In der Industrie wird unter dem Schlagwort Industrie 4.0 mit Hochdruck am Konzept der Smart Factory gearbeitet und in Verwaltungs- und sonstigen Büroabteilungen wird der Ruf nach dem Smart Office lauter und lauter. Doch was verbirgt sich hinter der Idee des intelligenten Büros und welche Rahmenbedingungen müssen geschaffen werden, um ein produktives und angenehmes und dabei sicheres Arbeiten zu ermöglichen?

Vernetzung, Kreativität und Organisation

Im Prinzip ist das Konzept recht simpel und gerade deshalb so außergewöhnlich: Alle bzw. möglichst viele elektronische Geräte werden über das Internet miteinander verbunden, kommunizieren miteinander und werden steuerbar, und das in Echtzeit. Darüber hinaus werden ggfs. Daten und Einstellungen gespeichert, um eine möglichst angenehme und schnell verfügbare IT-Infrastruktur bereitstellen zu können.

Konkret könnte das heißen, dass das vernetzte System erkennt, wenn man sich mit der Chipkarte oder dem Key-Fob im Firmengebäude anmeldet. Auf den Fluren zum Büro geht das Licht an und auch am Arbeitsplatz stellen sich Beleuchtung und Raumtemperatur automatisch ein. Sollte direkt ein Meeting anstehen, kann das Smartphone einen Hinweis inkl. Raumbenennung und dergleichen anzeigen – über eine App kann die WLAN-fähige Kaffeemaschine gestartet werden.

Das Smart Office ist dabei eine konsequente Weiterentwicklung von älteren Bürokonzepten, die allesamt entwickelt wurden, um den Arbeitnehmern eine größtmögliche Flexibilität geben zu können und dadurch wiederum die Effektivität und Produktivität zu steigern:

Digital Office: Die Einführung von Computern und die Automatisierung von ersten Prozessen.
Mobile Office: Die Möglichkeit, von nahezu überall aus zu arbeiten (auch Home Office oder Flexible Office).
Smart Office: Die ganzheitliche Vernetzung und Digitalisierung des Arbeitsbereichs und der Technik und Tools.

Beim Smart Office gehen die Entwicklungen so weit, dass auch die Gebäudetechnik einbezogen wird. Parkplatzüberwachung, Zutrittskontrolle, Besuchermanagement, Brandschutztechnik und weitere Bereiche fließen in das Konzept ein – das intelligente Büro bzw. Gebäude ist das angestrebte Ziel. Hier finden sich auch die Unterschiede zum Smart Home, weil der Umfang eines Smart Office-Projektes ein spezialisiertes Planungsbüro zur Umsetzung nötig macht. Smart Home-Produkte sind hingegen zumeist vom Nutzer selbst in Betrieb zu nehmen bzw. verbinden sich selbst über Schnittstellen, WLAN- oder Bluetooth-Verbindungen.

Sicherheit für Gebäude und Daten

Die neu gewonnenen Freiheiten und Möglichkeiten müssen mit Hilfe eines umfangreichen und datenschutzkonformen Sicherheitskonzepts geschützt werden. Denn gerade digital vernetzte Systeme bieten potentielle Angriffsflächen durch unbefugte Personen. Zum einen muss die Zugangs- und Zutrittskontrolle über ein professionelle Berechtigungskonzept geregelt sein. Zum anderen ist die Zugriffskontrolle ein großer Bereich, der penibel und dabei stets flexibel konfiguriert sein muss. Denn der Schutz der Mitarbeiter, der Daten und des gesamten Unternehmens steht an erster Stelle – vor allem in Zeiten der Digitalisierung.

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