Im Zeitalter von Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten sind Papieranträge schon längst nicht mehr das zielführende Medium. Vor allem die häufige Nutzung von PCs macht Papier beinahe überflüssig. Mitarbeiter können bereits ihre Krankmeldung online bei der Krankenkasse einreichen – warum also nicht beim Arbeitgeber? Mit einem Mitarbeiter Self-Service lassen sich viele Personalprozesse digital umsetzen. Mit diesen Tools haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Zugriff auf ihre persönlichen Daten zu erhalten und diese zu verwalten. Dadurch ergibt sich ein Selbstverwaltungsprozess, der den Papierverbrauch sowie der Verwaltungsaufwand minimiert.

Kurze Definition: Was sind Employee Self-Services?

Der Begriff Employee Self-Service, auch bekannt als Mitarbeiter Self-Service, kann als ein webbasiertes Programm oder eine mobile Anwendung aus dem Workforce Management Bereich verstanden werden. Mithilfe dieser Programme bekommen Mitarbeiter die Möglichkeit, personenbezogene Daten selbst zu verwalten, Anträge einzureichen oder andere Genehmigungsprozesse zu starten.

Genehmigungsprozesse online anstoßen

Der digitale Wandel macht keinen Halt vor der Personalabteilung. Ein großer Vorteil ist der Anstoß sämtlicher Genehmigungsprozesse in einem Online-Portal. Urlaubsanträge, Seminaranträge, Elternzeit und andere Prozesse können durch webbasierte Workforce Management-Tools online beantragt und verwaltet werden. Weitere mögliche Prozesse sind Dienstreisen oder Reisekosten. Die entsprechenden Einstellungen im Hintergrund sorgen dafür, dass der Antrag automatisch beim Vorgesetzten landet. Dieser kann den Antrag genehmigen oder ablehnen und der Mitarbeiter wird automatisch darüber informiert. Das Praktische: Die Self-Service Portale sind durch mobile Workforce Management Software oftmals auf allen gängigen Endgeräten verfügbar, sodass die Antragstellung und -genehmigung auch von unterwegs erfolgen kann.

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Personenbezogene Daten sicher verwalten

Die DSGVO hat dafür gesorgt, dass Unternehmen sich noch akribischer mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen. Personenbezogene Daten müssen sicher verwahrt werden, sodass Dritte keinen Zugriff darauf bekommen können. Das gilt ebenso für personenbezogene Daten von Mitarbeitern. Sensible Löschvorschriften müssen eingehalten werden, z. B. wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Die HR-Tools sorgen für eine DSGVO-konforme Speicherung der Daten. Löschfristen können HR-Verantwortliche einfach aufrufen und erhalten somit jederzeit einen Überblick über zu löschende Datensätze.

Mitarbeiterbindung fördern

Die Selbstbeteiligung der Mitarbeiter am Verwaltungsprozess sorgt für ein Gefühl von Eigenverantwortung. Der Arbeitnehmer kann selbst entscheiden, wann er Verwaltungsangelegenheiten anstoßen möchte. Das vermittelt Vertrauen und Wertschätzung. Studien haben bereits darauf hingewiesen, dass HR-Tools wie eine Personaleinsatzplanung oder Zeiterfassung dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter fairer behandelt fühlen oder eine gesteigerte Flexibilität wahrnehmen.

Gerade in den Zeiten eines durch den Arbeitnehmer geprägten Arbeitsmarktes sollten Unternehmen darauf achten, ihre Mitarbeiter zufriedenzustellen und die Mitarbeiterbindung aktiv zu fördern. Self-Services ermöglichen die von Arbeitnehmern geforderte Flexibilität und Mobilität, da sich diese Prozesse ebenso in verschiedene Arbeitszeitmodelle integrieren lassen – einige Beispiele sind etwa flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice oder freiberufliche Tätigkeiten. Die Systeme lassen sich nach Bedarf des Unternehmens voreinstellen, sodass alle Prozesse problemlos dargestellt werden können. Das sorgt bei den Mitarbeitern für eigenverantwortliches Handeln und entlastet gleichzeitig die Personalabteilung.

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