Überstundenrechner: Vergütung digital berechnen & Tipps zum Umgang mit Überstunden

Überstunden zu berechnen, stellt eine komplexe Aufgabe dar. Denn dabei müssen viele Faktoren beachtet werden. Zur Berechnung der Überstunden kann man einen einfachen Stundenzettel und einen Rechner benutzen – vorausgesetzt, die Berechnungsgrundlage ist bekannt.

Überstunden-Vergütung berechenen mit Überstundenrechner

Keine Lust, die Überstunden zur Auszahlung manuell zu berechnen? Wenn Sie nicht den klassischen Weg mit Stift, Zettel und Papier nutzen möchten, können Sie einfach unseren kostenlosen Überstunden-Online-Rechner ausprobieren, und die Vergütung somit kalkulieren. Nutzen Sie dafür die unten aufgeführten Felder:

Überstunden berechnen: so gelingt's

Zur Berechnung von Überstunden können Sie eine einfache Rechnung heranziehen. Sie benötigen zunächst die Angabe des Bruttostundenlohns. Diese können Sie einfach berechnen, indem Sie Ihre Wochenstunden mit 4,33 multiplizieren und anschließend Ihr Bruttomonatsgehalt durch das vorherige Ergebnis teilen. Anschließend muss der resultierende Stundenlohn nur noch mit der Anzahl der Überstunden multipliziert werden. Hier folgt ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Eine Person in Ihrem Unternehmen hat ein Bruttomonatsgehalt von 4.000 Euro. Die eigentliche Arbeitszeit dieser Person beträgt 40 Stunden pro Woche. Im vorherigen Monat hat sie allerdings 8 Überstunden geleistet.

Monatsstunden berechnen:

40 (Wochenstunden) x 4,33 = 173,2 (Monatsstunden)

Stundenlohn berechnen:

4.000 (Bruttomonatsgehalt) / 173,2 = 23,09 Euro

Überstundenentgelt berechnen:

23,09 (Stundenlohn) x 8 (geleistete Überstunden) = 184,72 Euro 

Etwaige Zuschläge müssen Sie anschließend nur noch prozentual dazurechnen - und schon haben Sie Ihr individuelles Ergebnis. Der Überstundenlohn ist also der Stundenlohn zuzüglich des Überstundenzuschlags. 
Beim Ergebnis handelt es sich jedoch nur um den Bruttobetrag des Überstundenlohns. Das tatsächliche Nettoentgelt ergibt sich erst nach Abzug individuell anfallender Steuern und wird daher geringer ausfallen.

Regelungen zur Erfassung von Überstunden in Deutschland und in der Schweiz

In jedem Unternehmen fällt hin oder wieder Mehrarbeit an. Diese Überstunden müssen genau dokumentiert und festgehalten werden, da sie erheblichen Einfluss auf die Arbeitszeiten haben. Das schreibt das Arbeitszeitgesetz in § 16 Abs. 2 vor. 

Überstunden zählen anteilsmäßig zum vereinbarten Entgelt – das steht oftmals schriftlich im Arbeitsvertrag niedergeschrieben. Außerdem können sie als Freizeit erstattet werden, etwa wenn ein Gleitzeitkonto besteht und sie durch eine digitale Zeiterfassung auf dem Zeitkonto der Mitarbeiter gespeichert werden. Wenn die im Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitszeiten inklusive der schon mehr Erbrachten überschritten werden, besteht nicht immer eine Entgeltschuld des Arbeitnehmers – die Mehrarbeit muss nämlich ausdrücklich angeordnet sein.

Müssen Überstunden in Deutschland vergütet werden?

Grundsätzlich gibt es kein allgemeines Gesetz, das eine verpflichtende Vergütung von Überstunden festlegt. Stattdessen spielen individuelle Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge eine wichtige Rolle. Der Arbeitgeber kann die Vergütung entweder in Form von Geld oder durch Freizeitausgleich leisten, abhängig von den getroffenen Vereinbarungen.

• Tarifverträge / betriebliche Regelungen: In vielen Branchen kommen Tarifverträge zum Einsatz, welche die Vergütung von Überstunden regeln. Diese können entweder die Bezahlung oder den Freizeitausgleich für Überstunden vorschreiben. Beispielsweise erhalten Angestellte im öffentlichen Dienst häufig entweder eine finanzielle Vergütung oder einen entsprechenden Freizeitausgleich.
• Ausnahmen und Sonderfälle: Es gibt in Deutschland auch viele Ausnahmen. So sind z.B. leitende Angestellte, die als "vertrauensvolle Mitarbeiter" gelten, häufig von einer gesonderten Vergütung ausgenommen. § 18 Abs. 1 ArbZG beschreibt zudem, dass leitende Angestellte nicht unter die regulären Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes fallen. Somit können unter anderem für diese Gruppe von Mitarbeitern ebenfalls gesonderte Regelungen zur Erfassung und Vergütung von Überstunden gelten.

Müssen Überstunden in der Schweiz vergütet werden?

Im Vergleich zu Deutschland wird in der Schweiz die Vergütung von Überstunden klarer durch gesetzliche Vorgaben geregelt. Das geht besonders aus dem Obligationenrecht (OR) und dem Arbeitsgesetz (ArG) hervor. In der Schweiz besteht somit eine Pflicht zur Vergütung von Überstunden, solange keine andere Vereinbarung getroffen wurde. 

• Gesetzliche Grundlagen im Obligationenrecht (OR): Nach Art. 321c Abs. 1 OR ist der Arbeitnehmer verpflichtet, Überstunden zu leisten, sofern diese notwendig sind und ihm zugemutet werden können. Die geleisteten Überstunden müssen gemäß Art. 321c Abs. 2 OR entweder mit einem Lohnzuschlag von mindestens 25 % oder durch Freizeit von gleicher Dauer kompensiert werden, es sei denn, es wird etwas anderes vereinbart.
• Zudem gibt es in der Schweiz die Überzeit: Das ist Arbeitszeit, die über die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit (oft 45 oder 50 Stunden pro Woche) hinausgeht. Diese muss in der Regel mit einem Lohnzuschlag von 25 % vergütet werden (Art. 13 ArG).
• Individuelle Vereinbarungen und Tarifverträge: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können schriftlich vereinbaren, dass Überstunden nicht vergütet werden, sondern durch Freizeit abgegolten werden. Solche Vereinbarungen sind im Rahmen des Obligationenrechts rechtlich zulässig, solange sie nicht die gesetzlichen Vorschriften zur Überzeit verletzen.

Wie entstehen Überstunden und wie können sie vermieden werden?

Überstunden sind oft ein Symptom für strukturelle oder organisatorische Herausforderungen im Unternehmen. Eine Kombination aus besserem Zeitmanagement, effizienteren Prozessen und einer verbesserten Kommunikation im Team kann dazu beitragen, Überstunden langfristig zu reduzieren. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von einer besseren Balance zwischen Arbeitszeit und Freizeit.

Darum kommt es in Unternehmen zu Überstunden

• Projekt- und Termindruck: Enge Deadlines und unvorhergesehene Projektänderungen führen oft dazu, dass Mitarbeiter zusätzliche Stunden arbeiten müssen, um die vom Unternehmen angestrebten Ziele zu erreichen.
• Personalengpässe: Krankheitsbedingte Ausfälle, unbesetzte Stellen und der Fachkräftemangel führen dazu, dass vorhandene Mitarbeiter die Arbeit von fehlenden Kollegen übernehmen müssen.
• Fehlende Priorisierung: Eine mangelnde Strukturierung der Aufgaben führt dazu, dass dringende und wichtige Aufgaben nicht frühzeitig erkannt und bearbeitet werden, was zu Zeitdruck am Ende eines Projekts führt. Hier können Tools zur Projektzeiterfassung helfen, um Strukturen in die Projektlage zu bringen.
• Ineffiziente Arbeitsprozesse: Unklare Zuständigkeiten, unnötig komplizierte Arbeitsabläufe oder veraltete Technologien können darin resultieren, dass Aufgaben länger dauern als nötig.
• Kundenerwartungen: Kunden, die außerhalb der regulären Arbeitszeiten betreut werden müssen, unklar definierte Projektziele oder kurzfristige Änderungswünsche führen oftmals zu unerwartet hohen Mehraufwänden.

So vermeiden Sie Überstunden in Ihrem Unternehmen

• Effektives Zeitmanagement: Aufgaben sollten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert werden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Dazu gehört auch die Erstellung realistischer Zeitpläne, um unerwartete Verzögerungen direkt abzudecken. Das reduziert den Druck, schon Ressourcen und die Mitarbeiter zugleich.
• Optimierung von Arbeitsprozessen: Identifizieren Sie ineffiziente Prozesse und optimieren Sie sie durch klare Zuständigkeiten und den Einsatz moderner Technologien. Auch die Automatisierung kann dabei helfen, zeitraubende Aufgaben effizienter zu gestalten. In der Fertigung kommt etwa MES-Software zum Einsatz, um Fertigungsprozesse zu analysieren und diese im Anschluss zu optimieren.
• Personalplanung verbessern: Eine vorausschauende Personalplanung, die auch Urlaubs- und Krankheitsvertretungen berücksichtigt, kann automatisch zur Vermeidung von Engpässen führen. Eine Software zur Personaleinsatzplanung kann in diversen Branchen dabei helfen, die erforderlichen Qualifikationen, Zeitpläne und Mitarbeiterressourcen ideal abzustimmen.
• Kommunikation optimieren: Offene Kommunikation im Team über Kapazitäten und Arbeitsbelastung hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Führungskräfte sollten Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen und sicherstellen, dass einzelne Mitarbeiter nicht überlastet werden.
• Realistische Erwartungshaltung: Kunden sollten frühzeitig über realistische Lieferzeiten informiert werden, um unnötigen Termindruck zu vermeiden. Vereinbarungen über Erreichbarkeit und Supportzeiten helfen dabei, klarzustellen, wann Überstunden gerechtfertigt sind und wann nicht.

Überstunden mit Software berechnen: Ist das einfacher?

Die klare und kurze Antwort darauf lautet: Ja! Mithilfe einer softwaregesteuerten Arbeitszeiterfassung geht das völlig automatisch. Denn Mitarbeiter stempeln sich ein und aus. Die Arbeitszeiten fließen automatisch in das Arbeitszeitkonto, in dem auch die wöchentliche Höchstarbeitszeit festgelegt ist. So werden die Überstunden automatisch kalkuliert. Mit wenigen Klicks können Mitarbeiter selbst oder die Vorgesetzen somit Auswertungen über die geleisteten Stunden ausgeben. 

Überstundenvergütung mit Payroll-Schnittstelle automatisieren

Neben einer Software zur Stundenerfassung lohnt sich auch der Einsatz ganzheitlicher HR-Software im Unternehmen. Die Lösung von GFOS beinhaltet z.B. eine softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung, die es Planungsverantwortlichen einfach macht, die anfallenden Stunden und Personalressourcen in den Einklang zu bringen.

Darüber hinaus unterstützt das System eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der der individuellen Berechnung der Überstunden-Vergütung. Über diese Lohnsoftware-Erweiterung kommuniziert das Workforce-Management-System mit der eingesetzten Lohn- und Gehaltsabrechnung oder mit dem ERP-System. Die Zeitdaten zu den Überstunden werden dann aufbereitet und digital übertragen – manuelle Übertragungsfehler lassen sich so bei der Abrechnung von Überstunden vermeiden.

+++ Die Inhalte dieses Beitrags und insbesondere die rechtlichen Aspekte wurden mit bestem Wissen und Gewissen recherchiert und stellen keine Rechtsberatung dar. Die GFOS mbH kann daher keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Für konkrete Rechtsfragen konsultieren Sie bitte in jedem Fall einen Rechtsanwalt / eine Rechtsanwältin. +++