Vertrauensarbeitszeit trotz Zeiterfassung – Ihre Optionen nach EuGH-Urteil

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit definiert sich dadurch, dass der Arbeitgeber die Einhaltung der Vertragsarbeitszeiten nicht kontrolliert. Er vertraut also darauf, dass seine Mitarbeiter tägliche Höchstarbeitszeiten sowie Ruhepausen einhalten und gleichzeitig ihre Aufgaben erledigen bzw. Zeiten einhalten. Voraussetzung für das Funktionierten der Vertrauensarbeitszeit ist eigenverantwortliches, proaktives Handeln.

Warum ist die Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit schwierig?

Die wesentliche Herausforderung der Vertrauensarbeitszeit besteht im grundsätzlichen Verzicht auf die detaillierte Erfassung der Arbeitszeit, die in Konflikt mit der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung steht. Vertrauensarbeitszeit bietet auf den ersten Blick mehr Flexibilität, bringt aber gleichzeitig diverse Herausforderungen mit sich – ein Balanceakt zwischen der Berücksichtigung von Mitarbeiterinteressen und der Einhaltung rechtlicher Anforderungen, der für das Gelingen der Vertrauensarbeitszeit täglich gemeistert werden muss.

[Headline H2] Die gesetzlichen Rahmenbedingungen zur Zeiterfassung in Deutschland und der Schweiz

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 beschlossen, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht diese Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nur ein wenig konkreter: Es fordert aktuell nur die Aufzeichnung von Arbeitszeiten, die über 8 Stunden hinausgehen.

Auch in der Schweiz sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, ob die maximale Wochenarbeitszeit von 45 bis 50 Stunden eingehalten wird.

So gestaltet sich die Vertrauensarbeitszeit in der Praxis

In Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich gestalten, solange sie das Arbeitszeitgesetz einhalten. Zeiterfassungstools werden nur zur Erfüllung der Erfassungspflicht eingesetzt. Die erfassten Zeiten spielen für die Unternehmen allerdings keine Rolle, außer zur Dokumentation der Erfassungspflicht.

Die Unternehmen legen also keine Kernarbeitszeit fest, können jedoch einen bestimmten Zeitkorridor vorgeben. So gehen Arbeitgeber sicher, dass zu gewünschten Zeiten jemand im Unternehmen erreichbar ist. Wichtig ist jedoch, dass sowohl gesetzliche als auch tarifliche Vorgaben eingehalten werden müssen: Auf ausreichende Ruhepausen und -phasen muss geachtet, die maximale Höchstarbeitszeit darf nicht überschritten werden. 

Geht die täglich erbrachte Arbeitszeit über die tariflichen oder gesetzlichen Arbeitszeiten hinaus, müssen die Überstunden laut § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet werden – diese Regelung ist bereits im Gesetz verankert gewesen und daran änderte auch die auf EU-Ebene beschlossene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nichts.

Wichtige Faktoren des Vertrauensarbeitszeitmodells

• Die Vertrauensarbeitszeit kann im Arbeitsvertrag oder etwa durch tarifliche Regelungen festgelegt sein.
• Die Erwartungen an die Vertrauensarbeitszeit und ihren Zielen sollten zwischen Führungskräften und Mitarbeitern klar kommuniziert werden; ebenso, dass keine Präsenzkultur vorherrscht, sondern flexible Arbeitszeitmodelle.
• Es werden keine festen Arbeitszeiten angegeben, jedoch kann definiert werden, was als Überstunden zu betrachten ist.
• Überlastung durch Mehrarbeit gilt es vorzubeugen: etwa durch eine genaue Projektzeiterfassung oder ein detailliertes Projektmanagement.
• Die Mitarbeiter sollten hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben geschult werden – auch das ist Teil der Eigenverantwortung, die für das Funktionieren der Vertrauensarbeitszeit getragen werden muss.
• Der Betriebsrat hat laut 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht zum Beginn sowie Ende der täglichen Arbeitszeit und ist für solche Regelungen einzubeziehen.

Darüber hinaus gibt es noch viele Regelungen, die Unternehmen bei der Einführung von Vertrauensarbeitszeit beachten müssen. Die Einführung eines solchen Arbeitszeitmodells geht einher mit Verwaltungsaufwand, der sich ebenfalls bei der Einführung einer Zeiterfassung ergibt. Hier liegt die Entscheidung bei den Unternehmen, welcher Aufwand in Kauf zu nehmen ist.

Wie wirkt sich die Arbeitszeiterfassung auf die Vertrauensarbeitszeit aus?

Eine Zeiterfassungspflicht für bestimmte Gruppen bzw. für Überstunden bestand bereits vor dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung, wurde aber dadurch noch erweitert. So wurde das bisherige Arbeitszeitgesetz um einige Abschnitte erweitert, sodass genau festgelegt ist, wie und für wen die Erfassung zu erfolgen hat. Bereits heute ist sie z.B. für Auszubildende oder Beschäftigte, die Mindestlohn verdienen, verpflichtend.

In Deutschland wird Vertrauensarbeitszeit oft von Führungskräften genutzt. Ausschlaggebend dafür ist die Annahme, dass diese sich nach den vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten richten und Ruhepausen einhalten. Außerdem wird davon ausgegangen, dass Mehrarbeit flexibel auf Vertrauensbasis ausgeglichen wird.

Flexible Arbeitszeit mit Arbeitszeiterfassung – die neue Vertrauensarbeitszeit?

Verschiedene Marktbeobachtungen haben ergeben, dass Flexibilität und Mobilität für Mitarbeiter immer wichtiger werden. Besonders für jüngere Generationen spielen diese Benefits auf der Arbeit eine immer zentralere Rolle. Studien zeigen sogar, dass Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit selbstständig einteilen können, in der Regel mehr leisten. Daher sollten Arbeitgeber versuchen, mehr Flexibilität zu ermöglichen – sei es durch flexible Arbeitszeiten oder durch mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung. 

Genau wie bei der Vertrauensarbeitszeit können Arbeitnehmer bei flexiblen Zeitmodellen (z.B. Gleitzeit) selbst entscheiden, wann sie die zu erbringenden Stunden leisten möchten. Eine Kernarbeitszeit wird häufig von Unternehmen eingesetzt, um eine Erreichbarkeit aller Mitarbeiter zu bestimmten Uhrzeiten zu gewährleisten. Das vereinfacht u.a. die Teilnahme an Meeting-Terminen erheblich.

Ganz egal welches Modell zum Einsatz kommt: Zeiterfassungssysteme berechnen automatisch die vorgegebenen tariflichen, gesetzlichen und betrieblichen Arbeitszeiten – so wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nicht dauerhaft die Höchstarbeitszeit überschreiten. Es geht also darum, mehr Flexibilität und Mitbestimmungsrecht zu ermöglichen. Dies kann sich wiederum positiv auf die Employee-Experience auswirken.

Und außerhalb des Büros? Zeiterfassung erweist sich der Vertrauensarbeitszeit als überlegen

Ob im Außendienst, im Baugewerbe, im Gesundheitswesen oder in der Industrie: Der Wunsch zu mehr Arbeitszeitflexibilität besteht branchenunabhängig. Eine systematische Zeiterfassung ist hier gegenüber der Vertrauensarbeitszeit überlegen. Denn Anbieter von Zeiterfassungssoftware vernetzen diese Funktion oftmals mit einer Vielzahl anderer Komponenten. 

So ist die Arbeitszeiterfassung oft Grundlage für diverse Features, mit denen sich ebenfalls die Unternehmensressource Zeit managen lässt: darunter die Personaleinsatzplanung mit Software oder die Personalbedarfsermittlung. Gekoppelt an verschiedene Employee-Self-Services (bzw. Antragswesen) bekommen Mitarbeiter hier etwa die Möglichkeit, auf Wunschbücher und Diensttauschbörsen zurückzugreifen. Auf diese Weise lässt sich auch in Schichtmodellen ein gewisses Vertrauen oder Mitbestimmungsrecht umsetzen.

Vorteile der Vertrauensarbeitszeit

• Mehr Eigenverantwortung & Flexibilität für Mitarbeiter: Beschäftigte können Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen individuell gestalten, was eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ermöglichen kann. Dies ist daher besonders attraktiv für Fachkräfte, die nicht an starre Arbeitszeiten gebunden sind.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität: Weniger Kontrolle führt oft zu höherem Engagement und intrinsischer Motivation. Somit können Mitarbeiter in ihren produktivsten Phasen arbeiten (z.B. Rücksichtnahme auf „Morgen-“ oder „Abendmenschen“) und leiden seltener an Stress durch festgelegte Arbeitszeiten oder unnötige Anwesenheit im Büro.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Wegfall von starren Stechuhren oder manuell geführten Arbeitszeitlisten führen theoretisch dazu, dass HR-Verantwortliche weniger Zeit für die Arbeitszeiterfassung aufwenden müssen. Da eine Erfassung jedoch gesetzlich vorgegeben ist, handelt es sich hier nur um einen theoretischen Vorteil. Digitale Lösungen zur Zeiterfassung können den Aufwand auf ein Minimum reduzieren, sodass Personalverantwortliche auch in der Praxis wenig Zeit zur Nachbearbeitung aufbringen müssen.

Nachteile von Vertrauensarbeitszeit

• Risiko unbezahlter Überstunden: Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter mehr arbeiten als vertraglich vorgesehen, ohne dass dies dokumentiert oder vergütet wird. Besonders problematisch ist das für tarifgebundene Unternehmen oder Branchen mit klaren Arbeitszeitregelungen, wie z.B. bei Schichtarbeit.
• Herausforderungen bei der Nachverfolgbarkeit von Arbeitszeiten: Unternehmen müssen trotz Vertrauensarbeitszeit sicherstellen, dass gesetzliche Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Ohne klare Dokumentation drohen Strafen durch Arbeitsaufsichtsbehörden.
• Schwierige Durchsetzung gesetzlicher Anforderungen: Laut dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassungspflicht sind Unternehmen in der Pflicht, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Die Herausforderung liegt darin, ein System dafür zu etablieren, ohne das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit aufzugeben. Fachkräfte könnten sich kontrolliert fühlen, wenn sie plötzlich ihre Arbeitszeiten erfassen müssen.

Wichtige To-dos für Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit

Folgende Maßnahmen helfen bei einer erfolgreichen Umsetzung. Dadurch bleibt das Vertrauen der Mitarbeiter erhalten, während gesetzliche Pflichten sicher erfüllt werden.

• Vertrauensarbeitszeit mit Zeiterfassung kombinieren: Führen Sie ein flexibles Zeiterfassungssystem ein, das Fachkräfte eigenverantwortlich nutzen. So entstehen klare Richtlinien zur Arbeitszeitdokumentation, ohne den Fokus auf Ergebnisorientierung zu verlieren. Die Nutzung digitaler Tools (z.B. Apps oder HR-Software) vereinfachen auf diese Weise die Erfassung von Arbeitszeiten.
• Transparente Kommunikation mit Belegschaft: Die frühzeitige Information über gesetzliche Änderungen und deren Auswirkungen sind für Unternehmen essenziell. Klären Sie Mitarbeiter über den Zweck der Zeiterfassung auf (Arbeitsschutz, Vermeidung unbezahlter Überstunden). Ebenfalls können Sie vorab Ihre Belegschaft befragen und diese somit aktiv in die Wahl eines Zeiterfassungssystems einbinden.
• Lösungen für eine faire und rechtskonforme Zeiterfassung: Individuelle Erfassungsmethoden sind wichtig, um verschiedene Arbeitsmodelle abzubilden (Büro, Remote, Außendienst). Regelmäßige Kontrolle, ob Arbeitszeiten und Pausen korrekt erfasst werden, gehören somit dazu. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter nicht über ihre vertragliche Arbeitszeit hinaus belastet werden, um Ihre Belegschaft und Ihr Unternehmen gleichermaßen zu schützen.