Employee Lifecycle – Der Mitarbeiterlebenszyklus

Der Employee Lifecycle (oft auch als Mitarbeiterlebenszyklus bezeichnet) beschreibt als Modell alle Phasen, die ein Mitarbeiter durchläuft, während er für ein Unternehmen arbeitet. Dieser Zyklus reicht von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Moment, an dem ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet – in bestimmten Fällen sogar noch darüber hinaus.

Die Relevanz des Employee-Lifecycle-Management

Ob langjährige Mitarbeiter, Auszubildende oder Bewerber – im Austausch mit einem Unternehmen macht jeder (potenzielle) Mitarbeiter unweigerlich Erfahrungen mit der Unternehmenskultur. Die Firmen und besonders die Personalverantwortlichen haben es jedoch in der Hand, dafür zu sorgen, dass diese Erfahrungen positiv ausfallen. 

Indem Unternehmen bewusst Maßnahmen ergreifen, um die einzelnen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus zu verstehen und für alle Beteiligten zu verbessern, steigern sie nachhaltig die Employee Experience – sowohl für bestehende als auch für neue Mitarbeiter. Ein aktives Employee-Lifecycle-Management trägt dazu bei, das Betriebsklima zu stärken, die Mitarbeiterzufriedenheit zu sichern und gerade auch das Employer Branding zu stärken.

Eine strukturierte und kritische Auseinandersetzung mit dem unternehmenseigenen Employee Lifecycle hilft Unternehmen also dabei, zu verstehen, was Mitarbeiter im Betrieb hält – oder eben nicht. Je besser HR-Verantwortliche diesen Zyklus und seine Phasen durchschauen, desto einfacher können sie die für das Unternehmen – und die Mitarbeiter – richtigen Schlüsse ziehen, um sich langfristig als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Anziehung / Attraction

In dieser Phase findet häufig kein direkter Austausch zwischen Bewerber und Unternehmen statt. Stattdessen geht es darum, dass zukünftige Mitarbeiter auf das jeweilige Unternehmen aufmerksam werden. Hier geht es darum, sich selbst als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und Fachkräfte so dazu zu bewegen, für dieses Unternehmen arbeiten zu wollen.

Ein zielgerichtetes Employer Branding, das auf allen Kommunikationskanälen konsequent beibehalten wird, sowie ein authentisch-positives Image der Marke, tragen dazu bei, das Unternehmen in der öffentlichen Wahrnehmung von der Konkurrenz abzuheben. Im besten Falle wird dieses positive Eigenbild zudem von ehemaligen Mitarbeitern unterstützt (Alumni-Phase).

Recruiting / Anstellung

Kommen potenzielle Mitarbeiter zu dem Schluss, dass sie sich bei einem Unternehmen bewerben wollen, treten sie in die nächste Phase ein. Diese umfasst sämtliche Berührungspunkte, die Bewerber entlang des Recruiting-Prozesses mit einem Unternehmen haben – das Lesen einer Stellenanzeige, die Anmeldung im Jobportal, Kontakte mit HR-Verantwortlichen und Bewerbungsgespräche bis hin zur Zu- oder Absage.

In dieser Phase ist es wichtig, dass Bewerber einfach und klar in Erfahrung bringen können, was von ihnen erwartet wird. Unternehmen wiederum müssen präzise erklären, wen sie suchen und was sie bieten. Das Bewerbungsverfahren sollte gut nachvollziehbar und so transparent wie möglich sein – so besteht selbst bei der Ablehnung eines Kandidaten eine gute Chance, dass dieser das Unternehmen aufgrund der klaren Kommunikation und des höflichen Umgangs in guter Erinnerung behält.

Bindung / Retention 

In dieser Phase des Employee Lifecycle steht die langfristige Bindung des Arbeitnehmers an das Unternehmen im Fokus. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter zufrieden sind und sich im Team geschätzt fühlen – sie brauchen gute Gründe, um langfristig zu bleiben. Dies ist umso wichtiger, wenn das Unternehmen ggf. viel Zeit und Geld investiert hat, um dem Mitarbeiter Weiterbildungen oder sonstige Qualifizierungen zu ermöglichen.

HR-Verantwortliche sollten hierzu die Leistung von Mitarbeitern mithilfe passender Tools im Überblick behalten, regelmäßig Feedbackgespräche führen und sich auch nach deren Zufriedenheit erkundigen. Gibt es gezielte Möglichkeiten zur Entwicklung von Fachkräften? Kann und möchte man als Unternehmen weitere relevante Benefits bereitstellen? Personaler sind hier in der Verantwortung, die Motivation von Leistungsträgern durch geeignete Incentives zu fördern und für eine gute Employee Experience zu sorgen.

Offboarding / Separation

Tritt der Employee Lifecycle in die Trennungsphase ein, verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen. Das kann aus verschiedensten Gründen der Fall sein: Neuer Job, allgemeine Unzufriedenheit, Ruhestand oder auch die Kündigung. Wichtig für Personalverantwortliche ist, das Ausscheiden des Mitarbeiters – ungeachtet des Grundes – dabei so professionell wie möglich zu begleiten.

Im besten Fall besteht im Unternehmen ein klarer Offboarding-Prozess, in dem genau festgehalten ist, was zu tun und zu klären ist, bevor ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Besonders wertvoll kann hier ein offenes und ehrliches Feedback-Gespräch sein, in dem erörtert wird, warum ein Mitarbeiter geht, was er über das Unternehmen denkt und ob er gerne noch wichtige Punkte ansprechen möchte.

Alumni-Phase

Ein konstruktives Ausscheiden von Mitarbeitern schafft die Basis für die siebte und letzte Phase dieses Employee-Lifecycle-Modells – die Alumni-Phase. Verlassen Mitarbeiter ein Unternehmen mit einem guten Gefühl und blicken bestenfalls positiv auf ihre Zeit vor Ort zurück, können sie sich im Anschluss als wertvolle Marken-Botschafter und wichtige Multiplikatoren für das eigene Unternehmen erweisen.

Möglicherweise spricht der ehemalige Mitarbeiter in seinem privaten Netzwerk positiv von einem Betrieb, sodass andere sich dort aktiv bewerben. Oder er bewertet das Unternehmen auf gängigen Plattformen positiv. In Einzelfällen kann auch die Tür für eine eventuelle Neueinstellung in der Zukunft offenstehen. Einzelne Unternehmen pflegen sogar gezielt Alumni-Netzwerke und bleiben strategisch im Kontakt mit ehemaligen Mitarbeitern.

Der Faktor Motivation ist von zentraler Wichtigkeit bei der Betrachtung des Mitarbeiterlebenszyklus. Denn die richtige Motivation entscheidet erheblich darüber, wie schnell sich ein Mitarbeiter in einem Unternehmen einlebt, was er dort leistet, wie lange er dort arbeitet und mit welchem Gefühl er letztlich das Unternehmen verlässt. 

Mit Blick auf die einzelnen Phasen des Employee-Lifecycle-Modells kann der Faktor Motivation wie folgt eine Rolle spielen:

• Anziehung: Das Unternehmen ist in positivem Sinne bekannt, etwa durch ein starkes und aktives Employer Branding. Dies wiederum motiviert Bewerber dazu, für dieses Unternehmen arbeiten zu wollen.
• Recruiting: Durch einen gut strukturierten Recruiting-Prozess werden angehende Mitarbeiter in ihrer Entscheidung bestärkt, sich für das richtige Unternehmen entschieden zu haben. Sie sehen, dass sie hier mit ihren Fertigkeiten richtig aufgehoben sind.
• Onboarding: Ein gutes Onboarding kommuniziert klare Erwartungen an den Mitarbeiter und nimmt ihn in seiner Anfangszeit sehr gezielt an die Hand. Dies erleichtert die Integration ins Team und unterstützt den Mitarbeiter dabei, so bald wie möglich sein volles Potenzial in seiner neuen Position zu entfalten.
• Entwicklung: Unternehmen sollten Mitarbeitern stets klar darlegen, welche beruflichen Perspektiven sie im Unternehmen haben. Angebote für Schulungen, Seminare oder Online-Kurse erhöhen die intrinsische Motivation, sich weiterzuentwickeln. Ebenso wichtig ist eine aktive und konstruktive Feedback-Kultur.
• Retention: Damit Mitarbeiter dem eigenen Unternehmen dauerhaft treu bleiben, ist ein hohes Maß an Motivation essenziell. Hier spielen alltägliche Benefits wie eine gute Work-Life-Balance, attraktive Gehälter oder Boni sowie eine allgemein gute Unternehmenskultur eine wesentliche Rolle. Personalcontrolling-Software unterstützt dabei, wichtige Kennzahlen aus der Mitarbeiterschaft im Blick zu behalten.
• Offboarding: Durch eine wertschätzende und konstruktive Verabschiedung eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen wird der bald ehemalige Mitarbeiter dazu motiviert, ggf. auch über seinen Abschied hinaus einen positiven Kontakt mit dem Unternehmen und den Mitarbeitern zu pflegen. 
• Alumni-Phase: In dieser letzten Phase des Employee Lifecycles hat das Unternehmen häufig keine direkte Möglichkeit mehr, den ehemaligen Mitarbeiter zu etwas zu motivieren. Durch das gesamte wertschätzende Mitarbeiter während der Zusammenarbeit kann der Alumni jedoch dazu motiviert sein, auch nachträglich noch positiv über seine ehemalige Arbeitsstelle zu sprechen.

Entlang all dieser Phasen ist zudem wichtig, wann welche Varianten der Motivation zum Einsatz kommen. Hier ist zu unterscheiden zwischen intrinsischer Motivation (eigener Ansporn / Drang nach Selbstverwirklichung / Leidenschaft) und extrinsischer Motivation (Aussicht auf Beförderung / mehr Geld + Urlaubstage / Anerkennung).

Personalverantwortliche müssen hier eine sinnvolle Balance herstellen – denn so wichtig extrinsische Einflussfaktoren auch sind, besonders wertvoll ist für das Unternehmen gerade die intrinsische Motivation der Mitarbeiter, langfristig gute und wertvolle Leistungen zu erbringen. Je besser das Employee-Lifecycle-Management darauf ausgelegt ist, genau diese Art der Motivation zu fördern, desto nachhaltiger ist es in der Praxis.

Tipp 2: Gesundheitsförderung

Freizeitgestaltung, Gesundheit und Sport – Aspekte, die bei immer mehr Arbeitnehmer zu kurz kommen. Vielen bleibt kaum Zeit für eine gesunde Lebensweise. Daher kann es sinnvoll sein, spezielle Angebote zur Förderung der Gesundheit der Belegschaft anzubieten. Dies kann die Einstellung der Mitarbeiter zum Unternehmen positiv beeinflussen sowie deren Loyalität stärken. Nachfolgende Punkte können dabei helfen:

• Versicherungsprogramme
• Gesundheitstage
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Ernährungsberatung
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio

Tipp 3: Personalentwicklung

Fehlende berufliche Perspektiven und Möglichkeiten der Weiterentwicklung sind innerhalb des Employee Lifecycles häufig Grund für einen Arbeitgeberwechsel – schließlich steigern neue Aufgaben und Herausforderungen nicht zuletzt die Motivation der Mitarbeiter. Um die Belegschaft auf diese Weise fordern und an das Unternehmen binden zu können, bedarf es jedoch passender Schulungsangebote. Hierfür eignen sich etwa folgende Maßnahmen:

• Job-Enlargement, -Enrichment und -Rotation
• Seminare und Weiterbildungen
• E-Learning Konzepte
• Wissenstransfers
• Zusätzliche Qualifikationen

Recruiting & Onboarding

Im Bereich Recruiting verbessert HR-Software den gesamten Bewerbungsprozess durch Automatisierung und eine effiziente Struktur. Mittels zum Teil bereits KI-gestützter Tools lassen sich etwa Bewerbungen effizient verwalten und sogar priorisieren, um die idealen Kandidaten für eine Stelle zu identifizieren. Gerade im Bereich der Talent- und Fachkräfte-Suche wird der Einsatz von KI in Zukunft absehbar immer mehr zur Regel werden. 

Zu- sowie Absagen versendet das System idealerweise automatisch, sodass eine schnelle und enge Kommunikation mit den Bewerbern besteht. Über digitale Onboarding-Portale haben neue Mitarbeiter direkten Zugriff auf all die Informationen, die sie in den ersten Tagen und Wochen im neuen Job verinnerlichen sollen. IT-Zugänge und mehr werden direkt bereitgestellt, alle organisatorischen Fragen sind Teil eines weitestgehend automatisierten Workflows. So erhalten Mitarbeiter eine gute und strukturierte Einführung, ohne dass dafür hohe administrative Aufwände anfallen.

Skill-Management & Weiterbildung

Im Bereich der Personalentwicklung und Weiterbildung profitieren Unternehmen ebenso vom Einsatz einer Softwarelösung. HR-Software hilft im Employee Lifecycle dabei, individuelle Karrierewege zu gestalten und den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln – davon profitieren sowohl Unternehmen als auch deren Mitarbeiter. Seminare, Fortbildungen oder Schulungen lassen sich darauf aufbauend über ein digitales Qualifikationsmanagement einfach und bequem organisieren und steuern. 

HR-Verantwortliche erhalten einen Überblick über registrierte Teilnehmer, Stornierungen oder Terminänderungen, Mitarbeitern können softwaregestützt aktuelle Informationen und Materialien bereitgestellt werden. Alle erworbenen Kenntnisse sind transparent im System dokumentiert und den jeweiligen Mitarbeiterprofilen zugeordnet. Diese können so bei der Vergabe neuer, anspruchsvoller Aufgaben berücksichtigt werden – dies stärkt einerseits die Entwicklung und andererseits auch die langfristige Bindung der Mitarbeiter.