Personalbedarf berechnen – einfach und exakt

Was ist Personalbedarf? – Eine Definition

Der Begriff Personalbedarf bezeichnet die Anzahl der Mitarbeiter, die ein Unternehmen benötigt, um die eigenen Geschäftsziele optimal zu erreichen. Häufig werden auch die Qualifikationen der Mitarbeiter in den Gesamtbegriff Personalbedarf mit einbezogen.

Indem Unternehmen regelmäßig ihren Personalbedarf berechnen – mittels Excel oder anderer Tools – stellen sie sicher, dass die eigene Personaldecke im Einklang mit dem tatsächlichen Bedarf im Unternehmen steht. So kommt es nicht zu einer Über-/Unterdeckung an Mitarbeitern (Quantität) oder zu einem Mangel an notwendigen Kompetenzen (Qualität).

Arten von Personalbedarf

Um präzise den für Unternehmen relevanten Personalbedarf berechnen zu können, wird in der Praxis zwischen zwei Arten von Bedarfen unterschieden.

Quantitativer Personalbedarf

Der quantitative Personalbedarf bestimmt die genaue Anzahl der Mitarbeiter, die benötigt werden, um alle betrieblichen Aufgaben und Ziele effizient zu erfüllen und Über- oder Unterdeckung zu vermeiden.

Qualitativer Personalbedarf

Der qualitative Personalbedarf beschreibt die erforderlichen Fähigkeiten, Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter, um spezifische Aufgaben und Anforderungen innerhalb des Unternehmens erfolgreich zu bewältigen.

Wann besteht Personalbedarf? – Die Bedarfstreiber

Für die genaue Bestimmung des Personalbedarfs müssen die Verantwortlichen im Blick haben, welche Bedarfstreiber auf das Unternehmen einwirken. Dieser Bedarf kann dabei sowohl aus dem eigenen Unternehmen heraus entstehen (intern) als auch durch Änderungen im Markt und der Gesellschaft zustande kommen (extern). 

• Unternehmensstrategie: Im Rahmen einer strategischen Neuausrichtung des Unternehmens ist es häufig sinnvoll, auch den Personalbedarf neu berechnen zu lassen. Anpassungen der Ziele erfordern mitunter neue Kompetenzen und Skills, die durch die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter oder die Einstellung neuer Talente gedeckt werden müssen. 
• Altersstruktur des Unternehmens: Durch eine Analyse der Altersstruktur der eigenen Belegschaft ist meist gut ersichtlich, ob in den kommenden Jahren größere Teile des Unternehmens altersbedingt ausscheiden. Durch eine vorausschauende Planung und mithilfe von Tools wie etwa einer Skill-Management-Software ist sichergestellt, dass kein plötzlicher Mangel an Mitarbeitern oder Kompetenzen entsteht.
• Saisonale Effekte: Ist die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens stark von saisonalen Effekten abhängig, müssen diese Spitzen in die Personalplanung einbezogen werden. Häufig sind diese aber über das Jahr betrachtet gut planbar – etwa zur Erntezeit im Sommer, für das Weihnachtsgeschäft im Winter oder zu anderen Events.
• Wirtschaftliche Lage: Wirtschaftliche Abschwünge, hohe Inflationsraten oder Veränderungen in der Arbeitsmarktlage haben direkte Auswirkungen auf Unternehmen. Während in unsicheren Situationen eher eine vorsichtigere Personalstrategie verfolgt wird, bringen wirtschaftliche Aufschwünge oft einen gesteigerten Personalbedarf mit sich. Unternehmen müssen dabei zwischen Schaffung, Abbau und Erhalt von Arbeitsplätzen abwägen.
• Politische Lage: Änderungen in (Arbeits-)Gesetzen und Vorschriften können neue Compliance-Anforderungen oder sonstige Regelungen mit sich bringen. Solche Entwicklungen können es ebenfalls notwendig machen, den Personalbedarf neu zu berechnen – um die Einhaltung dieser Vorgaben sicherzustellen, müssen ggf. zusätzliche Mitarbeiter eingestellt oder bisherige Mitarbeiter umgeschult werden.

Personalbedarf berechnen – Beispiele für konkrete Bedarfstreiber

Wo externe Bedarfstreiber nur schwer kalkulierbare Größen darstellen, lassen sich interne Bedarfstreiber in der Regel sehr gut anhand eigener Unternehmens- und Personaldaten ermitteln und prognostizieren. Grundsätzlich spielen folgende Punkte bei der Berechnung des Personalbedarfs eine erhebliche Rolle:

• Umsatz
• Bestellungen oder Transaktionen
• Reservierungen und Besucher
• Aufträge
• Maschinenlaufzeiten und Maschinenauslastung
• Eingehende Calls

Dies sind dabei nur einige der wichtigsten Punkte. Prinzipiell ist die Anzahl relevanter Bedarfstreiber praktisch unbegrenzt, da Anforderungen sowie Kombinationsmöglichkeiten von Unternehmen zu Unternehmen naturgemäß unterschiedlich ausfallen. 

Sind die jeweils wichtigsten Bedarfstreiber einmal bestimmt, geht es im nächsten Schritt daran, den Personalbedarf zu berechnen – Beispiele dafür haben wir nachfolgend zusammengefasst.

Verschiedene Arten des Personalbedarfs 

Wenn vom Personalbedarf die Rede ist, muss in der Praxis zwischen einer Vielzahl von Arten differenziert werden. Planungsverantwortliche müssen auf Unternehmensebene folgende Bedarfe feststellen, um den realen Personalbedarf richtig berechnen zu können:

Einsatzbedarf 

Einsatzbedarf: Der Bedarf an Mitarbeitern oder Ressourcen, um bestehende Aufgaben oder Projekte durchzuführen. 

Beispiel: Für die Durchführung eines Projekts benötigt ein Unternehmen fünf zusätzliche Ingenieure.

Ersatzbedarf 

Ersatzbedarf: Der Bedarf, der entsteht, wenn bestehende Mitarbeiter (planmäßig oder unplanmäßig) dauerhaft ersetzt werden müssen. 

Beispiel: Eine Fachkraft geht in den Ruhestand, eine ähnlich qualifizierte Fachkraft wird zum Ausgleich eingestellt.

Reservebedarf 

Reservebedarf: Der Bedarf an Mitarbeitern, die überplanmäßig bereitstehen müssen, um bei unerwarteten Ausfällen kurzfristig einzuspringen.

Beispiel: Im Dienstplan eines Krankenhauses sind für eine Schicht zwei zusätzliche Mitarbeiter eingeplant.

Zusatzbedarf

Zusatzbedarf: Ein Bedarf an Mitarbeitern, der für einen vorübergehenden Zeitraum besteht. Dabei handelt es sich häufig um Saisonarbeit oder jahreszeitlich bedingte Auftragsspitzen.

Beispiel: Ein Einzelhändler stellt während der Weihnachtszeit zusätzliche Verkäufer ein. 

Neubedarf

Neubedarf: Ein Bedarf an Mitarbeitern, der etwa aufgrund der Expansion eines Unternehmens oder des Erschließens neuer Geschäftsfelder entsteht.

Beispiel: Ein Unternehmen eröffnet eine neue Abteilung und benötigt dafür fünf neue Mitarbeiter.

Minderbedarf

Minderbedarf: Ein Bedarf, der dann auftritt, wenn weniger Mitarbeiter benötigt werden, als es die eigentliche Personalplanung vorsieht.

Beispiel: Durch eine Effizienzsteigerung in der Produktion müssen statt drei nur zwei Stellen neu besetzt werden.

Das war eine kleine Zusammenfassung der wichtigsten Arten von Personalbedarfen. Auf den ersten Blick wirkt dies allerdings alles etwas sperrig – darum wollen wir diese Begriffe später auf ein konkretes Beispiel in der Personaleinsatzplanung anwenden.

Den Personalbedarf berechnen – In 5 Schritten

Die korrekte Berechnung des unternehmenseigenen Personalbedarfs ist enorm wichtig und gleichzeitig kein Hexenwerk. Mit diesen fünf Schritten und den entsprechenden Berechnungen erhalten Sie alle Informationen an die Hand, um eine effiziente Planung ohne Über- oder Unterdeckung auch für Ihr Unternehmen sicherzustellen. 

1. Analyse des aktuellen Personalbestands

An erster Stelle steht eine gründliche Ist-Analyse des aktuellen Personalbestands. Diese umfasst die Anzahl der vorhandenen Mitarbeiter sowie deren Qualifikationen, Fähigkeiten und Einsatzbereiche. Mithilfe von HR-Software lassen sich die Qualifikationen den Mitarbeitern zuordnen und auswerten. 

Ziel ist es, für die weitere Berechnung des Personalbedarfs ein klares Bild davon zu bekommen, welche Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und wie diese genutzt werden. So decken Sie ebenfalls auf, ob die vorhandenen Qualifikationen bereits ideal eingesetzt werden oder ob es Über- bzw. Unterdeckungen gibt. 

2. Ermittlung des Arbeitszeitbedarfs

Im nächsten Schritt geht es darum, den Arbeitszeitbedarf zu ermitteln, der erforderlich ist, um die anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten zu bewältigen. Dies umfasst die genaue Analyse der Arbeitslast, die jede Rolle und Abteilung trägt. Dabei müssen ebenfalls Aufgaben und Tätigkeiten dokumentiert und der durchschnittliche Zeitaufwand je Aufgabe geschätzt oder ermittelt werden. 

Anschließend summieren Sie die benötigten Arbeitsstunden, um ein genaues Bild des Gesamtbedarfs zu erhalten. Diese Analyse ermöglicht es, den tatsächlichen Bedarf an Arbeitszeit für die Erfüllung der Unternehmensziele zu verstehen. Beachten Sie dabei auch, über welchen Zeitraum die Planung erfolgen soll – geht es um kurzfristige oder langfristige Ziele?

3. Berechnung Bruttopersonalbedarf + Nettopersonalbedarf 

Basierend auf der Arbeitszeitbedarfsermittlung wird der Personalbedarf berechnet. Dabei wird zwischen Brutto- und Nettopersonalbedarf unterschieden. Diese Berechnung stellt sicher, dass das Unternehmen genau weiß, wie viele zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf (+ Zusatzbedarf)

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Fortgeschriebener Personalbestand 

4. Planung und Prognose zukünftiger Personalbedarfe 

Nach der Berechnung des aktuellen Personalbedarfs gilt es, zukünftige Bedarfe zu prognostizieren und zu planen. Mithilfe von Software zur Personaleinsatzplanung können etwa Vergangenheitsdaten genutzt werden, um annähernd akkurate Prognosen zur weiteren Entwicklung zu treffen. 

Hier kann auch KI im Personalwesen dabei helfen, noch umfassendere und präzisere Analysen zu erhalten. Aktuelle Trends und erwartbare Szenarien lassen sich mittels KI-basierter Software ganz einfach durchspielen. Diese vorausschauende Planung hilft, Personalengpässe oder -überschüsse frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Anpassung einzuleiten.

5. Abgleich mit strategischen Zielen und Budget

Abschließend werden die Ergebnisse der Personalbedarfsberechnung mit den strategischen Zielen und dem verfügbaren Budget des Unternehmens abgeglichen. Bei der strategischen Ausrichtung prüfen Sie, ob der berechnete Personalbedarf mit den langfristigen Zielen und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens übereinstimmt.

Beim Budgetabgleich stellen Sie sicher, dass die geplanten Personalaufstockungen oder -reduktionen im Rahmen des verfügbaren Budgets liegen. Auf diese Weise erfüllen Sie operative Anforderungen und gleichzeitig die strategischen sowie finanziellen Ziele des Unternehmens. 

Personalbedarf berechnen – Beispiel & Formeln 

In diesem Abschnitt wollen wir skizzieren, wie sich der eigene Personalbedarf praxistauglich anhand konkreter Zahlen und Formeln berechnen lässt. 

Bruttopersonalbedarf berechnen 

Der Bruttopersonalbedarf beschreibt, wie viel Arbeitsleistung / Arbeitszeit erforderlich ist, um ein bestimmtes Unternehmensziel oder einen definierten „Output“, z.B. an Waren, zu erreichen. Dies ist zunächst ein aktueller Sollwert, der zu erreichen ist und an dem sich die restliche Personalplanung ausrichtet.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf (+ Zusatzbedarf)

Einsatzbedarf berechnen

Der Einsatzbedarf ist der gesamte Bedarf an Mitarbeitern oder Ressourcen, um bestehende Aufgaben oder Projekte durchzuführen. Hier kann er auch mit folgender Formel beschrieben werden:

Einsatzbedarf = Arbeitsaufwand / Arbeitsstunden je Mitarbeiter

Einsatzbedarf = 3000 (Aufwand) / 150 (Arbeitsstunden pro Monat) = 20 Mitarbeiter

Reservebedarf berechnen

Für die Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs ist der Reservebedarf zu bestimmen. Um diesen berechnen zu können, muss jedoch erst der Verteilzeitfaktor berechnet werden.

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor

Verteilzeitfaktor berechnen

Der Verteilzeitfaktor gibt Aufschluss darüber, welcher prozentuale Anteil der tatsächlichen Arbeitszeit pro Jahr durch Unterbrechungen jedweder Art verloren geht. Auf dieser Basis kann dann geprüft werden, welcher Bedarf auf Unternehmensseite zu „kompensieren“ ist.

Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / tatsächliche Arbeitstage x 100

Zu diesen Unterbrechungen zählen sowohl Krankheits- als auch Urlaubstage. Solche Angaben lassen sich komfortabel direkt über Tools wie unsere GFOS App erfassen, Von den tatsächlichen Arbeitstagen müssen wiederum alle Wochenenden (sofern an diesen nicht gearbeitet wird) abgezogen werden. Am Ende ergibt sich daraus ein Prozentwert.

Verteilzeitfaktor = 44 (Krankheit / Urlaub) / 210 (Arbeitstage) x 100 = 20,95%

Mit dieser Angabe zum Verteilzeitfaktor lässt sich anschließend der Reservebedarf berechnen. 

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor

Reservebedarf = 20 x 20,95% = 20 x 0,21 = 3,36

Da es keine „halben“ Arbeitskräfte gibt, ergibt sich aus dieser Berechnung ein (gerundeter) Reservebedarf von 4.

Mit diesen Informationen lässt sich nun wiederum der Bruttopersonalbedarf berechnen:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf 

Bruttopersonalbedarf = 20 + 4 = 24

Fortgeschriebenen Personalbestand berechnen 

Der fortgeschriebene Personalbestand bezieht sich auf die Anzahl an Mitarbeitern, die sich zu dem Zeitpunkt im Unternehmen befinden, auf den sich der vordefinierte Planungshorizont bezieht. 

Bei einer Personalbedarfsplanung über das nächste halbe Jahr ist also relevant, wie viele Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt (voraussichtlich) im Unternehmen arbeiten werden.

Fortgeschriebener Personalbestand = Personalbestand heute + geplante Zugänge – wahrscheinliche Abgänge

Fortgeschriebener Personalbestand = 20 + 2 – 1 = 21

Nettopersonalbedarf berechnen 

Über den Bruttopersonalbedarf ist nun bekannt, wie viele Mitarbeiter für den Arbeitsaufwand X erforderlich sind. Der fortgeschriebene Personalbestand schafft Klarheit darüber, wie viele Mitarbeiter zum für die Personalbedarfsplanung relevanten Zeitpunkt im Unternehmen aktiv sind. Daraus lässt sich nun der finale Personalbedarf berechnen – der Nettopersonalbedarf.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf - Fortgeschriebener Personalbestand 

Nettopersonalbedarf = 24 – 21 = 3

Fazit = Unterdeckung

In diesem Beispiel liegt am Ende der Berechnung ein Ergebnis größer 0 vor. Dies bedeutet, dass eine Unterdeckung gegeben ist und in diesem konkreten Fall drei Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Bei einem Ergebnis kleiner 0 läge hingegen eine Überdeckung vor. 

Personalmaßnahmen bei Überdeckung und Unterdeckung

Nachdem der Personalbedarf berechnet wurde, sehen sich Verantwortliche meist mit einem von zwei Szenarien konfrontiert – entweder liegt eine Über- oder Unterdeckung vor. In diesen Fällen bieten sich folgende Maßnahmen an.

Personalüberdeckung 

Es steht mehr qualifiziertes Personal zur Verfügung, als perspektivisch benötigt wird:

• Umschulung von Mitarbeitern
• Arbeitszeitmodelle wechseln
• Keine Neubesetzung von Stellen
• Entlassungen (in Extremfällen)

Personalunterdeckung

Es steht weniger qualifiziertes Personal zur Verfügung, als perspektivisch benötigt wird:

• Neue Fachkräfte einstellen
• Prozesse priorisieren / automatisieren
• Modelle wie Zeitarbeit / Arbeitnehmerüberlassung nutzen 
• Outsourcing

Personalbedarf sicher berechnen – mit Software von GFOS

Prognosezeiträume, Bedarfstreiber, (saisonale) Trends – dies und mehr ist bei der Berechnung des Personalbedarfs zu berücksichtigen. Mithilfe einer leistungsstarken Workforce-Management-Software wie der von GFOS profitieren Unternehmen deshalb von einer Lösung zur Personaleinsatzplanung, die softwaregesteuerte Berechnungen des Personalbedarfs mit einem Klick nutzbar macht.

Über GFOS.Workforce Management erstellen Sie automatisierte Forecasts auf Basis von Echtzeitdaten – für genau die Zeiträume, die für Sie relevant sind. Der modulare Aufbau des Systems ermöglicht eine einfache Integration in alle Prozesse bis zur tagesaktuellen Einsatzplanung. So haben Verantwortliche sowohl den vollen Überblick als auch maximale Flexibilität, wodurch zahlreiche manuelle Arbeitsschritte in der Personalplanung entfallen.