Zeiterfassung im Homeoffice – Möglichkeiten und Regeln

Gleichzeitig hält diese neue Realität der Arbeitswelt auch einige Herausforderungen bereit – etwa die Frage nach der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice und wie diese richtig zu handhaben ist. Was es dabei zu beachten gibt und welche Optionen zur Umsetzung vorhanden sind, erläutern wir in diesem Beitrag.

Fakten rund ums Homeoffice – Der Status Quo

Erhebungen des Statistischen Bundesamts belegen, dass ein großer Teil der Arbeitnehmer auch nach Corona regelmäßig von zu Hause aus arbeitet. Im Jahr 2023 arbeitete zuletzt mit knapp 24 Prozent noch immer fast ein Viertel aller Erwerbstätigen regelmäßig von daheim – vor Corona waren es lediglich knapp 13 Prozent.

Unterschiede nach Unternehmensgröße & Alter

Arbeitnehmer in größeren Unternehmen arbeiteten dabei häufiger in den eigenen vier Wänden als Mitarbeiter in vergleichbaren Unternehmen von kleinerer Größe. Ab einer Unternehmensgröße von mindestens 250 Mitarbeitern lag der Homeoffice-Anteil im Jahr 2023 bei knapp 34 Prozent. 

Menschen im Alter von 25 – 34 Jahren nutzten mit am häufigsten das Homeoffice (26,4 Prozent), knapp vor den Arbeitnehmern im Alter von 35 – 44 Jahren (26,2 Prozent). Da sich das Konzept der Telearbeit also auch weiterhin großer Beliebtheit erfreut, ist es umso wichtiger, für eine rechtlich einwandfreie Ausgestaltung der Arbeitsbedingungen zu sorgen.

Gute Gründe für die Arbeit im Homeoffice

Die ungebrochene Popularität des Modells Homeoffice erklärt sich sehr einfach, wenn man sich die zahlreichen Vorteile der Arbeit von daheim vor Augen führt:

• Mehr Flexibilität in der Planung der Arbeitszeit und die Möglichkeit, sich eine gute Work-Life-Balance im Alltag zu erhalten
• Geringere Kosten für Arbeitnehmer und -geber durch entfallende Fahrtkosten, Essensausgaben, Büroflächen oder sonstige Betriebskosten
• Mehr Produktivität durch weniger Ablenkungen bei der Arbeit im Homeoffice, was das unterbrechungsfreie Arbeiten erleichtert
• Weniger Fluktuation durch eine in der Regel höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter, was Unternehmen wiederum kostenintensive Neueinstellungen spart
• Mehr Fachkräfte können mithilfe eines Homeoffice-Modells für das Unternehmen gewonnen werden, wodurch der eigene Talentpool erweitert wird

Dies ist nur ein kleiner Auszug der Vorteile, die die Arbeit von daheim Unternehmen und Mitarbeitern bieten kann. Gleichzeitig zeigen diese Beispiele auf, warum es sinnvoll und wichtig ist, die Bedingungen für die Arbeit im Homeoffice samt Zeiterfassung von Beginn an korrekt und klar zu definieren.

Ist die Zeiterfassung im Homeoffice Pflicht?

Ja. Seit des EuGH-Urteils zum Thema Arbeitszeiterfassung müssen Mitgliedsstaaten der EU einen gesetzlichen Rahmen schaffen, der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter „objektiv, verlässlich und zugänglich“ zu erfassen. Dieses Urteil wurde 2022 durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) nochmal dahingehend spezifiziert, dass diese Pflicht zur vollständigen Erfassung der Arbeitszeit nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits gilt und anzuwenden ist (Urt. V. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21). 

Der Ort, von dem aus die Tätigkeit ausgeübt wird, macht in Sachen Zeiterfassung dabei keinen Unterschied: Sofern Unternehmen bzw. deren Mitarbeiter zur Dokumentation der Arbeitszeit verpflichtet sind, so gilt diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice ebenso wie im Büro.

Homeoffice DE & CH – Regelungen im Ländervergleich

Zum Stand der Erstellung dieses Beitrags (August 2024) gibt es in Deutschland kein spezielles Gesetz zur Arbeit im Homeoffice. Ebenso gibt es keine rechtliche Grundlage, die Arbeitgeber dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern Homeoffice anzubieten. Während der Corona-Pandemie gab es kurzzeitig verpflichtendes Homeoffice – dies ist aber mittlerweile wieder aufgehoben.

Laut Angaben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gibt es hierzu aktuell keine gesetzliche Regelung. Stattdessen fallen Homeoffice-Regelungen zur Arbeitszeit unter verschiedene bestehende Gesetze, die auf die Arbeitsbedingungen angewendet werden können. Dazu gehören:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Dieses Gesetz regelt die maximale Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, die auch im Homeoffice gelten. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass diese Vorschriften auch dort eingehalten werden. Diese Regelungen dienen dem Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer und der Sicherstellung einer klaren Abgrenzung zwischen Arbeits- und Freizeit.
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Es verpflichtet Arbeitgeber, für den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu sorgen. Dies schließt auch das Homeoffice ein, obwohl die Umsetzung in der Praxis schwieriger ist.
• Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge: Viele Unternehmen regeln die Bedingungen für Homeoffice in internen Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen.

Auch in der Schweiz gibt es kein spezifisches Gesetz, das das Homeoffice umfassend regelt. Dort gab es während der Corona-Pandemie kurzzeitig verpflichtende Homeoffice-Phasen. Ähnlich wie in Deutschland greifen heute verschiedene bestehende Gesetze:

• Arbeitsgesetz (ArG): Das Arbeitsgesetz regelt die maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen, die auch für Homeoffice gelten. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass diese Vorschriften eingehalten werden.
• Obligationenrecht (OR): Das Obligationenrecht regelt die Vertragsbedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich der Möglichkeit, Homeoffice-Vereinbarungen zu treffen. Ein Recht auf Homeoffice gibt es daher für die Schweiz ebenfalls nicht.

Welche Teile der Arbeitszeit sind zu erfassen?

Für jeden einzelnen Mitarbeiter sind folgende Aspekte zu erfassen:

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Gesamte Dauer der Arbeitszeit (pro Tag)
• Ruhezeiten

Ebenso sind Arbeitsstunden, die die reguläre Arbeitszeit überschreiten, als Überstunden zu dokumentieren. Diese Überstunden sind auch im Homeoffice zulässig. Der Arbeitgeber hat jedoch sicherzustellen, dass solche Überstunden innerhalb eines Zeitraums von maximal sechs Monaten wieder ausgeglichen werden.

Warum ist die Zeiterfassung im Homeoffice wichtig?

Abseits rein rechtlicher Vorgaben erfüllt die gewissenhafte Erfassung der eigenen Arbeitszeit im Homeoffice eine Reihe weiterer wichtiger Funktionen – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.

Gesunder Arbeitsalltag

Je konsequenter sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber für eine vollständige und zeitnahe Erfassung von Arbeitszeiten stark machen, desto eher ist gewährleistet, dass sich Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit auf ihre Arbeit fokussieren und ihre Pausen- sowie Freizeit zur Erholung nutzen können. Dies kann der Selbstausbeutung von Arbeitnehmern vorbeugen und somit ein wirksames Mittel gegen Burnout-Erscheinungen sein. Das macht die Zeiterfassung im Homeoffice zu einer wichtigen Säule des Gesundheitsschutzes.

Neue Arbeitszeitmodelle

Moderne Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung helfen Mitarbeitern dabei, sich auf neue, flexiblere Modelle der Arbeit einzustellen. So fällt es ihnen mit der Zeit leichter, sich an neue Systeme zu gewöhnen, alte Gewohnheiten abzulegen und echte Wandlungsprozesse im Arbeitsalltag mitzugehen. Von diesem neuen Mindset der Mitarbeiter profitieren auch die Arbeitgeber, die die Implementierung innovativer neuer Modelle planen. Smarte Lösungen zur Zeiterfassung können den Grundstein für diese Entwicklung legen.

Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Homeoffice

Es ist wichtig, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die passenden Tools an die Hand geben, um ihre Arbeitszeiten möglichst intuitiv und einfach zu dokumentieren. Eine „klassische“ Stechuhr ist bei der Arbeit von daheim oder unterwegs aber natürlich keine Option. Daher gibt es eine Reihe von Lösungen zur Arbeitszeiterfassung, die gerade in den letzten Jahren immer weiter an Bedeutung gewonnen haben. 

Möchten Sie mehr über die Vor- und Nachteile dieser Optionen zur Zeiterfassung im Homeoffice erfahren? In einem separaten Beitrag haben wir bereits verschiedene Zeiterfassungssysteme im Vergleich miteinander betrachtet und ausgewertet.

Manuelle Zeiterfassung

In vielen Unternehmen, gerade in Kleinbetrieben, ist die Erfassung von Arbeitsstunden mittels Stundenzettel nach wie vor stark verbreitet. Zwar braucht diese Methode nicht mehr als Papier und Stift, sie ist jedoch stark anfällig für Fehler. Eine digitale Dokumentation der erfassten Zeiten erfordert zusätzlich ein aufwendiges händisches Übertragen aller Angaben.

Zeiterfassung via Excel

Eine digitale Variation des Stundenzettels ist die Arbeitszeiterfassung mithilfe von Excel. Hier lassen sich Angaben zu Arbeitszeiten und mehr ganz einfach in (übersichtliche) Tabellen einpflegen. Diese Methode ist in der Umsetzung sehr intuitiv, aber leider ebenfalls stark anfällig für fehlerhafte Eintragungen.

Zeiterfassungssoftware (mit App)

Der Einsatz einer dezidierten Software zur Zeiterfassung im Homeoffice kann dabei helfen, die anfallende Arbeitsleistung sowohl schnell als auch komfortabel nachzuhalten. Über eine webbasierte Browseroberfläche lassen sich die anfallenden Zeiten unkompliziert einzelnen Aufgaben zuordnen. Für noch mehr Flexibilität in der Erfassung – sowohl daheim als auch unterwegs – eignen sich Software-Lösungen mit einer App. 

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice – Die Vorteile einer guten Umsetzung

Die Herausforderungen bei der Heimarbeit können gerade im Hinblick auf das Zeitmanagement recht komplex sein. Viele kleine Aufgaben können in kurzer Zeit dazu führen, dass Mitarbeiter den Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden verlieren. Mittels einer systematischen und digitalen Arbeitszeiterfassung behalten jedoch sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber den Überblick – die wichtigsten Vorteile haben wir hier aufgeführt.

Transparente Abläufe

Eine gewissenhafte Dokumentation der Arbeitszeiten schafft Transparenz und Übersichtlichkeit. So ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen nachvollziehbar, an welchen Projekten Mitarbeiter in welchem Umfang gearbeitet haben. Auf diese Weise gibt es keine plötzlichen Überraschungen oder Unstimmigkeiten.

Effizientere Projektplanung

Je exakter die Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice erfolgt, desto genauer können Unternehmen nachvollziehen, welche Arbeitsaufwände wirklich für welche Projekte anfallen. Eine gewissenhafte Projektzeiterfassung erleichtert zukünftige Planungen von Vorhaben sowie entsprechende Kalkulationen.

Einfache Abrechnung

Dank einer exakten Erfassung können die Arbeitszeiten von Mitarbeitern präzise aufgelistet und abgerechnet werden. Dies ist nicht nur vorteilhaft für die Lohnbuchhaltung, sondern bietet gleichzeitig einen guten Überblick über etwaige Überstunden und mehr. So haben Verantwortliche frühzeitig die Möglichkeit, etwa einen Überstundenabbau anzuordnen.

Rechtliche Sicherheit

Indem Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu anhalten, auch im Homeoffice ihre Arbeitszeit zu erfassen, ist sichergestellt, dass alle gesetzlichen Anforderungen zur Protokollierung der Arbeitszeit erfüllt sind. So können Unternehmen im Zweifel sämtliche Nachweise erbringen und vermeiden mögliche rechtliche Konflikte mit (kostspieligen) Bußgeldern.

Mehr Struktur & Verantwortung

Klare Regelungen zur Zeiterfassung im Homeoffice helfen Mitarbeitern dabei, sowohl die eigene Zeiteinteilung zu optimieren als auch klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit einzuhalten. Dies kann dazu beitragen, sowohl die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern als auch eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.