Wenn neue Fachkräfte den Weg über die Candidate Journey ins Unternehmen finden, sollten sie zum Einstieg einen bestmöglichen Überblick bekommen. Doch auch für langjährige Mitarbeitende ist es immer wieder wichtig, Klarheit und Transparenz über bestehende bzw. neue Prozesse sowie die Werte und Kultur der Organisation zu erfahren. Im Mitarbeiterhandbuch können diese Dinge zentral festgehalten werden. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dieses Handbuch so interessant wie möglich zu gestalten, damit es gelesen und im besten Fall verinnerlicht wird. Dennoch gehören ebenfalls ‚trockenere‘ Themen, wie Informationen zur Krankenversicherung oder zu Sonderleistungen, ins Mitarbeiterhandbuch integriert.

Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Das Mitarbeiterhandbuch ist ein von der HR-Abteilung erstelltes Dokument. Es hält etwa grundlegende Richtlinien, Pflichten und Verhaltensregeln fest und zeigt Besonderheiten für Arbeitnehmende und -gebende auf. Hier werden die Erwartungen an die Mitarbeitenden festgesetzt und die Pflichten der Organisation erläutert.

Der Unterschied zur elektronischen Personalakte

Im Gegensatz zur (elektronischen) Personalakte ist das Mitarbeiterhandbuch als eine Art Richtlinienwerk zu verstehen. Es handelt sich somit nicht um persönliche, vertragliche Inhalte mit einzelnen Fachkräften. In der Personalakte werden vertrauliche und vertragliche Informationen abgelegt – dazu können etwa das individuelle Arbeitszeitmodell, Informationen zur Elternzeit oder Gehaltserhöhungen gehören. Dagegen ist das Mitarbeiterhandbuch ein Dokument, das Grundsätze für die gesamte Belegschaft festhält. In der Personalakte sollte jedoch ein unterzeichneter Beleg verwahrt werden, der dokumentiert, dass die Person das Handbuch gelesen und die Richtlinien darin verstanden hat.

Die Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs im Überblick

Da das Dokument der gesamten Belegschaft zur Verfügung steht, können wichtige Informationen zentral bereitgestellt werden. Gibt es Änderungen, lassen sich diese leicht über ein Update an alle Personen verteilen. Ein sehr prominentes Beispiel für ein Mitarbeiterhandbuch steht öffentlich vom Marketing-Automation Softwarehersteller HubSpot zur Verfügung. Der HubSpot Culture Code zeigt auf 128 Seiten, wie die Vorteile eines solchen Verhaltenskodex ideal genutzt werden können. Kurz zusammengefasst ergeben sich folgende Benefits aus einem Mitarbeiterhandbuch:

Erwartungen an Mitarbeitende & Erwartungshorizont an die Organisation: Damit es innerhalb der Organisation nicht zu Konflikten kommt, zeigt das Dokument auf, was Arbeitgebende von ihren Mitarbeitenden erwarten. Auf der anderen Seite wird ebenfalls erläutert, was Beschäftigte von ihrer Organisation erwarten können. Das beugt Missverständnissen vor. Für den Fall, dass es doch mal zu Konflikten kommt, sollte hier auch klar definiert sein, wie die Vorgehensweise dann zu sein hat.
Unternehmensrichtlinien zentral definiert: Die Mission und Vision des Unternehmens werden hier deutlich herausgestellt und im besten Fall mithilfe von Beispielen erläutert. So kann sich jede*r Mitarbeitende ein genaues Bild davon machen, wie die Arbeit in der eigenen Organisation zu sein hat.
Unternehmen ideal schützen: Dadurch, dass im Mitarbeiterhandbuch zentrale Definitionen zu Arbeitszeitmodellen, Arbeitszeitrichtlinien, Urlaubsregelungen und mehr erklärt werden, kann dies dazu beitragen, Konflikte zu entschärfen bzw. sie erst gar nicht entstehen zu lassen.
Hilfe beim Onboarding: Für neue Fachkräfte bietet der Verhaltenskodex eine klare Richtlinie, die bei der Einstiegsphase im neuen Job hilft. Wer sind meine Ansprechpartner für bestimmte Themen? An wen muss ich mich im Krankheitsfall wenden? Diese und viele weitere Fragen lassen sich im Mitarbeiterhandbuch ideal festhalten.

Die Inhalte eines Mitarbeiterhandbuchs müssen vorher sorgfältig von der HR-Abteilung zusammengestellt und aufbereitet werden; Bild © Pexels.com

Die Inhalte des Mitarbeiterhandbuchs

Die Inhalte eines solchen Handbuchs sind sehr vielfältig und können mehr oder weniger detailliert definiert sein. Wichtig ist, dass das Unternehmen eine allgemeingültige Richtlinie veröffentlicht, die nicht alle zwei Wochen angepasst werden muss. Daher sollte die HR-Abteilung in Sachen Gesetze oder Rechtsfragen nicht zu sehr ins Detail gehen. Das Handbuch richtet sich eher darauf aus, dass eine angenehme und störungsfreie Employee Experience stattfinden kann. Jedoch können sich im Mitarbeiterhandbuch trotzdem Erläuterungen zum Sonderurlaub oder ähnliches wiederfinden. Einige Beispiele für mögliche Inhalte erläutern wir nachfolgend.

Rechtliche Besonderheiten am Arbeitsplatz

Wofür steht Sonderurlaub zur Verfügung? Was passiert mit angesammelten Überstunden? Wofür gibt es Zusatzleistungen? Wie ist die Homeoffice-Regelung im Betrieb? Diese und weitere Fragen müssen natürlich im Arbeitsvertrag erklärt werden. Dennoch ist es sinnvoll, allgemeine Regelungen nochmals zentral im Mitarbeiterhandbuch festzuhalten. Jedoch müssen diese auf alle Mitarbeitenden und Arbeitsmodelle anwendbar sein und sollten sich nicht auf Spezialfälle beziehen.

Informationen zu Mitarbeiterbenefits

Falls im Unternehmen ein Bonusprogramm besteht – z. B. Bonuszahlungen, eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder dergleichen, – ist eine Erläuterung dazu im Mitarbeiterhandbuch ideal untergebracht, damit dieses auch wirklich jeder Person bekannt ist. Ob Sozialleistung, Homeoffice, Parkplätze, Firmenhandys oder -wagen, Rabatte oder Snackautomaten in den Unternehmensräumen: Alle wichtigen Infos zu sämtlichen Mitarbeiterbenefits, die auf alle Beschäftigten zutreffen, müssen hier beschrieben werden.

Verhaltensregeln und Vorschriften am Arbeitsplatz

Hier finden Mitarbeitende alles wichtige zur Sicherheit am Arbeitsplatz. Das betrifft etwa bestimmte Sicherheitsschulungen – etwa für den Umgang mit Substanzen oder Geräten. Es kann aber auch allgemeiner sein: Wird im Unternehmen ein Zutrittskontrollsystem eingesetzt, können hier weitere Erläuterungen stehen, was im Falle eines Verlustes des Ident-Mittels zu geschehen hat.

Ebenfalls stehen an dieser Stelle beispielsweise Informationen über die Kleiderordnung oder über die Verwendung von unternehmenseigenen Geräten. Dürfen Mitarbeitende ihre Laptops auch privat nutzen, muss das erläutert werden. Im amerikanischen Raum ist es ebenfalls üblich, private Beziehungen am Arbeitsplatz zu thematisieren. Der Umfang der Ausführungen im Mitarbeiterhandbuch kommt auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens an.

Mission und Vision des Unternehmens

Neben gesetzlich vorgeschriebenen Richtlinien gibt es auch noch jene, für die das Unternehmen individuell steht. Diese müssen zentral definiert werden, damit sich alle Mitarbeitenden daran orientieren können. Die Werte und die Mission eines Unternehmens helfen Führungskräften zudem bei der Etablierung moderner Führungsstile. In Ihrem Mitarbeiterhandbuch gehen Sie auf Unternehmens- und Teamwerte ein, reißen die internen Kommunikationsrichtlinien an und definieren allgemeine Ziele, auf die die gesamte Organisation hinarbeitet. Katharina Röhrig, Geschäftsführerin Enterprise Development bei GFOS, erläutert dieses Thema in ihrem LinkedIn Beitrag.

Heute ist es so immens wichtig, Trends zu erkennen, den Kurs und das Organisationsdesign immer wieder zu justieren und sich an die Marktdynamik anzupassen: Turnaround-Management. „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“. Gleichzeitig sind aber auch eine klare Linie, Added Value und Wiedererkennungswert gefragt. Wie ist also dieser Spagat zwischen Authentizität und Anpassung zu schaffen? Mit ganz klar definierten Unternehmenswerten, die im Alltag stets präsent sind und nach denen gehandelt wird.

Alle Ziele richten sich also auf den gemeinsamen Erfolg aus. Ferner sollten Sie definieren, wie jede*r einzelne dabei unterstützen kann, diese gemeinsamen Ziele zu erreichen und wie ihre Rolle als ein Teil des großen Ganzen gesehen wird. Welche Möglichkeiten der Weiterbildung werden angeboten? Auch diese Themen sollten Sie zur Verfolgung Ihrer Werte und Visionen im Mitarbeiterhandbuch aufgreifen.

Guidelines für Besucher*innen und Gäste

Ob Kundenunternehmen, Lieferant*innen oder Partnerunternehmen: Es gibt immer wieder Besucher*innen, die sich in den Unternehmensräumen aufhalten. Eine Besucherguideline sollte daher allen Mitarbeitenden bekannt sein. So können sie richtig mit den unternehmensfremden Personen umgehen und wissen, welche Prozesse dabei beachtet werden müssen.

Weitere mögliche Inhalte

Informationen im Falle einer Kündigung und zum Offboarding
Informationen zu Krankheitsregelungen
Richtlinien für Beurteilungsverfahren
Grundlegende Hinweise zum Corporate Design oder zum Corporate Wording in Abstimmung mit dem Marketing und Management

Darauf sollten Sie bei der Erstellung achten

Damit sich das Mitarbeiterhandbuch als Grundlage der Unternehmenskultur eignet, muss es gut recherchiert sein. Dies ist ein Prozess, der einer durchdachten Vorbereitung bedarf. Zunächst müssen Informationen gesammelt und kategorisiert werden. Ebenfalls sollten Management und HR-Abteilung die Tonalität vorher abklären. Hier kommt es auf eine wertschätzende und dennoch klare Kommunikation an. Für Bildmaterial und Design kann die Marketingabteilung oder eine Agentur herangezogen werden, damit das Dokument ansprechend gestaltet und übersichtlich wirkt. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden darauf Zugriff haben, falls Fragen aufkommen. Zu guter Letzt steht in regelmäßigen Abständen eine Überprüfung der Aktualität an.

Mit Workforce Management auf dem richtigen Weg

Egal, ob digital oder analog: Wichtig ist, dass die Belegschaft das Mitarbeiterhandbuch gelesen hat und dies zentral festgehalten wird. Das kann etwa mithilfe einer Workforce Management Software geschehen, indem dies in den Stammdaten der Person vermerkt wird. Ebenfalls können Sie das Dokument im Employee Self Service Portal bereitstellen und die Kenntnisnahme digital bestätigen lassen.

Doch Workforce Management kann noch viel mehr: Zeiterfassung, Qualifikations- oder Fehlzeitenmanagement, Personalplanung etc.: Nutzen Sie die digitalen HR-Verwaltungsprozesse, um Ihre Unternehmenskultur agiler und moderner zu gestalten. Unsere IT-Expert*innen helfen Ihnen gerne weiter. Jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch vereinbaren.

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