Mitarbeiterportal – Warum Sie Mitarbeitende aktive in HR-Prozesse einbinden sollten

Viele Prozesse rund um das Thema Personal sind mit einem hohen Aufwand verbunden. Es sind jedoch primär einfache und administrative Aufgaben, die in der täglichen Arbeit einen Grossteil der Zeit in Anspruch nehmen. Beispielsweise die Verwaltung von Stammdaten und verschiedenen Anträgen stellen dabei Tätigkeiten dar, die leicht auf die Mitarbeitenden übertragen werden und so die Personalverantwortlichen entlasten können. Digitale Mitarbeiterportale haben sich in diesem Kontext in den letzten Jahren zum Standard für modernes Personalmanagement entwickelt.

Mitarbeiterportal: Eine Definition

Unter einem Mitarbeiterportal - auch Employee Self Service oder kurz ESS genannt - versteht man HR-Tools, über die Mitarbeitende Zugriff auf ihre persönlichen Daten erhalten und diese eigeständig digital verwalten können. Die Funktionen reichen dabei von der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten über die Beantragung von Absenzen bis hin zur Seminaranmeldung.

Durch den Einsatz eines Online-Mitarbeiterportals haben Arbeitnehmende jederzeit Zugriff auf ihre Personaldaten. - Quelle: Pexels

Mitarbeiterportal: Die Funktionen

Welche Funktionen im Einzelnen über das Portal abgedeckt werden ist abhängig vom Ansatz des Unternehmens: Während einige ausschliesslich auf das Konzept des Employee Self Services setzen, kommen bei anderen Arbeitgebenden zentrale Mitarbeiterportale mit erweiterten Funktionsumfang zum Einsatz. Diese beinhalten oftmals eine zusätzliche Kommunikationsplattform, eine Wissensdatenbanken oder ein Tool zur Arbeitszeiterfassung.

Auch die Bestandteile eines Employee Self Services können je nach Software-Anbieter variieren. Die meisten webbasierten Anwendungen bieten jedoch die folgenden Möglichkeiten:

• Stammdatenverwaltung: Adressänderungen und Änderungen von Bankverbindungen und Versicherungsdaten
• Digitales Antragswesen: Beantragen von Absenzen wie Ferien oder Homeoffice, Weiterbildungen, Besucheranträge und vieles mehr
• Qualifikationsmanagement: Pflegen von Skill- und Kompetenzprofilen
• Mitarbeiterauskunft: Einsehen von Zielvereinbarungen, Beurteilungen und digitalen Lohnabrechnungen
• Verwaltung von Dienstreisen: Digitales Einreichen erforderlicher Unterlagen zur Reisekostenabrechnung
• Diensttauschbörse: Tauschplattform für Dienste mit automatischer Berücksichtigung im Schichtplan

All diese Funktionen entlasten nicht nur die Personal- und Planungsverantwortlichen bei ihrer täglichen Arbeit: Auch für die Belegschaft bietet der Einsatz von Mitarbeiterportalen und Employee Self Services viele Vorteile, die sich unter anderem positiv auf die Work-Life-Balance auswirken können.

Mitarbeitende können im ESS-Portal den Status gestellter Anträge jederzeit prüfen. - Quelle: Pexels

Mitarbeiterportal: Die Vorteile

Die Belegschaft durch den Einsatz eines Mitarbeiterportals in personalrelevante Prozesse einzubeziehen hat nicht zuletzt einen positiven Einfluss auf deren Engagement: Zeitgleich kann durch die erhöhte Eigenverantwortung auch die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden. Integrierte Diensttauschbörsen verhelfen den Arbeitnehmenden zudem zu mehr Flexibilität: Zugeteilte Schichten können bei privaten Terminen oder anderen Abweichungen digital zum Tausch angeboten werden. Dank transparenter Prozesse und die Möglichkeit der Selbstauskunft werden Rückfragen in der Fachabteilung überflüssig. Verschiedene Anträge können mit nur wenigen Klicks gestellt und bearbeitet werden, der aktuelle Status ist für die Mitarbeitenden im Employee Self Service jederzeit einsehbar. Ebenso lässt sich die Anmeldung zu sowohl internen als auch externen Seminaren über ein im Mitarbeiterportal integriertes Qualifikationsmanagement bequem steuern. Nach erfolgreich absolvierten Weiterbildungsprogrammen haben die Teilnehmenden anschliessend die Möglichkeit, die erworbenen Kenntnisse im Portal zu dokumentieren. Zudem können im Rahmen von Dienstreisen auf gleichem Wege erforderliche Belege zeitnah eingereicht und der zuständigen HR-Abteilung zur Reisekostenabrechnung zur Verfügung gestellt werden.

Durch die aktive Teilnahme der Mitarbeitenden an den verschiedenen Prozessen werden diese nicht nur stark vereinfacht, sondern gleichermassen beschleunigt. Digitale, aktuelle Dokumente und Daten, auf die alle Beteiligten im Mitarbeiterportal zugreifen können, reduzieren zudem die Fehleranfälligkeit: mehrfaches, manuelles Übertragen ist nicht länger erforderlich.

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