Mitarbeiterportal: Eigenverantwortung, die überzeugt.

Auch im Homeoffice oder unterwegs sollten sämtliche Workflows zu erledigen sein. Zu Hause einen Urlaubsantrag stellen, Zeiten erfassen oder einen Diensttauschwunsch äußern: All das sollte digital verfügbar sein, damit HR-Prozesse problemlos geregelt werden können, auch wenn nicht alle Fachkräfte zu gleicher Zeit am selben Ort sind. Bis Papieranträge den Weg zum Vorgesetzten gefunden haben, vergehen mitunter Tage. Mithilfe von Mitarbeiterportalen können diese Anliegen deutlich schneller bearbeitet werden und gleichzeitig schont man die Umwelt.

Definition von Employee Self Service

Employee Self Services, auch Mitarbeiterportale genannt, beschreiben webbasierte Programme, Apps oder mobile Anwendungen, mit denen Mitarbeiter personalbezogene Daten selbst verwalten können. Auch können einige HR-relevante Prozesse digital geregelt werden, wie etwa die Reisekostenabrechnung oder die Beantragung von Urlaub oder anderen Abwesenheiten.

Der Schritt zur Digitalisierung

Viele Unternehmen regeln Personalangelegenheiten noch nicht digital. Im normalen Büroalltag fällt das nicht direkt auf. Denn hier sind alle Mitarbeiter früher oder später vor Ort und können die analogen Prozesse dann bearbeiten. Jedoch hat nicht zuletzt das Coronavirus dazu geführt, dass Workflows umgedacht werden müssen. Denn vieles findet nun digital statt, damit die Ausbreitung des Virus kontrolliert bzw. bestenfalls gestoppt werden kann.

Was sind die Funktionen eines Mitarbeiterportals?

In einem Mitarbeiterportal sollten diverse, für Mitarbeiter relevante Funktionen zur Verfügung stehen. So können die Fachkräfte stärker in Personalprozesse eingebunden werden – die Eigenverantwortung steigt und somit auch das Engagement im Unternehmen. Ob Urlaubsantrag oder Reisekostenabrechnung. Wir geben Ihnen einen kurzen Überblick über die relevantesten Funktionen im Employee Self Service Portal (ESS):

• Datenpflege: Wenn ein Mitarbeiter umzieht oder seine Bank wechselt, müssen diese Daten von der Personalabteilung vermerkt werden. Über ein Mitarbeiterportal können die betroffenen Personen die Änderungen digital einreichen.
• Digitales Antragswesen: Ob Lehrgang, Urlaub oder Heimarbeit – viele Vorgänge müssen in Unternehmen zunächst beantragt werden, damit die Personalsoftware oder das Workforce Management System diese zuverlässig innerhalb des Mitarbeiterkontos verbuchen kann. Mit einem ESS Portal können diese Anträge digital eingereicht und verbucht werden, sodass der Prozess erheblich beschleunigt wird. Anträge lassen sich dann mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen.
• Reisekostenabrechnung: Eine digitale Belegeingabe innerhalb einer Workforce Management Software kann diesen Vorgang deutlich vereinfachen. So lassen sich Fahrkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand oder Reisenebenkosten digital erfassen – alle wichtigen Unterlagen können genau festgehalten werden, damit die Reisekostenabrechnung exakt erfolgen kann.
• Qualifikationsmanagement: Nach einer Fort- oder Weiterbildung sollten die erworbenen Qualifikationen in der Personalakte vermerkt werden. Die neuen Skills können Fachkräfte innerhalb des Mitarbeiterportals einreichen, damit sie den digitalen Weg in die Akte finden. Ebenfalls können Mitarbeiter sich für interne oder externe Seminare anmelden, wenn das Unternehmen eine Seminarverwaltungssoftware einsetzt.
• Diensttauschbörse: Eine Diensttauschbörse oder ein Wunschbuch bieten Möglichkeiten, die Mitarbeitermotivation innerhalb des Unternehmens zu steigern. Denn so können Arbeitnehmer selbst über gewünschte Dienste oder Schichten bestimmen. Falls mal ein wichtiger Termin dazwischenkommt, können schon vergebene Dienste zum Tausch angeboten werden. Sobald sich ein Tauschpartner findet wird dieser Dienst automatisch im digitalen Schichtplan verbucht.
• Besucheranträge stellen: Viele Situationen im Arbeitsalltag schließen Besucher ein – ganz egal, ob es sich dabei um Geschäftspartner, Kunden oder Bewerber handelt. Diese sollten im besten Fall über das Besuchermanagement des Unternehmens registriert werden, um Arbeitnehmer, Daten und vertrauliche Informationen zu schützen. Via Employee Self Service lassen sich digitale Besucheranträge stellen, sodass das Empfangspersonal automatisch über den anstehenden Besucher informiert wird.

Vorteile des Employee Self Services überzeugen

Durch die Nutzung eines Mitarbeiterportals können Sie die Transparenz innerhalb des Unternehmens steigern. Denn damit fördert man die Eigeninitiative. Mitarbeiter bringen sich aktiv in das Geschehen ein und wirken etwa selbst am Dienstplan mit. Die Personalabteilung sowie Planungsverantwortliche werden dadurch entlastet. Personalmanagement und Abrechnungsprozesse können so vereinfacht werden – die Fehleranfälligkeit, die sonst durch mehrfache Datenübertragung oder -eingabe entsteht, entfällt.

Wichtig ist, dass Sie sich bei der Einführung eines Mitarbeiterportals innerhalb einer Workforce Management Software ausführlich beraten lassen. Denn die Funktionen sollten bestmöglich auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens passen. Unsere IT-Experten stehen Ihnen für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung. Hier können Sie einen individuellen Termin vereinbaren.