Unternehmen, die ihre Auftrags- und Produktionsverwaltung über digitale Tools zentral organisieren, vereinfachen so Kommunikationsprozesse und reduzieren sowohl Störfaktoren als auch Fehlerquellen. Darum erläutern wir in diesem Beitrag, was es genau mit der papierlosen Produktion auf sich hat und wie Unternehmen dieses Konzept nutzen.

Was ist die papierlose Fertigung?

Der Begriff „Papierlose Fertigung“ bezeichnet ein Konzept, das auf die vollständige Digitalisierung aller wesentlichen Prozesse innerhalb der Produktion abzielt. Überall dort, wo noch papierbasierte Methoden zum Einsatz kommen, sollen diese so konsequent wie möglich durch gleichwertige digitale Prozesse ersetzt werden.

Dass der Verzicht auf Papier ein bleibender Trend ist, unterstreicht eine Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom: Danach hat sich die prozentuale Anzahl der Unternehmen, die komplett papierfrei arbeiten, zwischen 2022 (8 Prozent) bis 2024 (15 Prozent) nahezu verdoppelt – Tendenz laut Studienergebnissen steigend.

Papierlose Fertigung – Die Vorteile im Überblick

Der Wunsch nach einer papierfreien Alternative zu aktuellen Dokumentations- und Kommunikationsprozessen ist durchaus nachvollziehbar: Immerhin bietet der Umstieg auf rein digitale Vorgänge innerhalb der Fertigung Unternehmen eine ganze Bandbreite an Vorteilen. Die wichtigsten Punkte, die für die Abkehr von papierbasierten Prozessen sprechen, haben wir hier zusammengestellt.

Steigerung der Effizienz

Durch die Digitalisierung entfallen zeitaufwendige manuelle Aufgaben wie das Suchen von Dokumenten oder das Ausfüllen von Formularen. Informationen gelangen sehr viel schneller als zuvor von A nach B, Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Gleichzeitig ermöglichen Echtzeit-Datenanalysen eine schnelle Reaktion auf Vorkommnisse und die nachhaltige Optimierung von Prozessen.

Reduzierung von Fehlerquellen

Durch den Umstieg auf eine papierlose Fertigung werden menschliche Fehler auf ein Minimum reduziert. So erfolgt etwa eine digitale Dokumentation von Abläufen ganz ohne den Input von Mitarbeitern, auch kommt es nicht mehr zu fehlerhaften manuellen Eintragungen in wichtigen Unterlagen (Tippfehler / Zahlendreher).

Einsparung von Kosten

Arbeiten Unternehmen zunehmend digitaler, entfallen sukzessive Kosten für Papier und Druck. Ebenso werden keine zusätzlichen Aktenschränke mehr für immer neue Ordner und Dokumentationen benötigt. Innerhalb der Verwaltung bzw. im Backoffice entfallen zahlreiche dieser Aufgaben zusammen mit den damit verbundenen Aufwänden.

Mehr Nachhaltigkeit

Die Eliminierung von Papier aus den eigenen Prozessen spart Ressourcen und schont die Umwelt. Unternehmen können so nicht nur Kosten senken, sondern auch ihren CO₂-Fußabdruck reduzieren und sich auf diesem Wege authentisch für eine nachhaltige Produktion starkmachen.

Analyse von Daten

Der Umstieg auf digitale Tools ermöglicht eine einfache und zentrale Betriebsdatenerfassung, ganz ohne die Notwendigkeit händischer Auswertungen. Alle für die eigenen Abläufe relevanten Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, können in Echtzeit erfasst und verarbeitet sowie über Dashboards einfach visualisiert werden.

Die papierlose Produktion realisieren – Wichtige Technologien für den Wandel

Um die Leitidee von der papierfreien Produktion wie gewünscht umzusetzen, sind Unternehmen auf einen gut aufeinander abgestimmten Mix an Technologien angewiesen. Diese müssen nahtlos zusammenarbeiten, um einen erfolgreichen Umstieg auf vollständig digitale Abläufe überhaupt erst möglich zu machen. Die folgenden Technologien sind dabei von zentraler Bedeutung.

MES-Software

Eine leistungsfähige MES-Software ist essenziell für die Verknüpfung aller Prozesse innerhalb der Fertigung. In der Regel ist eine MES-Lösung das Bindeglied zwischen ERP-Systemen, Produktionsanlagen und den jeweiligen Mitarbeitern.

Hier lassen sich alle Abläufe und Prozesse in Echtzeit datenbasiert überwachen. Mit Hilfe eigener Dashboards sind zudem verschiedene KPIs leicht visualisierbar und Abweichungen leicht zu erfassen. So ist die jeweilige MES-Software eine zentrale Säule des Qualitätsmanagements.

Cloud-Software

Durch die Einrichtung einer dedizierten Cloud-Lösung für die eigene Produktion ist sichergestellt, dass die in der Fertigung generierten Daten allen relevanten Beteiligten für ihre Arbeit zur Verfügung stehen – jederzeit, ortsunabhängig und an einer zentralen Stelle.

Ganz im Sinne einer papierlosen Fertigung sind alle Datensätze digital verfügbar, was ein kollaboratives Arbeiten mit den Daten ermöglicht. Dies setzt auf Seiten der Unternehmen natürlich eine robuste IT-Infrastruktur bzw. einen zuverlässigen Cloud-Anbieter voraus.

IoT-Sensorik

Um die Potenziale einer digitalen Produktion vollumfänglich nutzen zu können, sind Unternehmen auf hochwertige Maschinen- und Prozessdaten angewiesen. Durch die Verknüpfung von Maschinen und Anlagen mit entsprechenden IoT-Sensoren können genau diese Daten aktuell und in benötigter Qualität gesammelt werden.

Die Sensoren liefern die erforderlichen Informationen etwa an die MES-Software, wo diese dann ausgewertet und interpretiert werden – etwa für die Einschätzung, ob die Wartung einer Maschine ansteht oder ein Auftrag kurz vor dem Abschluss steht. So schaffen diese Sensoren eine wichtige Grundlage für die weitgehende Automatisierung vieler Prozesse.

Papierlose Produktion in der Praxis

Der Mehrwert einer digitalen Auftrags- und Produktionsverwaltung liegt in der schnellen und zentralen Bearbeitungsmöglichkeit, die unnötige Verzögerungen und mögliche Fehlerquellen ausschließt. Denn wird ein neuer Auftrag direkt in ein entsprechendes System – meist eine ERP-Lösung – eingepflegt, sind alle relevanten Informationen für die Buchhaltung und die Fertigung zentral gespeichert.

Bereitstellung von Prozessdaten
Die Übermittlung von ERP-Ebene an das Produktionsleitsystem geschieht auf Knopfdruck, was eine direkte und fehlerfreie Informationsweitergabe bedeutet. Handelt es sich um die Produktion eines Standardproduktes oder einen Folgeauftrag, können anhand der digital verfügbaren Informationen auch direkt Feinplanung und Maschinenumrüstungen durchgeführt werden. Beim klassischen Auftragszettel müssen solche Dinge manuell und zeitverzögert erledigt werden.
Koordination von Ressourcen
Das Anfordern von Rohstoffen oder Materialien kann zeitgenau geplant werden, auch das Erstellen eines sinnvollen Schicht- und Dienstplanes ist möglich. Ist für die Bearbeitung eines Auftrags eine speziell qualifizierte Fachkraft gefragt, kann diese direkt über das Modul zur Personaleinsatzplanung eingeplant werden. Materialien, Arbeitsplätze, Maschinen und benötigtes Personal sind dank digitaler Produktion rechtzeitig für die Aufträge und Produktionsprozesse geblockt und damit verfügbar.
Volle Transparenz im Prozess
Befindet sich ein Auftrag im Fertigungsprozess, kann dies von allen beteiligten Abteilungen zentral nachvollzogen werden – Verzögerungen können eingeplant und an Kunden kommuniziert, Lieferbestätigungen und Rechnungen rechtzeitig versendet werden. Über produktionsinterne Rückmeldesysteme gelangen alle Informationen auch zurück in die ERP-Ebene, sodass mögliche Abweichungen in der Auftragsdokumentation sowie der zugehörigen Rechnung vermerkt werden können. Da alle Dokumente digital verfügbar sind, kann – soweit dies mit Zulieferern und Kunden abgestimmt ist – die gesamte Kommunikation papierlos stattfinden.
Tracking & Tracing
Über den Produktions- und Auslieferungsprozess hinaus ermöglicht eine vollständig digitalisierte, papierlose Fertigung auch eine detaillierte Rückverfolgbarkeit. Ein modular aufgebautes System für das Fertigungsmanagement ermöglicht eine ganzheitliche Vernetzung und dadurch ein zeit- und ortsunabhängiges Qualitätsmanagement sowie eine präzise Steuerung, Analyse und Optimierung.

Ein ganz konkretes Beispiel für die Vorzüge einer digitalen Produktion stellt unsere Zusammenarbeit mit unserem Kunden Schwan-STABILO Cosmetics GmbH & Co. KG dar. Hier haben wir mit unseren Lösungen die Basis dafür geschaffen, die Produktion des Kunden noch intensiver zu vernetzen, Prozessdaten intelligenter als je zuvor zu verarbeiten und ein nachhaltiges System der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.

Umstellung auf papierlose Fertigung – Wesentliche Herausforderungen

Wenn Unternehmen das Ziel einer vollständig digitalen Produktion verfolgen, ist es wichtig, die dafür erforderlichen Änderungen und Neuerungen im Betrieb sehr strukturiert vorzunehmen. Denn wenn es darum geht, in diesem Maße Prozesse umzustellen, müssen Unternehmen in der Umsetzung eine ganze Reihe von Herausforderungen meistern.

Integration in die IT
Bereits bestehende Systeme und Prozesse müssen oft angepasst oder schlimmstenfalls vollständig ersetzt werden, was eine sorgfältige Planung erfordert. Es ist darauf zu achten, dass alle wichtigen Systeme mit den neuen Lösungen nahtlos interagieren können. Dies stellt für Unternehmen zugleich in der Regel eine erhebliche Investition dar.
Wandel im Unternehmen
Die strukturellen und organisatorischen Anpassungen auf dem Weg zu papierlosen Fertigung können erheblich ausfallen. Viele Mitarbeiter sind durch den gefühlt plötzlichen Wandel und entsprechende Veränderungen in bekannten Abläufen eventuell verunsichert oder verärgert. Mit einem guten Change Management kann der Prozess so begleitet werden, dass Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen.
Schutz von Daten
Werden unternehmensweit enorme Datenmengen vollständig digital gehandhabt, erhalten die Themen Datensicherheit und Datenschutz nochmals eine neue Dimension. Unternehmen sollten ihre Kompetenzen in diesem Feld dringend ausbauen bzw. diese entsprechend einkaufen, um nicht plötzlich ein lukratives und leichtes Ziel für Cyberkriminelle darzustellen.

Papierlose Produktion erfolgreich umsetzen – Best Practices zur EInführung

Damit die Einführung in die Produktionsprozesse möglichst reibungslos gelingt, haben wir an dieser Stelle die wichtigsten Tipps bzw. Schritte zusammengestellt.

1. Analyse der Prozesse

Im ersten Schritt sind alle papierbasierten Prozesse innerhalb der Fertigung zu identifizieren. Es folgt eine Analyse, welche Systeme und Datenquellen bereits vorhanden sind und wo digitale Lösungen die Produktivität steigern könnten. Diese Bestandsaufnahme ist wichtig, um den aktuellen Status Quo zu definieren.

2. Definition von Zielen

Was soll durch die Transformation hin zu einer papierlosen Fertigung erreicht werden? Was sind aktuelle Problemfelder in der Produktion? Wie kann die Digitalisierung hier Abhilfe schaffen? Es müssen klare Ziele definiert werden, bestenfalls direkt in Verbindung mit wichtigen Meilensteinen in der Umsetzung.

3. Auswahl der Technologien

Durch die erste Bestandsaufnahme kann in diesem Schritt spezifiziert werden, welche Software-Lösungen wichtig und wünschenswert sind. Ist die Skalierbarkeit besonders relevant? Wie steht es um die Kompatibilität? Rechnen sich ggf. Software as a Service-Dienste? Die bisher geleistete Vorarbeit erleichtert nun die Auswahl der Systeme.

4. Schulung der Mitarbeiter

Die eigenen Mitarbeiter benötigen umfassende Schulungen zu den neuen Systemen und Tools, mit denen sie zukünftig arbeiten sollen. Ein klares Verständnis der Vorteile einer digitalen Produktion und die konsequente Einbindung der Mitarbeiter fördert sowohl die Akzeptanz als auch die effiziente Nutzung der Technologien.

5. Start eines Pilotprojekts

Sobald die Integration der Daten geklärt ist, wird idealerweise eine Pilotphase eingeläutet. In dieser Phase werden die neuen Systeme in einem kontrollierten Rahmen geprüft, um alle Funktionalitäten zu testen und eventuelle Schwachstellen frühestmöglich aufzudecken.

6. Rollout & Optimierung

Nach dem erfolgreichen Abschluss dieser Pilotphase erfolgt der schrittweise Rollout der papierlosen Fertigung im gesamten Unternehmen. Ein wichtiger Aspekt der Implementierung ist auch hier das konstante Monitoring der Prozesse, um eventuell auftretende Probleme schnell beheben und laufend Optimierungen vornehmen zu können.

Wie Sie die Digitalisierung mit GFOS in Angriff nehmen

Die Relevanz rein papierbasierter Prozesse innerhalb der Fertigung nimmt stetig weiter ab – der Trend in Richtung papierlose Produktion ist für Unternehmen wirtschaftlich konsequent. Dank leistungsfähiger MES-Software und immer intelligenteren KI-Lösungen wird die Zukunft der Produktion in der vollständigen Verknüpfung und sachgerechten Auswertung sämtlicher relevanter Datensätze liegen.

Auf Basis dieser Daten werden dann automatisiert Anpassungen und Justierungen an den Maschinen und Prozessen vorgenommen, die sich an grundlegenden Leitvorgaben auf Unternehmensebene orientieren – in Echtzeit. So werden zukünftig auch kleinste Optimierungspotenziale innerhalb der Fertigung aufgedeckt und realisiert werden können.

Bei GFOS unterstützen wir Sie auf diesem Weg in Richtung Industrie 4.0. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung.

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