Mehr Arbeit als Personal: eine Herausforderung, die gerade in nahezu jeder Branche zu finden ist. Der Fachkräftemangel ist weit ausgeprägt und Organisationen jeder Art suchen nach qualifiziertem Personal. Laut Statista ist seit 2011 die Anzahl offener Arbeitsstellen in Deutschland kontinuierlich gestiegen. Einzig in den beiden Coronajahren 2020 und 2021 gab es einen kleinen Einbruch – 2022 fällt die Anzahl gemeldeter unbesetzter Stellen so hoch wie noch nie aus. Grund genug also, sich mit dem Thema Workforce Planning zu beschäftigen, um die Ressourcen im Unternehmen so intelligent wie möglich einzusetzen.

Was ist Workforce Planning?

Workforce Planning ist der englische Begriff für die Personalplanung. Damit sind sämtliche kurz–, mittel- und langfristige Aktionen gemeint, welche die Planung von Personalressourcen und den Einsatz dieser betreffen. Somit fallen ebenfalls die qualitative und quantitative Planung unter diesen Begriff. Verschiedene Daten und Analysen dienen als Grundlage für die Entscheidungen.

Strategische vs. Operative Personalplanung

Welchen Personalbedarf gibt es diesen Monat und welchen für das gesamte Jahr? Das sind zwei völlig unterschiedliche Fragen. Denn für verschiedene Zeiträume und Marktschwankungen steht die Personalbedarfsplanung etwa in Abhängigkeit zu saisonalen Auswirkungen, Krankheitsfällen oder ähnlichen Faktoren. Bei der Personalplanung unterscheidet man zwischen strategischer und operativer Personalplanung.

Strategische Personalplanung: Damit sind langfristige Planungsprozesse gemeint, die sich an den Unternehmenszielen orientieren. Sie betreffen das gesamte Unternehmen und somit auch die langfristigen Entscheidungen zum Aufbau oder Abbau von Personal.
Operative Personalplanung: Diese Form der Bedarfsplanung ist kurzfristig auf Abläufe innerhalb der Organisation ausgerichtet. Durch zuverlässiges operatives Workforce Planning kann Flexibilität für kurzfristige Bedarfe geschaffen werden – etwa bei Krankheitsfällen oder Mehrbedarf.

Als dritte Stufe wird oftmals noch die taktische Personalplanung angegeben – sie ist auf mittelfristige Faktoren gerichtet und daher detaillierter ausgearbeitet als die übergreifende Strategie.

Verschiedene Abstimmungen im Management sind nötig, um zu einer stimmigen Planung zu kommen; Bild © Pexels.com

Die Bedeutung von strategischem Workforce Planning

Konkrete Einsatzpläne, auf die sich die Fachkräfte verlassen können, sind ein enormer Planungsaufwand – insbesondere dann, wenn beim Workforce Planning keine Software zum Einsatz kommt. Eine solche Lösung kann Entwicklungen simulieren, hochrechnen und durch den Einsatz künstlicher Intelligenz sogar vorausschauend darstellen. Software für Personaleinsatzplanung (PEP) wird von immer mehr Unternehmen eingesetzt. Das lohnt sich gerade dann, wenn Mitarbeitende in Schichten arbeiten – etwa im Krankenhaus oder im Handel – und somit auf exakte Pläne angewiesen sind.

Verschiedene Studien haben bereits die Potenziale von softwaregesteuerter strategischer Personalplanung offengelegt. So auch Maik Günther in dem Fachartikel „Strategisches Workforce Management als Betätigungsfeld für Unternehmensberater am Beispiel des Einzelhandels“. Schon 2012 stellte er fest, dass die Simulation von Echtdaten beim Workforce Planning eine enorme Unterstützung für Planungsverantwortliche darstellt. Erfolgt die Datenbeschaffung manuell, entsteht durch aufwändige Tabellenkalkulationen ein enormer zeitlicher Mehraufwand. Mithilfe der strategischen Personalplanung bekommen „Planer[*innen] ein gutes Gespür für ihren Planungsbereich und können die langfristigen Auswirkungen ihrer Entscheidungen besser beurteilen“, so Günther. Werden diese Erkenntnisse durch Software regelmäßig geliefert, können Planungsaufgaben auf Dauer optimiert werden.

Die sechs Stufen des Workforce Planning

Wissenschaftliche Erkenntnisse berufen sich zumeist auf sechs Stufen der Personalplanung. Durch sie entsteht ein Kreislauf, der die gesamte Organisation einbezieht und sich sowohl auf kurz- als auch auf langfristige Ziele bezieht. Die sechs Stufen des Workforce Planning unterteilen sich laut CIPD wie folgt:

Die Personalplanung kann in sechs Stufen unterteilt werden, die sich immer wieder wiederholen; Bild © GFOS mbH

1. Analyse der Organisationsstruktur

Dieser Punkt bezieht sich auf den Status-Quo und auch zukünftige Umstrukturierungen. Schauen Sie hierbei genau auf Strategien zur Produktivitätssteigerung und zur Effektivierung von Prozessen. Benötigte Technologien, Skills und Manpower gilt es festzustellen.

2. Untersuchung der Belegschaft

Stellen Sie fest, welche Kenntnisse und Fertigkeiten schon im Unternehmen vorhanden sind. Dazu bietet sich z. B. eine Software für das Qualifikationsmanagement an, um hier detaillierte Aufzeichnungen vorzunehmen. Ebenfalls sollten Sie Fluktuationsraten, Mitarbeiterzufriedenheit, Kündigungsgründe und viele weitere HR-Kennzahlen ermitteln. So gelangen Sie zu einem genauen Stimmungs- und Abbild.

3. Aufstellung von Prognosen

Welche Fähigkeiten sollten in Zukunft in Ihrer Organisation vorhanden sein, um die strategischen Ziele zu erreichen? Dabei ist es ebenfalls wichtig, den dafür benötigten Zeitrahmen in Betracht zu ziehen. Zudem spielen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle, da sie maßgeblich an der Erreichung der Ziele beteiligt sind.

4. Feststellung von Lücken

Stellen Sie Lücken in den Kenntnissen Ihrer Mitarbeitenden fest, die geschlossen werden müssen, um die strategischen Ziele zu erreichen. Das kann etwa den Umgang mit verschiedenen Technologien betreffen. Lebenslanges Lernen und die Personalfortbildung sollten wichtige Pfeiler der Unternehmensstrategie darstellen.

5. Anpassungen planen und durchführen

In dieser Phase des Workforce Planning geht es darum, einen agilen Plan zu entwickeln, der Ihre Organisation auch für zukünftige Herausforderungen gut aufstellt. Anpassungsbereitschaft und der Wille für Veränderung sind dafür maßgebliche Charaktereigenschaften, die sowohl von Fach- als auch von Führungskräften gelebt werden müssen.

6. Kontinuierliche Überprüfung der Ergebnisse

Die regelmäßige Prüfung der Ergebnisse ist die finale Stufe im Workforce Planning. Damit stellen Sie fest, ob die Pläne ihre gewünschten Effekte erzielen. Management und Führungskräfte können beispielsweise mithilfe von Workforce Analytics verschiedene KPIs in festgelegten Abständen untersuchen. Klare Bewertungsprozesse sollten vorher definiert und in diese Stufe einbezogen werden.

Ein umfassendes Workforce Management als Grundlage

Damit strategische Ziele immer fest im Blick behalten werden, lohnt sich die Einführung einer übergreifenden Workforce Management Lösung. Damit können verschiedene Prozesse, wie etwa das Zeitmanagement, die Projektzeiterfassung oder die Personalbedarfsplanung abgebildet werden. Die verantwortlichen Personen für das Workforce Planning profitieren von verschiedenen Analysefunktionen der Softwarelösungen. Somit entfallen manuelle Aufwände und die gewünschten Informationen stehen auf Knopfdruck bereit. Prüfintervalle, turnusmäßige Checks und vieles mehr können auf diese Weise deutlich schneller erledigt werden. Zudem erhalten Unternehmen mithilfe von Workforce Analytics ein umfassendes Stimmungsbild zur Belegschaft. So ist es einfacher, noch besser auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen, die Sie bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele begleiten.

Gestalten Sie die Roadmap für Ihre Strategie, indem Sie auf zuverlässige Daten Ihrer Organisation vertrauen. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne zu den Potenzialen einer umfassenden Workforce Management Lösung. Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Gespräch.

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