Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, die Stunden zu erfassen, um den Arbeitnehmer nachhaltig zu schützen. Spätestens seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung ist dies noch deutlicher geworden. Zum einen entsteht ein Nachweis über die Erbrachten Stunden, zum anderen führt das zu gesteigerter Transparenz, da jederzeit ersichtlich ist, wie viel gearbeitet wurde. Davon profitieren Arbeitgebende und -nehmende zugleich. Wie das Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe auszusehen hat, ist jedoch nicht im Gesetz definiert – das ist den Betrieben überlassen. Bei einer Zeiterfassung mit Software für kleine Unternehmen ergeben sich einige Vorteile:

Sichere Speicherung der Zeitdaten in der Cloud
Einfache Auswertung von Zeitkonten
Praktische Weiterverarbeitung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
Mobile Nutzung der Zeiterfassung für Kleinbetriebe auf dem Smartphone oder Tablet
Orts- und zeitunabhängige Stundenaufzeichnung
Kein lästiges Verwalten und Zusammenführen von Stundenzettel Vorlagen
Oft weitere Funktionen, wie z. B. digitaler Urlaubsplaner

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Sicherheit & Datenschutz im Fokus

Wie die Erfassung erfolgt, ist zunächst egal. Es muss allerdings der Schutz der erfassten Daten gewährleistet sein. Denn es handelt sich dabei um personenbezogene Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz schreibt vor, dass beispielsweise eine Eingabe- sowie Verfügbarkeitskontrolle gegeben sein muss. Dementsprechend hat der Betrieb festzuhalten, wer die Daten eingibt, und sie müssen vor Zerstörung geschützt sein. Darüber hinaus greifen noch viele andere Regelungen zum Schutz dieser Daten.

Will man auf ‚Nummer Sicher‘ gehen, lohnt es sich also, sich nach einem sicheren Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe umzuschauen. Hier sollte vorab geprüft werden, ob der Anbieter die gewünschten Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllt. Ist der Anbieter ISO 27001 zertifiziert und hält somit verschiedene Informations- und Datenschutzstandards bei der Entwicklung ein? Wo werden die Daten gespeichert? Wird die Software regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft? Antworten auf diese Fragen sollten Sie im besten Fall schon auf der Webseite des Anbieters oder in einem Beratungsgespräch bekommen.

Die einfache Uhr hat zur Zeiterfassung in kleinen Unternehmen längst ausgedient; Bild © Pexels.com

Stempeluhr für Kleinbetriebe – mit Funtkionserweiterung

Viele kleine Unternehmen nutzen zur Zeiterfassung heute noch Listen, sowohl ausgedruckt als auch digital. Diese Listen zu pflegen, ist jedoch aufwändig – das kostet Zeit und Geld. Sinnvoller ist es, sich auf ein Zeiterfassungssystem speziell für Kleinbetriebe zu verlassen. Hier gibt es branchenunabhängige Lösungen, die in der Cloud gehosted werden. Sie haben den Vorteil, dass die Lösungen einfach mitwachsen können, wenn das Unternehmen wächst. Darüber hinaus entfällt die Anschaffung teurer Hardware und auch eine eigene IT-Abteilung zur Wartung der Software wird nicht benötigt. Doppelte Datenpflege wird dadurch überflüssig: Morgens in der App zur Arbeitszeiterfassung stempeln, bei Feierabend wieder ausstempeln, fertig. Auch Projekte, wie Kundentermine oder ähnliches können einfach erfasst werden. All das funktioniert problemlos über das Smartphone der Mitarbeitenden. Extra-Hardware anschaffen wird damit überflüssig – das heißt aber nicht, dass die Zeiterfassung für Kleinbetriebe nicht an Terminals angebunden werden kann. Viele Anbieter stellen bereits eine Terminalanbindung ohne große Herausforderung zur Verfügung, sodass das System z. B. in der Werkhalle genutzt werden kann.

Ebenso können erweiterte Funktionen wie ein Abwesenheitsmanagement oder eine softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung im Zeiterfassungssystem integriert sein. Verschiedene manuelle Prozesse, die in Kleinbetrieben oftmals noch mit Papierlösungen erledigt werden, lassen sich auf diese Weise digitalisieren und in die Cloud holen. Urlaubsanträge senden und genehmigen, Dienstpläne kommunizieren und erstellen: Mit den Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen gelingt das einfach und mobil.

Genaue Abrechnung mit Zeiterfassungssystemen für kleine Unternehmen

Eine Stundenerfassung ist nicht nur aufgrund der genauen Darstellung der Leistung sinnvoll, sondern auch im Hinblick auf die Entlohnung. Viele Arbeitnehmende haben eine Pflicht, ihre Arbeitszeiten aufgrund des Mindestlohns zu erfassen – in bestimmten Branchen sogar sofort. Dazu gehören etwa Bau,- Logistik- und Reinigungsgewerbe. Ein Zettel- oder Exceltabellen-Chaos lässt sich mit einer smarten Lösung zur Zeiterfassung für kleine Unternehmen einfach vermeiden. Denn die Stundenaufzeichnung beginnt und endet mit einem Fingertipp. Die Daten stehen anschließend automatisch für die Weitergabe an gängige Payroll-Anbieter zur Verfügung, sodass weniger Verwaltungsaufwand entsteht.

Jetzt auf eine digitale Lösung umsteigen

Sind sie es satt, immer wieder Listen und Tabellen zusammenzuführen? Das muss nicht sein. Bringen Sie die Zeiterfassung in Ihrem Kleinbetrieb einen Schritt weiter auf dem Weg zur digitalen Transformation, indem Sie ein zuverlässiges mobiles Zeiterfassungssystem nutzen. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten, die Ihnen mit Workforce Management zur Verfügung stehen, um die Arbeitszeiterfassung zu vereinfachen. Vereinbaren Sie gerne eine Software-Demo.