Damit hinterher alles genau abgerechnet werden kann, ist es äußerst wichtig, die anfallenden Ausgaben genau festzuhalten. Doch was fließt eigentlich in die Reisekostenabrechnung ein und wie kann man die Reisekosten richtig absetzen?

Kurze Erklärung vorab: Was sind eigentlich Reisekosten?

Unter den Begriff Reisekosten fallen jegliche Kosten, die im Zusammenhang mit einer beruflichen oder betrieblichen Reise entstehen. Das heißt, dass sowohl Kosten für die An- und Abreise (das können auch Bahnfahrten, Taxifahrten oder Flüge sein), Übernachtungen, Verpflegung als auch Reisenebenkosten – das können etwa Parkgebühren, Trinkgelder oder Gepäckgebühren sein – geltend gemacht werden können.

Warum sollte man eine Reisekostenabrechnung durchführen?

Mithilfe der Reisekostenabrechnung können Betriebsausgaben präzise erfasst werden. Hier muss der Fokus auf der Genauigkeit liegen. Einige Ausgaben rechnen Unternehmen bereits über Pauschalen ab. Andere entstehen eventuell beim Mitarbeiter in Vorkasse und in einigen Fällen erstattet der Arbeitgeber die anfallenden Ausgaben nicht. Dann muss der Arbeitnehmer diese in seiner eigenen Steuererklärung angeben und kann damit einen Ausgleich erzielen. Üblicherweise kommt aber der Arbeitgeber für sämtliche Kosten auf, da diese steuerlich abgesetzt werden können.

Da es nicht immer leicht ist, den Überblick zu behalten, setzen viele Unternehmen auf eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung oder benutzen eine Software zur digitalen Belegeingabe.

Folgende Reisekosten sind erstattungsfähig:

Fahrtkosten

Auf einer Dienstreise steht dem Reisenden die Wahl des Verkehrsmittels frei. Als Betriebsausgaben sind die entstehenden Fahrtkosten für den Arbeitgeber von der Steuer absetzbar. So können Unternehmen ihren Mitarbeitern entweder einen Pauschalbeitrag oder die realen Kosten zurückerstatten. Bei einem Dienstwagen können die entstehenden Ausgaben nicht erstattet werden, weil sie bereits zu den Betriebsausgaben zählen.

Übernachtungskosten

Hotel- oder Gasthausrechnungen sollte man unbedingt verwahren und bei der Reisekostenabrechnung einreichen, da die anfallenden Kosten komplett über die Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Bei den Übernachtungskosten gelten sieben Prozent Umsatzsteuer, bei allen anderen Zusätzen, wie Frühstück oder Reinigung gelten 19 Prozent Umsatzsteuer. Dies sollte im besten Fall schon in der Reisekostenabrechnung aufgeschlüsselt werden.

Kosten für Verpflegungsmehraufwand

Jegliche Ausgaben, die auf einer Dienstreise zur eigenen Verpflegung gehören, können über Pauschalbeträge beglichen werden. Dabei sind die Pauschalen im Ausland höher als im Heimatland der Mitarbeiter. Jedes Unternehmen klärt selbst, ob der Mitarbeiter kostenlos die Mahlzeiten erhält oder die Pauschale genutzt wird.

Reisenebenkosten

Viele andere Kosten, die mit der Dienstreise verbunden sind, sind ebenfalls erstattungsfähig. Hier ist es wichtig, sämtliche Belege aufzubewahren, um diese bei der Reisekostenabrechnung geltend zu machen. Gebühren, die für das eigene Privatvergnügen entstehen, wie z. B. die Nutzung der Minibar oder der Pay-TV-Kanäle im Hotel, fallen jedoch nicht unter Reisenebenkosten.

Reisekosten mit Vorlage einreichen

In dem anfallenden Chaos von Belegen, kann schnell etwas in Vergessenheit geraten. Damit genau das nicht passiert, können Sie unsere kostenlose Vorlage zur Reisekostenabrechnung herunterladen und nutzen.

Schon einmal über Reisekostenabrechnung mithilfe von Software nachgedacht? Eine digitale Belegeingabe innerhalb einer Workforce Management Software kann die Reisekostenabrechnung deutlich vereinfachen. Neben der enormen Zeitersparnis profitiert man zusätzlich vom Überblick über die Auswertungen und transparente Prozesse für die Mitarbeiter, die direkt mit in den Prozess eingebunden werden. Durch die digitale Verarbeitung ist außerdem eine zeitnahe Bearbeitung durch die zuständige Abteilung möglich und Dienstreisen können bei gleichzeitiger Nutzung einer Zeiterfassung direkt in das Zeitkonto der Mitarbeiter einfließen. Lassen Sie sich unverbindlich beraten.