Zeiterfassung im Schichtdienst – gerne in Kombination mit Personaleinsatzplanung

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) gibt an, dass rund sechs Millionen Beschäftigte in Deutschland in Wechselschicht mit (teilweise) Nachtschichtdiensten arbeiten. Ein Langzeitforschungsprojekt der BAuA zeigt deutlich, dass dies gesundheitliche Folgen für die Beschäftigten haben kann: „Was man aber sicher sagen kann, ist, dass es nicht gut für den Körper ist, wenn jemand ständig gegen seine innere Uhr arbeiten muss“, so Frank Brenscheidt vom BAuA. Denn eigentlich ist der menschliche Körper auf Tagesaktivität ausgerichtet – das heißt, dass häufige Nachtschichten gegen unseren eigenen Biorhythmus wirken. Deshalb ist es umso wichtiger, dass alle Schichtdienste genau dokumentiert und bei der Schichtplanung idealerweise die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Wie ist Zeiterfassung im Schichtdienst geregelt?

Grundsätzlich ist die Zeiterfassung für einige Branchen, die zum Teil auch die Schichtarbeit anwenden, bereits Pflicht, da hier eine Dokumentationspflicht vom Gesetzgeber bezüglich der Arbeitszeiten verlangt wird. Dazu zählen etwa Berufskraftfahrer und andere Personen, die im Straßentransport arbeiten. Die Zeiterfassung kann hier mittels digitaler Stempeluhren an den Arbeitsplätzen oder durch andere systematische Aufzeichnungsmethoden erfolgen. Außerdem sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen, die über die vereinbarte Zeit hinausgehen - das gilt auch für den Schichtbetrieb.

Kurze Erklärung: Was genau ist Schichtdienst?

Der Schichtdienst, auch unter Schichtarbeit bekannt, definiert sich als ein Arbeitszeitmodell, bei dem Arbeitnehmer in verschiedenen Schichten arbeiten. Die gängigsten Schichten sind dabei Früh,- Spät- und Nachtschicht. Die anfallende Arbeit ist dabei in unterschiedlichen Zeiträumen, die aufeinander folgen, zu verrichten.

Gesetzliche Vorgaben einfach einhalten

Auch beim Schichtdienst greift das Arbeitszeitgesetz und vermittelt dabei zwischen den Interessen des Arbeitnehmers und Arbeitgebers. Im Fokus stehen dabei die Gesundheit und das Wohlbefinden der einzelnen Mitarbeiter. Denn, wie oben bereits angesprochen, kann Schichtdienst gesundheitliche Folgen mit sich bringen. Dabei muss jedoch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhalten bleiben.

Mithilfe einer digitalen Zeiterfassung und einer automatischen Schichtplanung innerhalb einer Workforce Management Software lassen sich gesetzliche, tarifliche sowie betriebliche Vorgaben einfach einhalten. Einige gesetzliche Vorgaben sind beispielsweise:

• Werdende und stillende Mütter sowie Jugendliche unter 18 Jahre sind grundsätzlich von der Nachtarbeit ausgeschlossen.
• Jegliche Arbeit, die mehr als zwei Stunden innerhalb der Nachtzeit stattfindet (zwischen 23 und 6 Uhr), ist als Nachtarbeit zu definieren.
• Eine halbstündige Pause ist auch im Schichtdienst nach mehr als sechs Stunden Arbeit zu nehmen.
• Es muss eine Ruhepause von mindestens elf Stunden nach Beendigung der Arbeit erfolgen – ein direkter Schichtwechsel von Spätschicht auf Frühschicht am nächsten Tag ist somit nicht zulässig.
• In Nachtschicht arbeitende Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine arbeitsmedizinische Untersuchung, die vom Arbeitgeber zu tragen ist.

Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Regelungen, die man bei der Arbeitszeitgestaltung sowie bei der Personaleinsatzplanung für den Schichtdienst berücksichtigen muss.

Automatische Schichtplanung mittels Software

Die Belastung für Schichtarbeiter ist nicht von der Hand zu weisen. Damit diese jedoch so gering wie möglich ausfällt, gibt es einige Möglichkeiten, den Schichtplan für die Fachkräfte ideal zu gestalten. Beispielsweise empfiehlt sich die Vorwärts-Rotation von Schichten, ergo Früh, Spät, Nacht, da dies unserem Biorhythmus am nächsten kommt. Außerdem sollte die Anzahl der Nachtschichten so gering wie möglich gehalten und eine möglichst lange Ruhezeit im Anschluss der Nachtschichtphase ermöglicht werden.

Mithilfe einer Software für Personaleinsatzplanung kann noch besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingegangen werden. Denn diese berücksichtigt sowohl die Verfügbarkeiten, Qualifikationen, die gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen als auch individuelle Wünsche und Neigungen der Mitarbeiter. Stehen beispielsweise wichtige Termine im Privatleben an oder wurden spezielle Wünsche zu Schichten geäußert, muss der Planungsverantwortliche diese bei einer manuellen Planung berücksichtigen. Die Software gleicht diese Faktoren automatisch ab und erstellt das fairste, den Qualifikationen und dem Bedarf entsprechende Modell. Diverse Faktoren wie Daten aus der Warenwirtschaft, dem ERP-System oder Kassendaten, können mit in die Planung einfließen, sodass qualifizierte und motivierte Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Viele Unternehmen bieten heute auch schon eine Diensttauschbörse an: Damit können Mitarbeiter bei spontanen Ausfällen oder Vorkommnissen aus dem Privatleben flexibel reagieren.

Haben Sie bereits über eine Personaleinsatzplanung in Kombination mit einer Zeiterfassung nachgedacht? Mithilfe unserer modularen und branchenunabhängigen Workforce Management Lösung können Anforderungen Ihres Unternehmens ideal abdecken. Lassen Sie sich individuell von unseren IT-Experten beraten.