Immer wieder ziehen Arbeitnehmer aufgrund von fehlenden oder unklaren Arbeitszeitregelungen auf Dienstreisen vor Gericht. Erst 2018 entschied das Bundesarbeitsgericht, dass ein Mitarbeiter eines Bauunternehmens pro Reisetag acht Stunden angerechnet bekommen muss auf seiner Dienstreise nach China. Allgemeine Schlüsse, die sich auf alle Arbeitnehmer jeder Branche anwenden lassen, gibt es durch das Urteil jedoch noch nicht. Oftmals liegen vertragliche Rahmenbedingungen wie Tarifverträge den Verhandlungen zugrunde. Daher gibt es einige grundlegende Regelungen, die man bei der Zeiterfassung auf Dienstreisen beachten sollte.

Kurze Erklärung: Wie genau ist die Dienstreise definiert?

Die Dienstreise ist die „Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte“, definiert vom Bundesreisekostengesetz. Dienstreisen sollten nur durchgeführt werden, wenn sie notwendig sind und müssen entweder schriftlich oder elektronisch angeordnet sein. Beispiele dafür sind etwa Messeauftritte, ein Kundentermin oder ein Meeting außerhalb des eigentlichen Unternehmensstandorts.

Wie erfasst man die Arbeitszeiten auf einer Dienst- bzw. Geschäftsreise?

Vor Ort hat der Mitarbeiter die übliche Arbeitszeit – da macht es keinen Unterschied, ob der Termin wie der normale Arbeitstag um 8 Uhr beginnt oder erst um 10 Uhr. Fehlende Stunden können etwa durch Überstunden ausgeglichen werden. Oftmals überschreitet man die normale Arbeitszeit auf einer Dienstreise jedoch, weshalb es wichtig ist, die Zeiten genau zu erfassen. Das geht beispielsweise mit einer App zur Arbeitszeiterfassung bzw. mit einer Workforce Management Software mit integrierter Zeitwirtschaft.

Bei Mehrarbeit kommt es in der Regel auf den Einzelfall oder Arbeitgeber an, ob dieser die extra Stunden abrechnen lässt oder nicht. Ausschlaggebend dafür sind etwa, ob die Anreise noch am selben Tag erfolgte oder ob vorher das Meeting vorbereitet werden musste. Ein privates Abendessen oder Überbrückungszeit zwischen Terminen, in denen keine Vor- oder Nachbereitung stattfindet, gilt hingegen als Ruhezeit. In der Rechtsprechung geht man nämlich davon aus, dass Angestellte auch außerhalb des heimischen Wohnorts und des Zuhauses Freizeit haben können und somit die Zeit zur Erholung nutzen können. Denn auch auf Dienstreisen gilt das Arbeitszeitgesetz mit seinen Vorschriften:

In der Regel keine Überschreitung der eigentlichen Arbeitszeit von acht Stunden
Abzug der Pausenzeiten
Sonntagsarbeit innerhalb von zwei Wochen mit einem Ersatzruhetag ausgleichen
Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Arbeitsende

Gehören Fahrtzeiten und Anreise zur Arbeitszeit?

Als grundsätzliche Regel kann man davon ausgehen, dass Anfahrtszeiten während der regulären Arbeitszeit auch als diese gewertet werden können. Gibt es im Unternehmen eine Kernarbeitszeit, kann die Auslegung schwieriger werden. In diesem Fall sollte man Rücksprache mit dem Vorgesetzten halten, wie die Zeiterfassung hier zu erfolgen hat. Die Fahrtzeiten gehören jedoch immer zur Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber während dieser Zeit Arbeit angeordnet hat bzw. diese später anerkennt. Ist dem Mitarbeiter freigestellt, ob er mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln anreist und er wählt das Auto, kann er die Fahrtzeit nicht als Arbeitszeit anrechnen – denn es handelt sich um seine eigene Entscheidung, auf das Auto zurückzugreifen.

Wie sieht es mit Geschäftsessen aus?

Auch in diesem Fall kann man für die Dienstreise keine pauschale Regel aufstellen. Wenn es während des Mittag- oder Abendessens um geschäftliche Angelegenheiten geht, gehört das Essen natürlich zur Arbeitszeit. Handelt es sich um ein privates Mittagessen mit Kollegen oder dient es dazu, entspannt den Abend ausklingen zu lassen, ist es als Freizeit zu werten.

Fazit: Im Zweifel Rücksprachen halten

Es wird ersichtlich, dass es keine Pauschalregeln für die Zeiterfassung auf Dienstreisen gibt, da viele Situationen einen gewissen Interpretationsspielraum haben und Auslegungssache sind. Oftmals ist es auch an Absprachen mit dem Vorgesetzten gekoppelt, was als Arbeitszeit gilt und was nicht. Damit jedoch alle Zeiten korrekt erfasst werden können, lohnt sich eine Art „digitaler Stundenzettel“, um Zettelchaos zu vermeiden und die Zeiten direkt in diverse Abrechnungssysteme des Unternehmens einfließen zu lassen. Das spart Zeit und minimiert den Verwaltungsaufwand.

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