Arbeitszeiterfassung

Der Begriff Arbeitszeiterfassung beschreibt das systematische Aufzeichnen der Arbeitszeiten von Mitarbeitern. Erfasst werden dabei Beginn, Ende, Pausen sowie eventuelle Überstunden, um eine ständig aktuelle Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden zu erhalten. Dies kann manuell durch Stundenzettel elektronisch via Tabellenprogramm oder per Zeiterfassungssoftware bzw. auch kombiniert über Software und Terminals erfolgen.

Die exakte Arbeitszeiterfassung ist dabei wichtig, um etwa Löhne und Gehälter zu berechnen, Urlaubsansprüche sowie Fehlzeiten nachzuhalten und gesetzliche Vorschriften zu erfüllen. Für Unternehmen bietet diese Erfassung zudem den Vorteil, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter effizient planen und so das verfügbare Personal so optimal wie möglich einsetzen zu können. 

Auch Mitarbeiter profitieren von einer systematischen Arbeitszeiterfassung: Auf diesem Wege ist sichergestellt, dass die geleistete Arbeit exakt erfasst und Mitarbeiter für diese auch vergütet werden. Abrechnungen sind für Mitarbeiter einsehbar und können ggf. beanstandet werden. Dies schafft Transparenz sowie Fairness im Wettbewerb und beugt dem Risiko einer möglichen Ausbeutung vor. 

Alle Regelungen hierzu sowie Ausnahmen nach Branchen sind im Arbeitszeitgesetz festgehalten. Dieses bildet die rechtliche Basis der Arbeitszeiterfassung in Deutschland.

Ja, die Erfassung der Arbeitszeit ist in Deutschland gesetzlich verpflichtend. Den Weg dazu ebnete maßgeblich der EuGH – im Jahr 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass die Mitgliedstaaten der EU, Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

An dieses EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung knüpft auch das Urteil des Bundesarbeitsgericht (BAG) aus dem Jahr 2022 an. Dieses geht nochmal genauer darauf ein, wie die Arbeitszeiterfassung in deutschen Unternehmen ausgestaltet sein muss, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. 

Beiden Urteilen haben wir uns in einem separaten Beitrag zum Thema Zeiterfassungspflicht bereits im Detail gewidmet. Ein genauer Blick lohnt sich.

Arbeitszeiten erfassen – Gängige Modelle 

In deutschen Unternehmen ist heute eine Fülle an Modellen zur Arbeitszeiterfassung im Einsatz. Diese reichen von sehr klassischen bis zu modernen und digitalen Varianten:

• Stundenzettel
• Stechuhr / Stempeluhr
• Excel-Liste
• Softwarebasierte Erfassung bzw. via App

In einzelnen Bereichen haben auch klassische Stundenzettel durchaus noch eine Daseinsberechtigung, für die meisten Unternehmen lohnt sich jedoch der Wechsel zu einer eher zeitgemäßen Form der Arbeitszeiterfassung. Wie wir zu dieser Einschätzung kommen, haben wir im Beitrag Zeiterfassungssysteme im Vergleich zusammengefasst. Fazit: Für die meisten Unternehmen ist ein Wechsel zu einer digitalen Lösung lohnenswert.

Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter ist für Unternehmen verpflichtend. Dennoch bringt die Einführung oder auch die Umstellung auf ein neues System potenziell eine große Bandbreite an Herausforderungen mit sich, auf die sich Unternehmen einstellen müssen. 

Diese betreffen sowohl technische und organisatorische als auch rechtliche und nicht zuletzt zwischenmenschliche Aspekte. Wir haben die wichtigsten Punkte an dieser Stelle zusammengefasst.

Auswahl passender Systeme

Bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems müssen Unternehmen zwischen verschiedenen Technologien (manuelle / elektronische Systeme) und Anbietern wählen. Gleichzeitig muss die entsprechende Lösung zur Arbeitszeiterfassung passend dimensioniert sein und bestenfalls noch individuelle Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen. Am Anfang des Prozesses sollte also eine Bedarfsermittlung stehen. 

Integration in die eigene IT

Die jeweilige Lösung zur Zeiterfassung muss sich möglichst nahtlos in die bestehenden IT-Strukturen und Softwarelösungen integrieren lassen. Dabei ist besonders auf die Kompatibilität mit der jeweiligen Lohnsoftware und anderen Abrechnungssystemen zu achten. Hierbei sollten eigene IT-Fachkräfte frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, um etwa wichtige technische Anpassungen zeitnah zu identifizieren und anzugehen.

Datensicherheit / Datenschutz

Nutzen Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung, muss sichergestellt sein, dass die dort hinterlegten Daten nur für berechtigte Personen einsehbar sind. Zugleich sind diese personenbezogenen Daten auch vor Verlust oder Missbrauch zu schützen. Welche konkreten Anforderungen an eine datenschutzkonforme Zeiterfassung die DSGVO stellt und was wann erlaubt ist, haben wir bereits in einem Beitrag aufgegriffen.

Anpassung von Prozessen 

Die Einführung einer Arbeitszeiterfassung im Unternehmen kann – je nach Größe – Einfluss auf eine Vielzahl etablierter Prozesse haben. Die notwendigen Anpassungen können marginal sein oder auch gravierend ausfallen. Für diese organisatorischen Umstellungen und Umbrüche müssen Unternehmen ausreichend Zeit und Personal bereitstellen, damit aus den notwendigen Anpassungen keine substanziellen Beeinträchtigungen resultieren.

Schulungen zur Zeiterfassung

Wird eine Erfassung der Arbeitszeit initial eingeführt oder stellen Unternehmen die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter zum Beispiel auf eine digitale Zeiterfassung um, braucht es zwingend entsprechende Schulungen. Indem Mitarbeiter genau informiert werden, wie das System zu nutzen ist, was welchem Zweck dient und welche Fehler es zu vermeiden gilt, sinkt die Wahrscheinlichkeit ärgerlicher Fehlbuchungen im Arbeitsalltag.

Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle

In deutschen Unternehmen gibt es heute eine Vielzahl flexibler Arbeitszeitmodelle, die nicht dem klassischen „9-to-5-Job“ entsprechen. Diese Modelle sind bei vielen Mitarbeitern beliebt, jedoch ist gerade das Konzept der Vertrauensarbeitszeit nicht immer mit der pünktlichen, vollständigen Erfassung der Arbeitszeit vereinbar. Unternehmen müssen prüfen, welche Modelle mit einer rechtlich einwandfreien Arbeitszeiterfassung im Einklang stehen.

Akzeptanz der Mitarbeiter

Eine besondere Hürde stellt die Akzeptanz durch die Mitarbeiter dar. Wird die Notwendigkeit der Erfassung schlecht erläutert, kann diese als unnötiger Aufwand kritisiert oder sogar als Akt der Überwachung der Mitarbeiter verstanden werden. Werden solche Bedenken ignoriert, hat dies schlimmstenfalls erhebliche negative Auswirkungen auf das Betriebsklima.

Kommunikation und Transparenz

Anknüpfend an den Aspekt der Akzeptanz sollten Unternehmen aktiv kommunizieren und in Bezug auf die Zeiterfassung so transparent wie möglich sein. Gründe und Ziele der Maßnahmen sind darzulegen, und wo es machbar ist, sollten Mitarbeiter in die Prozesse eingebunden werden. Je offener das System zur Arbeitszeiterfassung präsentiert wird, desto größer die Chance, dass die Mitarbeiter genau diese Offenheit zu schätzen wissen.

Einfache Personalplanung

In der Arbeitszeiterfassung ist ersichtlich, wie die Auslastung einzelner Mitarbeiter ausfällt. Gleichzeitig bieten viele Systeme auch die Möglichkeit zur Verwaltung von Urlauben und Fehlzeiten sowie eine Übersicht der geleisteten Arbeitszeit samt Überstunden. Diese Informationen ermöglichen eine ausgewogene und faire Personalplanung, die sowohl die Anforderungen der Unternehmen als auch die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt.

Optimierung von Prozessen

Durch die Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeit für einzelne Projekte können Unternehmen deren Projektkosten genauer kalkulieren und besser überwachen. Dies hilft, Projekte innerhalb des Budgets und Zeitplans abzuschließen. Gleichzeitig können so wertvolle Erfahrungswerte für zukünftige Projekte gesammelt werden, um noch präziser zu kalkulieren. So lassen sich zum Beispiel auch teure Überstunden potenziell vermeiden.

Effiziente Abrechnung

Dank der genauen Protokollierung aller regulären Arbeitszeiten sowie Überstunden lassen sich Abrechnungsprozesse in weiten Teilen automatisieren. Durch die trennscharfe Zuordnung von Arbeitszeiten zu Jobs und Projekten werden sämtliche Vorgänge mit minimalem Aufwand verbucht. Dies erlaubt eine minutengenaue Abrechnung der Aufwände für Kunden und Mitarbeiter.

Faire Vergütung 

Die genaue Erfassung von Arbeitszeiten und Überstunden stellt sicher, dass Mitarbeiter für ihre geleistete Arbeit korrekt vergütet werden. Gleichzeitig können Mitarbeiter die in die Lohnabrechnung eingeflossenen Zeiten selbst einsehen und auf etwaige Fehler prüfen. Das schafft zusätzliches Vertrauen in die Abläufe und sorgt für mehr Transparenz.

Flexibilität im Arbeitseinsatz

Mobile Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, die geleisteten Arbeitsstunden auch unterwegs exakt zu protokollieren. Auf diese Weise ist auch bei vielen flexiblen Arbeitszeitmodellen eine rechtskonforme Erfassung sichergestellt– etwa bei Remote Work oder der zeitweisen Arbeit aus dem Homeoffice. Diese Flexibilität wirkt sich positiv auf die Work-Life-Balance der Mitarbeiter sowie ihre allgemeine Zufriedenheit aus.

Einhaltung von Rechtsvorschriften

Wie bereits erwähnt, können Verstöße gegen Erfassungspflichten zum Teil empfindliche Strafen nach sich ziehen. In besonders gravierenden Fällen sind potenziell sogar langfristige Reputationsschäden die Folge– etwa dann, wenn Streitigkeiten um die Arbeitszeit öffentlich werden und / oder vor Gericht landen. Eine genaue Erfassung hilft, bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten schnell und unkompliziert Klarheit zu schaffen.