Der Fachkräftemangel hat den deutschen Arbeitsmarkt fest im Griff. Somit gibt es deutlich mehr offene Stellen als Personen, die diese besetzen können. Headhunter*innen schauen täglich, welche Mitarbeitenden eines Unternehmens gegebenenfalls wechselbereit sind und unterbreiten ihnen passende Jobangebote. Ein durchdachtes Konzept zur Mitarbeiterbindung kann sich somit als Ass im Ärmel erweisen.

Was ist Retention Management?

Unter Retention Management (wörtliche dt. Übersetzung etwa Bindungsmaßnahmen) versteht man die Bemühungen von Organisationen, die Mitarbeitenden an sich zu binden. Dabei werden systematische Maßnahmen verfolgt, die ein Arbeitsumfeld schaffen, das Mitarbeitende davon überzeugt, bei ihrem derzeitigen Unternehmen zu bleiben. Dabei ist die Herausforderung, auf die individuellen Vorstellungen bestmöglich einzugehen.

Alles auf Anfang: Onboarding als wichtiger Faktor im Retention Management

Es gibt keinen perfekten Einarbeitungsplan, der sich auf alle neuen Mitarbeitenden anwenden lässt. Denn hier zählt in erster Linie die Individualität. Dennoch ist die Einarbeitung eine wichtige Maßnahme zur Mitarbeiterbindung. Verschiedene Punkte können den Onboarding-Prozess gliedern. Eine wertschätzende und angenehme Arbeitsatmosphäre, wichtige Ansprechpartner, ein (virtueller) Rundgang oder eine Vorstellungsrunde sowie die angemessene Arbeitsausstattung mit Geräten und Equipment gehören dazu. Auch sollten sämtliche Aufgaben der ersten Wochen besprochen werden, sodass neue Beschäftigte sich an einem einen Leitfaden für den Start orientieren können, der aber ggf. angepasst werden kann.

Die passende Einarbeitung ist ausschlaggebend für den weiteren Verlauf der Karriere in der Organisation. Sie kann sich maßgeblich auf die zukünftige Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, da der erste Eindruck bekanntlich nicht rückgängig gemacht werden kann. Eine zeitgemäße Candidate Journey gilt es daher schon vor der Einarbeitung zu berücksichtigen.

Ebenfalls wichtig: Remote Onboarding. Auch hier sollten Verantwortliche darauf achten, dass neuen Fachkräften beim dezentralen Arbeiten alle wichtigen Informationen und Arbeitsgeräte von Tag 1 an zur Verfügung gestellt werden. Nur so ist ein reibungsloser Einstieg in das neue Unternehmen möglich.

Personalbindung als Top-Herausforderung für HR: 3 Maßnahmen

Jede Arbeitskraft ist anders – so sind es auch die persönlichen Vorlieben. Einige interessieren sich eher für finanzielle Anreize, für andere wiederum ist Flexibilität im Arbeitsalltag ein ausschlaggebender Faktor. Ein wichtiges Stichwort hier: Work-Life-Balance. Arbeitszeitflexibilisierung steht sowohl für den klassischen 9-to-5-Job als auch für die Arbeitskraft, die im Schichtdienst arbeitet, im Fokus. Mitarbeitende wünschen sich zunehmend Möglichkeiten, Karriere und Privatleben ideal miteinander zu verbinden. Doch auch die eigene Weiterbildung spielt im Retention Management eine wichtige Rolle. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Maßnahmen genauer vor.

Die Möglichkeiten der Personalbindung sollten von HR und Management verinnerlicht werden; Bild © Pexels.com

1. Flexibilität und Freizeit als Anreize im Retention Management

Besonders die Generation Z – mittlerweile eine wichtige Gruppe auf dem Arbeitsmarkt – lässt sich nicht mehr mit Nice-to-Haves wie einem Diensthandy oder Firmenwagen überzeugen. Für sie ist zum einen die sinnstiftende und spaßbringende Tätigkeit von Bedeutung sowie zum anderen die eigene Freizeit. Die „Me-Time“ darf durch die Arbeit nicht eingeschränkt werden. Aber auch andere Generationen schauen verstärkt darauf, dass Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten zum dezentralen Arbeiten bieten. Spätestens seit der Coronapandemie stehen Homeoffice-Möglichkeiten ganz oben auf der Wunschliste. Diese bieten einen wichtigen Anreiz für Mitarbeitende, da sich dadurch Privat- und Arbeitsleben besser vereinen lassen und mitunter lange Pendelwege entfallen können.

Eine einfache Lösung zur genauen Abbildung und Auswertung verschiedener Arbeitszeitmodelle ist eine Zeiterfassungssoftware. Damit kommen Organisationen zum einen ihrer Zeiterfassungspflicht nach und zum anderen können Mitarbeitende von überall ihre Arbeitszeiten erfassen und Zeitkonten einsehen. Flexibilität wird damit abbildbar und endet nicht im Zettel- oder Tabellenchaos. Alle Zeitinformationen landen minutengenau im Zeitkonto der Beschäftigten.

2. Mitbestimmungsrecht fördern und Personalbindung steigern

Nicht in jedem Job ist das Arbeiten von zu Hause möglich. In sogenannten Blue-Collar-Jobs – etwa im Gesundheitswesen, in der Industrie oder im Handel – müssen die Arbeitnehmenden zur Erbringung ihrer Tätigkeit vor Ort sein. Doch auch sie wünschen sich mehr Flexibilität. Eine wichtige Maßnahme für das Retention Management ist es, die Mitarbeitenden in Personalplanungsprozesse zu integrieren und sie mitbestimmen zu lassen. Gleichermaßen spielt die Entscheidung über die eigene Weiterentwicklung eine wichtige Rolle. Welche Karrierepfade oder andere innerbetrieblichen Möglichkeiten gibt es dazu? Hier können neben ausgeklügelten Karriereoptionen die interne Personalbeschaffung oder der Opportunity Marketplace eine Lösung bieten, Talente innerhalb der eigenen Organisation mit neuen Aufgaben in Verbindung zu bringen. Auf diese Weise bestehen höhere Chancen, dass die Fachkräfte im Unternehmen bleiben und sich nicht für einen anderen Arbeitgebenden entscheiden.

Wer Mitarbeitende stärker in Dienst- und Schichtplanungen einbinden möchte, kann mit einer Software zur Personaleinsatzplanung für mehr Übersichtlichkeit und Möglichkeiten zur Mitbestimmung sorgen. Qualifikationen und Verfügbarkeiten der Fachkräfte sind in der Software hinterlegt. Gleichzeitig kann das System die Bedarfe einsehen und dabei unterstützen, diese zu ermitteln. Auch Forecasts werden berücksichtigt, sodass die Planenden auf Lücken, Über- oder Unterdeckungen hingewiesen werden können. Mitarbeitende können Dienste in sogenannten Diensttauschbörsen zum Tausch anbieten und somit flexibler auf Verpflichtungen im privaten Umfeld reagieren. So entsteht eine Win-Win-Situation für Organisationen und Beschäftigte zugleich und die Personalbindung kann ebenfalls positiv durch die Maßnahmen beeinflusst werden.

3. Weiterbildungsprogramme drücken Wertschätzung aus

Ebenso wichtig wie die Optionen auf Mitbestimmung über Dienstpläne, über die eigene Karriere oder die über flexible Einteilung von Arbeitszeiten: die Weiterbildung. Konzepte für lebenslanges Lernen finden immer häufiger Anwendung in Organisationen, um damit die Mitarbeitenden zu fördern und diese gleichzeitig als Retention Management Maßnahme zu nutzen. Stetige Förderung und keinen Stillstand: Das drückt zum einen Wertschätzung aus und zum anderen wird es der sich immer schneller ändernden Berufswelt gerecht. Arbeitspraktiken und dafür eingesetzte Lösungen, Software oder Systeme unterliegen ebenso einem stetigen Wandel. Die digitale Transformation macht die gesamte Arbeitsatmosphäre schnelllebiger und zukunftsgerichteter. Hier ist es wichtig, dass Beschäftigte mithalten können und sie sich nicht überfordert fühlen. Eine innerbetriebliche und transparente Weiterbildungsstrategie ist daher essenziell, um die Mitarbeiterbindung zu fördern und gleichzeitig die eigenen Innovationsanforderungen abzudecken.

Die einzelnen Qualifikationen und eventuelle zyklische Auffrischungskurse, die daran gekoppelt sind, lassen sich mithilfe einer Software für Qualifikationsmanagement einfach überschauen. Die Skills der Fachkräfte werden in der Software vermerkt – andere Programme, wie die Dienstplanung, können darauf zugreifen und diese Fähigkeiten direkt im Planungsprozess berücksichtigen. Mitarbeitende können Weiterbildungsmaßnahmen über Employee Self Services beantragen, Zertifikate hochladen und somit die Verwaltungsprozesse rund um die Ressource Personal beschleunigen. Dadurch sind wichtige Informationen auch digital verfügbar, während die Weiterbildungsstrategie für das eigene Retention Management digital aufgewertet wird.

Retention Management in drei Phasen analysieren und durchsetzen

Wie alle Prozesse im Unternehmen und in der Unternehmensstrategie sollte auch die Personalbindung gut durchdacht werden und auf genauen Analysen fußen. In einem mehrstufigen Prozess können Management und HR-Abteilung ein eigenes Konzept dafür umsetzen.

Status-Quo analysieren & Ziele festlegen: Eine ausführliche Status-Quo-Analyse sollte den Grundpfeiler für die Retention Management Maßnahmen bilden. Darin können Stärken und Schwächen des Unternehmens beleuchtet und etwa Ergebnisse aus Mitarbeiterumfragen einbezogen werden. Wie ist das aktuelle Austrittsrisiko der Mitarbeitenden? Wie hoch ist das Risiko, dass Stellen aufgrund von Austritten nicht schnell genug besetzt werden können? Diese und weitere Faktoren gilt es zu berücksichtigen. Ist der Status-Quo analysiert, gilt es daraus Ziele abzuleiten, um Verbesserungen für das Betriebsklima herbeizuführen. Diese sollten sich darauf konzentrieren, die eigenen Schwächen zu beheben. Ist die Schwäche etwa eine hohe Fluktuationsrate, sollten Maßnahmen gefunden werden, die dieser entgegenwirken.
Konzept ausarbeiten & in Unternehmensstrategie einbinden: Als Nächstes muss ein Konzept ausgearbeitet werden, dass die Ziele strategisch und zielführend umsetzbar macht. Die Retention Management Maßnahmen müssen effektiv, nachhaltig und vor allem wirtschaftlich sein, damit sie zu langfristigem Erfolg in der Organisation führen. Im Anschluss gilt es, das Konzept in die Tat umzusetzen und dafür die nötige Akzeptanz im Unternehmen aufzubringen. Dafür sollten Führungskräfte früh genug in die Prozesse eingebunden werden, um alle Mitarbeitenden an dem Prozess zu beteiligen. Fehlendes Verständnis für die Strategie, fehlgeschlagene Kommunikation oder das Gefühl der Mitarbeitenden, nicht am Prozess beteiligt zu sein, können sich negativ auf die Motivation auswirken.
Auswertung & Bewertung: Im letzten Schritt müssen Erfolge und Misserfolge bewertet werden. Was hat funktioniert und was weniger? Fragen Sie dafür auch bei Ihren Mitarbeitenden nach, um ein ehrliches Feedback einzuholen. Einige Maßnahmen haben sich ggf. als nicht zielführend herausgestellt und können durch neue Methoden ersetzt werden.

Das Retention Management ist als Kreislauf zu betrachten. Ein Unternehmen steht nie still und damit ändern sich auch die Herausforderungen, die ihm entgegentreten. Die regelmäßige Bewertung, Ausarbeitung und Analyse sollten daher auf der Agenda des Managements und der Personalabteilung stehen, um sich stets an aktuelle Entwicklungen anzupassen und Strategien neu auszurichten.

Jetzt Mitarbeiterbindung in Ihrer Organisation mit Workforce Management fördern

Eine Workforce Management Software kann der richtige Schritt sein, um diverse Prozesse rund um Ihr Retention Management zu digitalisieren. Ob Arbeitszeitflexibilisierung, eigene Mitbestimmung an Dienst- und Schichtplänen oder die selbstbestimmte Weiterbildung und Karriereförderung: Verschiedene Maßnahmen lassen sich mithilfe smarter Software besser abbilden. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne bedarfsgerecht zu den Vorteilen, die sich daraus ergeben können, und bieten Ihnen passgenaue Lösungen. Hier können Sie Informationsmaterial anfordern oder einen Beratungstermin vereinbaren.

Schlagwörter:

Workforce Management