Personalfragebogen ausfüllen und digitalisieren: Das Wichtigste im Überblick

Manche Auskünfte sind nötig, um administrative HR-Prozesse reibungslos durchzuführen. Doch nicht alle Fragen sind zulässig und der Betriebsrat hat sogar bei der inhaltlichen Erstellung ein Mitbestimmungsrecht. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Personalfragebogen: Wie lautet die Definition?

Ein Personalfragebogen ist ein Dokument aus dem HR-Bereich, das wichtige Daten in einer standardisierten Fassung für das Unternehmen sammelt. Bei der Einstellung neuer Fachkräfte füllen diese den Fragebogen aus. Dadurch liegen in der Personalabteilung wichtige Informationen bereits vor und verschiedene Prozesse können schneller und mit weniger Aufwand angestoßen werden.

Wozu wird der Personalfragebogen ausgefüllt?

Wenn neue Mitarbeitende in einem Unternehmen starten, benötigt die Personalabteilung vorab diverse Antworten auf bestimmte Fragen. Wie ist die Adresse der Person? Welche Bankverbindung hat sie? Welcher Steuerklasse gehört sie an? All das sind Daten, die für verschiedene administrative HR-Prozesse rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden. Denn: Keine*r möchte länger als nötig auf sein*ihr Gehalt warten. Oftmals werden aber auch verschiedene Qualifikationen, Zeugnisse und andere Unterlagen eingefordert. Dies hilft dabei, die Person bestmöglich anhand ihrer Qualifikationen im neuen Job einzusetzen. Viele Betriebe setzen schon im Bewerbungsverfahren entlang der Candidate Journey einen Personalbogen ein. Da er in den meisten Fällen und aufgrund von Datenschutzgründen erst bei der Einstellung abgefragt wird, spricht man auch von einem Einstellungsfragebogen.

Regelungen zum Personalfragebogen

Was müssen Unternehmen beim Erstellen des Fragebogens beachten? Insbesondere die Fragen können eine Stolperfalle darstellen. Nicht alles darf gefragt werden. Das liegt auch an Datenschutzgründen und Betriebsratsregelungen. Dementsprechend greifen einige Rechte, auf die sich neue Mitarbeitende beim Ausfüllen des Personalfragebogens beziehen können. Nachfolgend fassen wir einige wichtige Punkte zusammen.

In der Regel füllen Mitarbeitende nach der erfolgreichen Einstellung einen Personalfragebogen aus. Bild © Pexels.com

Zulässige und unzulässige Fragen im Personalbogen

Wenn eine Information im berechtigten Interesse des Arbeitgebenden liegt, darf diese im Personalfragebogen abgefragt werden. Dazu zählen beispielsweise persönliche Angaben, Angaben zum Werdegang und zu erworbenen Qualifikationen, Vorstrafen, Angaben für Payroll-Prozesse – also auch die Konfession, da diese dafür eine Rolle spielt – und vieles mehr. Auch allgemeinere Informationen zum Gesundheitszustand sind in einigen Branchen notwendig – z. B. im in der Food- oder Healthbranche, wo auf Grundlage des Infektionsschutzgesetzes ein Gesundheitszeugnis eingereicht werden muss.

Einige Fragen müssen Mitarbeitende beim Ausfüllen des Personalfragebogens jedoch nicht beantworten, da diese nicht zulässig sind. Dazu gehören etwa Angaben zur Familienplanung, wie Schwangerschafts- oder Heiratsabsichten, ethnische Herkunft, die bisherige Entlohnung oder die Parteizugehörigkeit. Einige Angaben können allerdings unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein und sind abhängig von der Position, der Branche und anderen Faktoren. Es gilt daher für HR-Verantwortliche genau zu prüfen, welche Informationen abgefragt werden dürfen und welche nicht.

Datenschutz und der Personalbogen

Der Arbeitnehmerdatenschutz bezieht sich auf das Beschäftigungsverhältnis und das Bewerbungsverfahren. Dadurch ist ebenfalls klar geregelt, welche Informationen von Arbeitgebenden verarbeitet werden dürfen. Der Datenschutz im Personalwesen betrifft nicht nur personenbezogene Daten – auch andere Bereiche wie das Fernmeldegeheimnis bei Telekommunikationsdateien sowie die Steuerung des Zugriffs auf Personalakten und andere HR-Informationen gehören dazu. Wichtig zu wissen ist, dass das Bundesdatenschutzgesetz klare Regelungen hinsichtlich der Erhebung von Mitarbeiterdaten hat: Diese dürfen nämlich nur für das Beschäftigungsverhältnis erhoben und weiterverarbeitet werden. Bewerber*innen können die Angaben aus dem Personalfragebogen freiwillig ausfüllen – dafür benötigen Arbeitgebende allerdings eine Einverständniserklärung.

Zustimmung des Betriebsrats nötig

Der Personalfragebogen ist aufgesetzt und bereit zum Ausfüllen? Jetzt bloß nichts überstürzen! Denn laut BetrVG § 94 Abs. 1 Satz 1 muss der Betriebsrat diesem Dokument und den Inhalten erst zustimmen. Wichtig zu wissen ist, dass dieser auch erneut zustimmen muss, wenn Änderungen an dem Dokument vorgenommen werden. Sollte es keine eindeutige Zustimmung zu dem Personalbogen und seinen Inhalten geben, muss eine Einigungsstelle die Entscheidung darüber fällen.

Digitaler Personalfragebogen: Workforce Management Software digitalisiert HR-Prozesse

Sobald die Angaben gemacht wurden, müssen sie in den meisten Unternehmen digitalisiert werden. Nur so können beispielsweise die Auskünfte zur Steuerklasse und für die Abrechnung in das Programm der Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben werden. Das passiert oftmals über Schnittstellen zwischen den zwei eingesetzten Softwarelösungen. Mithilfe einer Workforce Management Software können Personalstammdaten digital und sicher gespeichert werden. Des Weiteren verfügt eine solche Lösung über praktische Employee Self Services: Wenn sich Angaben ändern oder Qualifikationen hinzukommen, können Mitarbeitende diese eintragen oder zumindest die Änderung beantragen. Die Personalverantwortlichen haben im Anschluss die Möglichkeit, die Informationen direkt zu übernehmen – das Ausfüllen eines weiteren Personalfragebogens ist somit nicht mehr nötig.

Auch die Abrechnung erfolgt durch ein Workforce Management System einfach: Die Zeiterfassungssoftware erfasst alle geleisteten Stunden – eine Zeiterfassungspflicht besteht nämlich spätestens seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts im September 2022. Durch eine Anbindung an die jeweilige Lösung des Payroll-Anbieters können Lohn- und Gehaltsabrechnungen minutengenau unter Beachtung sämtlicher Überstunden erfolgen. Alle Daten werden dabei sicher und datenschutzkonform verarbeitet. Darüber hinaus ergeben sich viele weitere Vorteile – etwa durch die Ergänzung einer Personaleinsatzplanung-Software oder anderer Lösungen aus dem Workforce Management Bereich. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne passgenau zu Ihrer Branche und den jeweiligen Anforderungen. Vereinbaren Sie direkt ein unverbindliches Gespräch oder eine Online-Präsentation unserer Softwarelösung.

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