Urlaubsplaner-Vorlage für Excel – Einfach entspannt planen

Warum eine Urlaubsplaner-Vorlage nutzen?

Wer ist heute vor Ort? Welche Fachkräfte sind in der nächsten Woche verfügbar? Ist möglicherweise ein Leistungsträger heute krank? Ohne eine klare Urlaubsplanung kann es dazu kommen, dass plötzliche Lücken in der Dienstplanung entstehen, die den Geschäftsbetrieb erheblich beeinflussen. Dies kann dazu führen, dass bei anderen Mitarbeitern teure Überstunden anfallen oder andere Kollegen kurzfristig in den Betrieb beordert werden müssen.

Unsere kostenlose Urlaubsplaner-Vorlage hilft jedoch dabei, geplante sowie ungeplante Abwesenheiten zu koordinieren, personelle Engpässe im Team / Betrieb zu vermeiden und so einen unterbrechungsfreien Workflow sicherzustellen.

Wer von einer Urlaubsplaner-Excel-Vorlage profitiert

Mit unserer Vorlage zur Urlaubsplanung gehören vermeidbare Überschneidungen bei Abwesenheiten künftig der Vergangenheit an. Unsere Tabelle eignet sich dabei ideal für folgende Anwendungsfälle:

• Dokumentation von Urlaubszeiten innerhalb der HR-Abteilung
• Nachverfolgung von Urlauben & Abwesenheiten durch Teamleiter
• Urlaubsplanung unter Kollegen & Abstimmung innerhalb einzelner Teams

Ob als Vorgesetzter oder gemeinschaftlich innerhalb einer Abteilung – eine Excel-Vorlage zur Urlaubsplanung ist auch für Laien kinderleicht zu pflegen und intuitiv nachvollziehbar. Geplante Abwesenheiten oder Krankheitstage tragen Sie hier ohne großen Aufwand ein und behalten so ganz leicht die Übersicht. Ideal für kleine Betriebe.

Anleitung: So nutzen Sie die Urlaubsplaner-Vorlage 

Bei den ersten Schritten mit unserer praktischen Excel-Vorlage zur Urlaubsplanung nehmen wir Sie gerne an die Hand. Viel falsch machen können Sie dabei nicht – beachten Sie einfach folgende Punkte:

Eintragung der Mitarbeiterdaten

Ganz links in der Tabelle geben Sie grundlegende Informationen zu Ihren Mitarbeitern ein. Dazu zählen etwa die Personalnummer und natürlich der Name. Ergänzen Sie zusätzlich den vertraglichen Urlaubsanspruch sowie den eventuellen Resturlaub des Vorjahres. Daraus berechnet die Urlaubsplaner-Vorlage den Gesamturlaub für das laufende Jahr – in dem Beispiel für 2025.

Eintragung von Abwesenheiten

Standardmäßig umfasst unsere Excel-Vorlage drei Arten von Abwesenheiten: Urlaub / Sonderurlaub / Krankheit. Abhängig davon, was für welchen Mitarbeiter in welchem Zeitraum zutrifft, hinterlegen Sie im jeweiligen Datums-Kästchen den Buchstaben U, S oder K. Die Angaben zu den „Genommenen Urlaubstagen“ oder „Krankheitstagen“ in den entsprechenden Spalten unserer Vorlage werden dann je Mitarbeiter aktualisiert.

Individuelle Anpassung

Sie benötigen für Ihr Unternehmen abweichende Beschreibungen oder möchten Abwesenheiten anders farblich hinterlegen? Passen Sie unsere Urlaubsplaner-Vorlage gerne ganz flexibel an. Bei Bedarf können Sie auch Feiertage ergänzen oder neue Spalten hinzufügen. Auch die Berechnung der jeweiligen Summen zu Urlaubstagen und Co. sind bei Bedarf flexibel anpassbar – nutzen Sie dafür einfach die Funktionen des Programms.

Unsere Urlaubsplaner-Vorlage für Excel ist der praktische Helfer – insbesondere für kleine Unternehmen – die mehr Struktur in die interne Urlaubsplanung bringen wollen. Suchen Sie mehr als das? Bei GFOS finden Sie auch leistungsstarke Lösungen zur digitalen Urlaubsplanung.

Digitale Urlaubsplanung – Die automatische Alternative

Die manuelle Pflege eines Excel-Urlaubskalenders kann für kleine Unternehmen ungemein praktisch sein. Doch spätestens dann, wenn das Unternehmen wächst oder verschiedene Arbeitszeitmodelle zum Einsatz kommen, können die Funktionen einer einfachen Excel-Tabelle meist nicht mehr mit den Anforderungen eines Unternehmens mithalten. Die Lösung? Eine komfortable digitale Urlaubsplanung – mit wenigen Klicks.

Vorteile der Urlaubsplanungs-Software von GFOS

Eine Übersicht für alles – das Fehlzeitenmanagement im Betrieb war noch nie so einfach und intuitiv wie mit unseren leistungsfähigen Modul-Lösungen. Erfahren Sie hier, wie GFOS Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Urlaubsplanung 2025 erleichtert.

• Zeit sparen: Nie mehr Arbeitszeit mit manuellen Eingaben und Freigaben vergeuden. Alle verbliebenen Urlaubstage und relevanten Abwesenheiten werden laufend für jeden Mitarbeiter errechnet und aktualisiert. Urlaubsanträge lassen sich ganz einfach digital einreichen, von Vorgesetzten prüfen und mit wenigen Klicks direkt genehmigen.
• Fehler vermeiden: Sind plötzlich zwei wichtige Fachkräfte in einer Woche weg? Mit unserer Software sind Ihre Teams nie wieder versehentlich unterbesetzt – Überschneidungen in Abwesenheiten werden automatisch erkannt und gekennzeichnet: So gehen nie wieder händische Urlaubsanträge verloren.
• Echtzeit-Übersicht: Von der HR-Abteilung bis zu den Vorgesetzten haben alle Entscheidungsträger die volle Übersicht über alle für sie relevanten Abwesenheiten. Neue Einträge in der Urlaubsplanung oder Terminkonflikte sind immer in Echtzeit verfügbar, sodass zeitnah Entscheidungen zu allen Anträgen getroffen werden können.
• Einfache Integration: Unsere GFOS-Modullösung lässt sich ohne Probleme an eine Vielzahl von Systemen anbinden – so können genehmigte Urlaubsanträge zum Beispiel automatisiert in Kalender-Systeme eingetragen sowie in der Zeiterfassung oder der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.
• Mobil verfügbar: Sie und Ihre Mitarbeiter sind viel unterwegs? Unsere GFOS App ist immer mit dabei. So können Abwesenheiten jederzeit mobil eingepflegt werden. Von der Beantragung eines Urlaubstages bis zur Prüfung und Genehmigung vergehen so im Idealfall nur Minuten – alles ganz entspannt vom Handy aus.
• Rechtlich sicher: Unsere Software ermöglicht eine sichere Speicherung von Personaldaten. Die GFOS-Lösung zur Abwesenheitserfassung ist DSGVO-konform. Alle relevanten Daten sind sorgfältig dokumentiert und werden regelmäßig in automatisch generierten Berichten für etwaige Prüfungen zusammengefasst.