Die Definition von Smart Working

Smart Working beschreibt ein Arbeitsplatzkonzept, das den Mitarbeitenden viel Handlungsfreiheit bietet. Es bedient sich an der zeitlichen und räumlichen Flexibilität sowie unterschiedlichen technologischen Entwicklungen, die das zeit- und ortsungebundene Arbeiten erst ermöglichen. Kreativität und der offene Austausch werden in diesem Arbeitsumfeld gefördert.

Einordnung der Entwicklung

Der Arbeitsmarkt befindet sich in einem stetigen Wandel. Dieser Wandel wurde allerdings durch die Digitalisierung und die Pandemie um ein Vielfaches beschleunigt. Was vor einiger Zeit noch Mobile Office genannt wurde, entwickelte sich im Hinblick auf aktuelle Herausforderungen weiter. Schon vor der Coronapandemie beschäftigte man sich im wissenschaftlichen Umfeld umfassend mit der Arbeitswelt der Zukunft und auch der Begriff Smart Working wurde schon genutzt.

Anne Marie McEwan beschreibt 2016 in ihrem Werk Smart Working – Creating the Next Wave verschiedene Smart Working Indikatoren aus der Vergangenheit, die auf unterschiedliche Bereiche zutrafen. Ein erster Indikator trat bereits vor Jahrzenten im Industrieumfeld auf: „In lean and agile manufacturing two decades ago, there had already been a first wave of smart working based on ‘high-trust management cultures and values as the cornerstone’ […]”. Weiter definierte sie das Konzept im Jahr 2016 als “agile, dynamic and emergent“ sowie als Ergebnis eines Organisationsdesigns, das einen starken Kundenfokus sowie eine hohe Wertschätzung der Mitarbeitenden aufweise.

Unterschied zu New Work

Smart Working steht - ebenso wie New Work – für eine zukunftsgerichtete Arbeitsumgebung. Die Bezeichnung New Work konnte sich aber bereits in den 1970ern etablieren. Geprägt wurde dieser Begriff hauptsächlich durch den Philosophen und Anthropologen Frithjof Bergmann. Mit der Zeit wandelte sich seine ursprüngliche Bedeutung, sodass New Work heute vor allem moderne Arbeitswelten, die sich nach den Anforderungen der digitalen Transformation, dem demografischen Wandel und der Globalisierung richten, beschreibt.

Smart Working Ansätze

Smart Working kann im Arbeitsalltag unterschiedliche Formen annehmen und von Unternehmen auf verschiedene Weisen sowie in unterschiedlich starken Ausprägungen gelebt werden. Das Ausmaß der eingesetzten Praktiken richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen der Branche und des Unternehmens.

Zur Smart Working Theorie gehört insbesondere die Flexibilität der Mitarbeitenden. Das kann z. B. bedeuten, dass diese auch im Homeoffice oder einem anderen Ort arbeiten. © Bild: Unsplash

Flexible Arbeitszeiten

Verschiedene Modelle zur Arbeitszeitflexibilisierung sind ein Teil des Smart Working Ansatzes. Spätestens seit 2020 finden sie in fast jeder Branche Anwendung. Ob Gleitzeit, Job-Sharing, Workations, Lebensarbeitszeit oder hybride Arbeitsmodelle, die sich durch den Arbeitseinsatz zu Hause und am Unternehmensstandort charakterisieren: Flexibilität und Mobilität sind für Arbeitnehmende nachweislich wichtiger geworden. Der Fokus liegt auf der idealen Vereinbarung von Familie und Beruf. Für die Zukunft müssen Unternehmen Wege finden, bei denen der persönliche Austausch zwischen den Mitarbeitenden nicht leidet. Gerade im dauerhaften Homeoffice kann dieser zu kurz kommen. Dennoch dürfen die Anforderungen nach gesteigerter Flexibilität nicht einfach ignoriert werden.

Innovationsfördernde Arbeitsumgebungen

Dieser Punkt knüpft zum Teil an den vorherigen an: Organisationen müssen sich darüber klar werden, wann es für Mitarbeitende einen Sinn ergibt, aus dem Homeoffice zu arbeiten und wann es vorteilig sein kann, in kreativen Teams physisch zusammenzuarbeiten. Ansätze wie Desk-Sharing sind hier von Vorteil: Bei diesem Konzept teilen sich mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch, da nicht alle zur gleichen Zeit am Unternehmensstandort anwesend sind. Smart Working bedeutet also auch Kosten zu sparen bzw. Stadtbilder durch weniger Bebauung zu entzerren. Weniger Büromöbel, weniger anzumietende Fläche und ein agiles Image für das eigene Employer Branding sind einige Vorteile dieses Aspekts.

Gezielter Einsatz unterstützender Technologie

Damit der flexible und ortsungebundene Arbeitseinsatz möglich ist, müssen die technologischen Voraussetzungen stimmen. Das meint zum einen eine sichere VPN-Verbindung für etwaige Arbeit aus dem Homeoffice. Zum anderen kann aber auch der Informationsfluss im Allgemeinen darunter verstanden werden. Ob über E-Mails, Chat-Systeme, Videokonferenztools oder eine HR-Software: Der Austausch zwischen den Mitarbeitenden muss beim Einsatz unterschiedlicher Arbeitsorte bestehen, damit alle auf dem jeweils aktuellen Stand sind.

Vorteile von Smart Working

Durch das Smart Working Konzept ergeben sich sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmende verschiedene Vorteile. Unten finden Sie einen kurzen Überblick:

Agiles Image für das Employer Branding
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und damit bessere Employee Experience
Wertschätzende Arbeitsumgebungen basierend auf agilen Führungsmethoden
Verbesserung der Work-Life-Balance
Produktivitätssteigerung durch kreative Arbeitsumgebungen
Zeitersparnis für Mitarbeitende wegen wegfallender Pendelstrecken

Workforce Management als Enabler nutzen

Wie bereits beschrieben sind die technischen Grundvoraussetzungen für Smart Working Ansätze unerlässlich. Workforce Management Lösungen haben sich in den letzten Jahren dafür als praktisch erwiesen. Die verschiedenen Bestandteile wie digitale Zeiterfassungssysteme und mobile Personaleinsatzplanung können dabei helfen, die Arbeitszeiten zu flexibilisieren und an den Wünschen der Mitarbeitenden auszurichten. Employee Self Service Tools unterstützen zudem bei der Planung, da etwa das Fehlzeitenmanagement auf diese Weise digitalisiert werden kann. Somit werden Arbeitnehmende aktiv in Planungsprozesse einbezogen und können direkt auf die Arbeitszeitgestaltung einwirken.

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