Was macht einen professionellen Schichtplan aus?

Wichtig bei der Schichtplanung ist, dass sämtliche rechtliche, tarifliche, betriebliche aber auch inhaltliche und gestalterische Anforderungen berücksichtigt werden. Das heißt, dass es dabei nicht nur auf die Einhaltung von wöchentlichen und monatlichen Höchstarbeitszeiten ankommt, sondern auch, dass die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Als Planer hier alles zu beachten, ist mit viel Aufwand verbunden. Die genutzten Vorlagen zur Schichtplanung in Krankenhausstationen oder in Werkshallen sind daher oft mit vielen verschiedenen Funktionen ausgestattet, um alle Details zu berücksichtigen. Wichtige Inhaltspunkte eines Schichtplans sind etwa:

Kalenderwoche
Mitarbeitername
Uhrzeiten (Früh-, Spät- oder Nachtschicht)
Wochenstunden
Fehlzeiten
Urlaubsanspruch

Warum die Schichtplanung mit Vorlage ein guter Einstieg ist

Mit einer Schichtplan Excel Vorlage kann man ganz einfach wesentliche Punkte der Schicht- und Dienstplanung berücksichtigen. Alle wichtigen Anforderungen sind damit bereits abgedeckt, sodass organisatorischer und planerischer Aufwand im Arbeitsalltag verringert wird. Die übersichtliche und gegliederte Visualisierung der einzelnen Mitarbeiter und Schichten hilft dabei, dass jeder Mitarbeiter auf einen Blick erkennen kann, wann er wo eingeteilt ist. Als Einstieg können Sie gerne unsere kostenlose Schichtplan Excel Vorlage ausprobieren und damit erste Schritte in Richtung digitale Schichtplanung machen.

Einfache Anpassung des Muster-Schichtplans

Sobald der Planer eine passende Lösung gefunden hat, können Individualisierungen vorgenommen werden. So können beispielsweise individuelle Füllfarben hinterlegt werden, um verschiedene Tabellenbereiche klar von einander abzugrenzen. Bestimmte Spalten können gefettet oder mit unterschiedlichen Schriftarten ausgestattet werden. Darüber hinaus können – je nach Bedarf – auch noch andere Funktionen in der Schichtplan Vorlage eingefügt werden, sodass sich damit ganz einfach ein personalisiertes Muster erstellen lässt.

Das Praktische ist, dass die Excel Vorlage fortlaufend genutzt werden kann, da sich Tabellenblätter einfach kopieren lassen. So erstellen Sie ganz einfach verschiedene Schichtplanübersichten für die einzelnen Monate. Mitarbeiter müssen dann nur noch in die einzelnen Schichten eingeteilt werden, um die Planung festzulegen. In der jeweiligen Zeile des Mitarbeiters können Sie über Kürzel definieren, wann welcher Mitarbeiter eingeteilt werden soll. Die Excel Vorlage erkennt dadurch automatisch, welche Zuteilung gewünscht ist und zählt die verschiedenen Schichten im Übersichtsreiter. Dadurch erhält man eine übersichtliche Schichtplanung und kann etwa auf einen Blick erkennen, ob ein bestimmter Mitarbeiter schon die Höchstanzahl an Nachtschichten für eine Woche oder einen Monat erreicht hat. Individuelle Wünsche und Tauschoptionen müssen jedoch manuell einkalkuliert werden. Hier sind digitale Tools zur Personaleinsatzplanung klar im Vorteil.

Einfacher geht’s mit digitalem Schicht- und Dienstplaner

Was bei der manuellen Schichtplanung in Excel oder mithilfe von Word- und PDF-Mustern deutlich wird ist, dass viel zeitlicher Aufwand dahintersteckt. Deshalb beschäftigen Krankenhäuser z. B. bestimmte Mitarbeiter, die sich voll und ganz auf die Planung der Pflegekräfte, Ärzte und anderem Personal konzentrieren und somit ganz individuelle Schicht- und Dienstpläne erstellen. So kann sichergestellt werden, dass zu jeder Zeit die richtige Fachkraft mit den richtigen Qualifikationen vor Ort ist. Hier kommen immer häufiger Softwarelösungen zum Einsatz, welche Personaleinsatzpläne mithilfe Künstlicher Intelligenz generieren. So werden Planungsverantwortliche in ihrer Arbeit entlastet – manuelle Änderungen lassen sich bei der Personaleinsatzplanung selbstverständlich jederzeit vornehmen. Praktisch ist, dass sich Mitarbeiter für verschiedene Dienste und Schichten bewerben oder diese untereinander tauschen können. Diese Planungsfeinheiten rechnet die Software zur Personaleinsatzplanung automatisch ein.

Sie wollen keine Vorlage mehr zur Schichtplanung nutzen?

Ob im Handel, im Krankenhaus oder in der Industrie: Viele Branchen basieren Ihre Einsatzpläne auf einer gut durchdachten Schichtplanung. Dafür eine Excel Vorlage zu benutzen ist aufwändig und raubt Zeit. Mithilfe von branchenübergreifender Workforce Management Software kann der Planungsaufwand erheblich minimiert werden. Dabei gibt es Lösungen für jede Unternehmensgröße. Kleine und mittelständische Unternehmen setzen oftmals auf HR-Software in der Cloud, da diese mit den Unternehmen skalieren kann. Für größere Unternehmen gibt es modulare und individualisierbare Workforce Management Lösungen, die etwa Personalbedarfsermittlung, Personaleinsatzplanung und verschiedene Employee Self-Services wie eine Diensttauschbörse ermöglichen. Lassen Sie sich unverbindlich beraten und profitieren Sie schon bald von einer schnelleren Planung als mit einer Schichtplan Vorlage.