Professionelle Zutrittssysteme lassen sich mit Personaleinsatzplanung- und Zeiterfassungsprogrammen (Workforce Management) kombinieren. So erhalten Geschäftsführung und Personalabteilung eine Softwarelösung, die vernetzt und synchron arbeitet. Neben dem Sicherheitsaspekt werden auch Themen wie Arbeitszeiterfassung, Dienstgang- und Urlaubsbeantragung und dergleichen abbildet.

Workforce Management mit integriertem Sicherheitskonzept

Mathias Spiekermann ist Teamleiter Kundenberatung Workforce & Access bei der GFOS mbH, zudem im Bereich des Produktmanagements tätig und kennt sich daher auch mit komplexen und übergreifenden Projekten in den Bereichen Sicherheits- und Workforce Management aus.

Herr Spiekermann, die Zeiten des herkömmlichen Schlüssels sind gezählt und Stück für Stück erhalten digitale Schließsysteme Einzug – aktuell hauptsächlich bei Unternehmen, aber langsam auch im privaten Gebrauch. Wie stark wächst die Nachfrage nach professionellen Lösungen aus Ihrer Sicht?

Mathias Spiekermann: Rückblickend auf die Gegebenheiten vor fünf bis zehn Jahren können wir auf einen deutlichen Anstieg an realisierten Projekten im Bereich der Zutrittssteuerung/-kontrolle und den damit verbundenen Anforderungen seitens unserer Kunden verweisen. Die von den Medien vielfach kolportierten „unsicheren Zeiten“ schlagen sich auch immer stärker in den Wünschen und Bedürfnissen unserer Kunden wieder, welchen wir mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Lösungen im Bereich GFOS.Access Control Rechnung tragen.

Der Vorteil ganzheitlicher Sicherheitssysteme liegt auf der Hand, aber was genau ist Ihrer Erfahrung nach der Haupttreiber, der zur Einführung eines Systems zur Zutrittskontrolle führt?

Mathias Spiekermann: In meinen Augen gibt es zwei bis drei Haupttreiber zur Einführung eines Sicherheitssystems:

Subjektives Sicherheitsempfinden
Wie bereits zuvor kurz angesprochen, herrscht in der Gesellschaft und damit auch in den Unternehmen heutzutage ein gänzlich anderes Sicherheitsempfinden, als noch vor ein paar Jahren. Vielfach getriggert durch die Medien herrscht heute ein subjektiv schlechteres Sicherheitsempfinden bei den Entscheidungsträgern vor, was zur Einführung eines Sicherheitssystems oder dessen stärkerer Ausprägung führt.
Effektive Sicherheitsanforderungen
Neben subjektiven Faktoren spielen aber auch immer wieder quantifizierbare Anforderungen eine Rolle zur Einführung. Dies können steigende Diebstahlszahlen am Arbeitsplatz sein, aber auch die Absicherung von Wertgegenständen. Und mit Wertgegenständen sind in der heutigen Zeit vielfach auch immaterielle Güter gemeint, mit Blick auf die Anforderungen z. B. der DSGVO bedarf es heute einer deutlich stärkeren und nachvollziehbaren Absicherung personenbezogener Daten, ergo von Rechenzentren, Personalabteilungen, etc.
Technische Faktoren
Auch die immer noch fortschreitende Digitalisierung darf in dieser Hinsicht nicht unberücksichtigt bleiben. Schließanlagen auf Basis von mechanischen Zylindern, teils Jahrzehnte alt, stoßen vielfach an ihr Lebens- und Supportende. Hier bietet ein Austausch gegen eine moderne Sicherheitslösung nicht nur eine logische Alternative, sondern auch Einsparpotential bei Installation und Verwaltung, bei gleichzeitigem Fortschritt in Transparenz und Sicherheit.

Professionelle Softwarelösungen aus dem Bereich Sicherheitsmanagement bieten vielseitige Integrationsmöglichkeiten für Programme aus dem Bereich Workforce Management. Wie sieht ein standardmäßiges Paket aus, das als Basispaket bezeichnet werden könnte?

Mathias Spiekermann: Bei der Einführung eines Workforce Management Systems wird vielfach automatisch die Grundlage oder das Backend für die gleichzeitige Einführung einer Lösung zum Sicherheitsmanagement geschaffen. Etablierte Systeme zur Zeiterfassung mittels personenbezogener Ausweiskarten und spezialisierten Terminals lassen sich im gleichen Atemzug und ohne weiteren Anpassungsbedarf auch für eine Zutrittslösung parallel verwenden. Wo diese Tatsache früher gerne als zusätzlicher Bonus im Projekt betrachtet wurde, wird sie heute bereits in einem frühen Projektstadium bzw. vielfach schon in der Angebots- oder Ausschreibungsphase als wichtige Anforderung und Voraussetzung durch den Kunden definiert und durch den modularen Aufbau der GFOS-Software bedient.

Sowohl im Bereich Sicherheit als auch im Bereich Workforce Management gibt es regelmäßig neue Innovationen. Was sind aus Ihrer Sicht Meilensteine, die das Zusammenspiel beider Systeme so ideal für den Einsatz in Unternehmen unterschiedlichster Größe machen?

Mathias Spiekermann: Der wichtigste Meilenstein war sicherlich die Umstellung von der mechanischen Stempeluhr auf digitale Terminals, was zugegebenermaßen bereits vor meinem Einstieg in das Berufsleben erfolgte.
Heute ist die Integration von Workforce Management und Sicherheitslösungen bereits sehr weit fortgeschritten und die Schnittstelle für den Benutzer teils nicht mehr sichtbar. Die Zusammenführung beider Welten ermöglicht eine intuitive Nutzung ohne Medienbrüche, was sicherlich einer der wichtigsten Meilensteine darstellt. Es wird auf einer einheitlichen Datenbasis gearbeitet und alle Anwendungsfälle, Zeiterfassung, Fehlzeitenerfassung und Zutrittsberechtigungen sind gleichermaßen für den Anwender nur einen Klick entfernt.

Herr Spiekermann, herzlichen Dank für das spannende Interview.

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