Lange Zeit bestand die Hauptaufgabe der HR-Abteilungen in der Rekrutierung neuer Mitarbeitender oder der Verwaltung von Personaldossiers. Im Laufe der vergangenen Jahre sind die Aufgaben des Personalwesens jedoch gewachsen: Als strategische Partner des Unternehmens liefern HR-Verantwortliche neben geeigneten Nachwuchskräften heute auch Daten und Informationen, die die Entscheidungen der Geschäftsleitung beeinflussen.

Was versteht man unter People Analytics?

Unter People Analytics versteht man die Auswertung personalbezogener Daten, die sowohl intern als auch extern erhoben werden. Ziel ist es, durch die Verknüpfung dieser Informationen mit weiteren Unternehmensdaten eine valide Entscheidungsgrundlage zu schaffen, Optimierungspotenziale und Zusammenhänge aufzudecken und anschliessend entsprechende Handlungsmassnahmen abzuleiten.

Relevanz von People Analytics

Einer Deloitte-Studie nach halten ganze 82 Prozent der befragten Unternehmen People Analytics für wichtig bis sehr wichtig. 57 Prozent haben sich das Ziel gesetzt, innerhalb der nächsten Jahre auf prädiktive HR-Analysen umzustellen. Bereits heute sind Auswertungen im Personalbereich für viele Unternehmen von grosser Bedeutung. Sie nehmen nicht nur Einfluss auf die Art und Weise, wie neue Mitarbeitende rekrutiert und eingestellt werden, sondern ebenso auf deren Weiterentwicklung als Angestellte. Weltweit steigt die Anzahl der Betriebe, die People Analytics nutzen, um Einblicke in die Auswirkungen von HR-Investitionen auf Wettbewerbs- und Geschäftsvorteile zu erhalten. Gleichzeitig besteht in der Schweiz Aufholbedarf: HR-Analysen werden derzeit primär reaktiv, als Grundlage für operative Berichte durchgeführt.

Der Einsatz von People Analytics im HR-Bereich wird in den nächsten Jahren stark zunehmen. – © GFOS mbH; angelehnt an Deloitte „People und Workforce Analytics in Schweizer Unternehmen“

Einsatzmöglichkeiten von People Analytics

In Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Fluktuationsraten stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die entsprechenden Ursachen zu identifizieren. Ebenso gilt es, die Differenzen zwischen vorhandenen und künftig benötigten Qualifikationen von Mitarbeitenden aufzudecken. Die im Rahmen von People Analytics gewonnenen Erkenntnisse dienen anschliessend der Risikominderung sowie der Weiterentwicklung der gesamten Belegschaft. In den folgenden Bereich können HR-Analysen zur Beantwortung spezifischer Fragestellungen eingesetzt werden:

Recruiting: Ermittlung zur Unternehmenskultur passender Bewerber*innen sowie erfolgsversprechender Kanäle
Personalplanung: Ermittlung der aktuellen Mitarbeiterstruktur und Massnahmen zum deren Ausgleich
Fluktuation: Ermittlung von Abteilungen oder Teams mit besonders hohen Fluktuationsraten und der entsprechenden Gründe
Krankheitstage: Ermittlung von Fachabteilungen oder Unternehmensbereichen mit vielen Krankheitsfällen sowie Identifikation möglicher Ursachen
Qualifikationen: Ermittlung vorhandener Fähigkeiten und Kenntnisse im Unternehmen und des künftigen Bedarfs, um Unternehmenswachstum sicherzustellen
Personalentwicklung: Ermittlung der Entwicklungsfortschritte einzelner Mitarbeitender oder ganzer Abteilungen sowie deren Einfluss auf die Produktivität
Produktivität: Ermittlung von Abteilungen mit Produktivitätseinbussen und deren Einfluss auf den Umsatz sowie die Tätigkeiten anderer Mitarbeitender
Zusammenarbeit: Ermittlung des Grades der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und dessen Einfluss auf die Erreichung einzelner Unternehmensziele
Zufriedenheit & Motivation: Ermittlung der Einstellung einzelner Mitarbeitender zu unternehmensrelevanten Themen und deren Entwicklung im Zeitverlauf

Das Aufdecken von Ursache-Wirkungs-Beziehungen bildet den Kern von People Analytics. Der inhaltliche Fokus liegt zudem auf den Anforderungen, Einstellungen und Bedürfnissen der Beschäftigten. Schliesslich sind diese Informationen essenziell, um optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen und die Unternehmensleistung nachhaltig und erfolgreich zu steigern.

Vorteile von People Analytics

Durch die Identifikation kausaler Zusammenhänge sowie deren Interpretation werden Betriebe befähigt, Prozesse und Strategien zu verbessern, negative Entwicklungen im Personalbereich frühzeitig zu erkennen und geeignete Gegenmassnahmen einzuleiten. Informationen und HR-Kennzahlen können schnell und systematisch eingesehen und als Entscheidungsgrundlage genutzt werden. So lassen sich die Arbeitsbedingungen der Belegschaft optimal gestalten, Prognosen über zukünftige Entwicklungen einfach ableiten. Zeitgleich profitieren Führungskräfte von steigender Transparenz und werden sowohl in ihrer täglichen Arbeit als auch bei strategischen Entscheidungen unterstützt. Mitarbeitende können ihren Fähigkeiten entsprechend eingesetzt, gezielt gefördert und die Fluktuationsrate zeitgleich gesenkt werden. Somit hat der Einsatz von People Analytics nicht zuletzt auch einen positiven Einfluss auf das Personalmanagement: HR-Prozesse gestalten sich zunehmend effizienter und kostenoptimiert.

Durch die Kombination unterschiedlicher Daten erhalten HR-Verantwortliche einen ganzheitlichen Überblick. - Quelle: Pexels

Datenquellen von People Analytics

Sowohl externe als auch interne Daten und Informationen fliessen in die umfangreichen HR-Analysen ein. Diese können beispielsweise in Form von regelmässig durchgeführten Umfragen oder im Rahmen von Mitarbeitergesprächen erhoben werden. Auch Benchmarks werden oftmals als Informationsquelle genutzt. Darüber hinaus liefern professionelle Workforce Management Softwarelösungen wichtige Erkenntnisse und bieten zusätzlich viele praktische Funktionen.

Workforce Management als Grundlage von People Analytics

Der Einsatz einer modularen Workforce Management Software kann die Durchführung von HR-Analysen deutlich vereinfachen. Verschiedene Module liefern nicht nur einen Grossteil der benötigten Informationen, sondern beinhalten gleichzeitig Funktionen zu deren Auswertung.

Das Modul Business Analytics ermöglicht eine Vielzahl statistischer Auswertungen. Von der Analyse individueller Arbeitszeitkonten und Fehlgründe, über die Ermittlung der Produktivität unterschiedlicher Kostenstellen bis hin zur Identifikation von Personalüber- oder Unterdeckungen: Verschiedene Analysemöglichkeiten geben Einblick in die Ist-Situation des Unternehmens, unterstützen Management und Controlling und liefern die Grundlage für Prognosen sowie zukünftige Personalentscheidungen. Anhand spezieller HR-Kennzahlen lässt sich zudem die Zufriedenheit der Belegschaft ermitteln und Massnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterbindung ableiten.
Ein digitales Gesundheitsmanagement gibt Aufschluss über den Gesundheitszustand der Mitarbeitenden: Die softwaregestützte Auswertung von Krankheitstagen und -fällen identifiziert frühzeitig gefährdete Fachkräfte und kann ebenso potenzielle Gefahrenquellen aufzeigen. Das Modul schafft zudem Transparenz über den Zusammenhang zwischen motivierten und gesunden Mitarbeitenden sowie Absenzen und Fluktuationszahlen. Somit bildet es einen wichtigen Bestandteil von People Analytics. Informationen aus der Befragung Mitarbeitender - beispielsweise zur wahrgenommenen Arbeitsatmosphäre - können hier ebenfalls in das betriebliche Gesundheitsmanagement einfliessen und mit objektiven Daten kombiniert werden.
Eine Software zur Personalbedarfsermittlung berücksichtig sowohl aktuelle als auch vergangenheitsbezogene Daten und errechnet so automatisch und transparent den exakten Bedarf des Unternehmens. Aus diesen Informationen gewonnene Erkenntnisse können nicht nur die Personalkosten erheblich reduzieren, sondern ebenso bei der Ausrichtung der Unternehmensstrategie berücksichtigt werden. HR-Abteilungen können gezielt nötige Fachkräfte rekrutieren. Ebenso werden Mitarbeitenden im Rahmen der Personaleinsatzplanung ihren Stärken entsprechend eingesetzt und bleiben motiviert.
Das Modul Qualifikationsmanagement stellt eine weitere Datenquelle für People Analytics dar. Im Unternehmen vorhandene Fähigkeiten und Kenntnisse lassen sich schnell und übersichtlich auswerten, fehlende Kompetenzen ermitteln. So werden Fachkräfte zielgerichtet gefördert und die Mitarbeiterzufriedenheit weiter gesteigert.

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