. Neben Softwarelizenzen und der technischen Einbindung in die Unternehmens-Systeme sind hier auch Schulungen für die Mitarbeiter als Kostenstellen zu berücksichtigen.
• System-Abhängigkeit: Stellt sich im Laufe der Nutzung heraus, dass einzelne wichtige Funktionen fehlen oder das System selbst wesentliche Unzulänglichkeiten aufweist, kann ein Wechsel zu einem anderen Anbieter umständlich und teuer sein.

Ein guter HR-Self-Service verbindet von der Abwesenheitsplanung bis zur exakten Zeiterfassung eine Vielzahl an Möglichkeiten – dafür ist es jedoch essenziell, von Anfang an auf die richtige Lösung entsprechend der eigenen Anforderungen zu setzen und gleichzeitig auf eine sorgfältige Integration in die eigenen Prozesse zu achten.

Der tatsächliche Mehrwert eines solchen Systems ist davon abhängig, welche Funktionen der jeweilige Anbieter bietet. Hier haben wir zu diesem Zweck die wichtigsten Features eines professionellen Mitarbeiterportals aufgelistet:

Hohe Benutzerfreundlichkeit

Wenn innerhalb eines Unternehmens möglichst alle Mitarbeiter mit einer Software arbeiten sollen, sind ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit und eine intuitive Nutzung das A und O. Alle für sie wichtigen Punkte müssen einfach auffindbar sein, sowohl in der Web-Anwendung als auch am Terminal im Betrieb oder unterwegs via App-Zugriff. 

Arbeitszeitnachweise (Überstunden, Salden, Zeitkonto)

Alle Angaben zu Fehl- und Überstunden sowie zu Urlaubstagen und mehr müssen sich mit wenigen Klicks abrufen lassen. Wie ist der aktuelle Stand des Zeitkontos? Sind noch Ausgleichstage vorhanden? Mitarbeiter behalten so ganz einfach den Überblick über ihre eigene Arbeitszeit und müssen im Zweifel nicht extra bei der Personalabteilung nachfragen.

Antragswesen (Urlaubsanträge, Seminaranträge, Elternzeit, Sonderurlaub etc.)

Anträge sollten sich mit wenigen Klicks bereits aus der Software heraus versenden lassen. Dies gilt etwa für Urlaubsanträge, aber auch für geplante Seminare und Fortbildungen. Über den Employee-Self-Service können Beschäftigte jederzeit den Bearbeitungsstatus einsehen und erfahren direkt, wenn eine Freigabe erteilt wurde.

Qualifikationsmanagement: Schulungen und Dokumentation von Qualifikationen

Für eine vorausschauende Personaleinsatzplanung ist es essenziell, dass Verantwortliche die Kompetenzen und Qualifikationen von Mitarbeitern mit einem Klick im Blick haben. Über ein Qualifikationsmanagement lassen sich etwa Anmeldungen und Verläufe von Fortbildungen, Seminaren und Schulungen verfolgen. Auch ist dank dieser Daten sichergestellt, dass Fachkräfte frühzeitig an auslaufende Qualifikationen erinnert werden.

Verwaltung persönlicher Daten (Adresse, Bankverbindung etc.)

Mit einem guten Mitarbeiter-Self-Service liegt die Verwaltung der wichtigsten Stammdaten ganz allein in den Händen der Beschäftigten. Mit wenigen Klicks und ohne weitere Aufwände können diese ihre personenbezogenen Daten einsehen und innerhalb von Sekunden unbürokratisch aktualisieren.

Zugriff auf Abrechnungen (Gehalt etc.) 

Mitarbeiter sollten jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente einzusehen und herunterzuladen. Alle Gehaltsbestandteile sind hier detailliert aufgeschlüsselt – sollten dennoch Fragen aufkommen, können diese direkt über die Anwendung eingereicht und weitergeleitet werden.

Reportings über diverse HR-Kennzahlen

Für Personalverantwortliche ist es wichtig, sowohl standardisierte als auch individualisierte Reportings zu einzelnen Teams oder Fachkräften abrufen zu können. Ist eine solche Funktion bereits nativ in einer HR-Self-Service-Lösung enthalten, erleichtert dies das Personalcontrolling erheblich.

Bereits heute sind die Einsatzmöglichkeiten von Employee-Self-Services in Betrieben sehr vielfältig und individuell. Dennoch ist zu erwarten, dass sich in diesem Feld zukünftig noch viel entwickeln wird. Ausschlaggebend dafür sind besonders diese Trends.

Cloudbasierte ESS-Lösungen

Einfache Einrichtung, schnelle Skalierbarkeit und gerade für den Mittelstand häufig eine kostengünstigere Lösung – Employee-Self-Services über die Cloud bietet Mitarbeitern und Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität in der Nutzung.

Stärkere App-Integrationen

Der Trend geht von isolierten Anwendungen immer mehr in Richtung einer starken Integration und Verschränkung von Apps und Planungstools. Ein Beispiel dafür sind etwa unsere hauseigenen Workforce-Management-Lösungen, in denen funktions- und abteilungsübergreifend ganz einfach Prozesse automatisiert werden können.

KI & Chatbots

Perspektivisch werden KI-basierte Chatbots grundlegende Anfragen von Mitarbeitern zu Abläufen und Prozessen eigenständig beantworten oder sogar komplette Sachverhalte klären können. Dies bedeutet eine zusätzliche Entlastung für die Personalabteilung.