Interne Personalbeschaffung: Skills im Unternehmen erkennen und nutzen

Auf dem Arbeitsmarkt herrscht ein War for Talent: Die Unternehmen kämpfen um die bestgeeigneten Arbeitskräfte. Da scheint es logisch, sich im eigenen Haus nach den passenden Fachkräften umzuschauen. Ein Trend, der sich daraus ergibt, ist ein sogenannter Opportunity Marketplace: ein Marktplatz der Möglichkeiten im eigenen Unternehmen – oder auf Deutsch ein „interner Stellenmarkt“. Aufgrund des Fachkräftemangels arbeiten viele Organisationen gerade an einer Neustrukturierung solcher Marktplätze. Die Studie „State of Internal Recruiting 2021“ von SmartRecruiters zeigt zudem, dass dies auch dringend nötig ist.

Laut der Studie habe insbesondere die Pandemie dafür gesorgt, dass Organisationen ihre Recruiting-Strategie neu ausrichten, da eine allgemeine Wechselbereitschaft aufgekommen sei. „Wenn Sie Ihren besten Leuten keine bedeutungsvollen Karrieremöglichkeiten zur Verfügung stellen, dann wird es Ihre Konkurrenz tun“, so der CEO von SmartRecruiters zu den Ergebnissen der Studie. Erschreckend ist daher folgendes Ergebnis: Nur zwei von fünf Studienteilnehmenden gaben an, ihre interne Personalbeschaffung strategisch zu verfolgen. Jedoch zeigten die Studienergebnisse, dass Top-Performer nach einem internen Stellenwechsel über 20 Prozent wahrscheinlicher bei ihrem Unternehmen bleiben würden, selbst wenn damit keine Gehaltserhöhung oder eine Änderung des Titels einherginge. Für die Organisationen ergab sich laut der Studie zudem noch ein monetärer Vorteil: Sie sparten im Durchschnitt 6000 US-Dollar pro Stellenbesetzung, wenn sie auf die Inhouse-Strategie zugrückgriffen.

Was ist interne Personalbeschaffung?

Bei der internen Personalbeschaffung greifen Unternehmen auf die eigenen Mitarbeitenden zurück, um offene Stellen zu besetzen oder Qualifikationen in andere Teams zu bringen. So kommen Fachkräfte aus anderen Bereichen für neue bzw. andere Tätigkeiten zum Einsatz. Die interne Personalbewegung und die Fort- und Weiterbildung von Skills im Unternehmen werden somit gefördert.

Personalbeschaffung intern vs. extern: die Unterschiede

Die interne und externe Personalbeschaffung unterscheiden sich maßgeblich – sowohl in den Vor- und Nachteilen, die sich daraus ergeben, als auch bei den ausführenden Personen sowie bei den Workflows, die daraus resultieren. Bei der internen und externen Stellenbesetzung unterscheidet man zwischen jeweils zwei Varianten.

Die Stellenbesetzung kann sowohl intern als auch extern erfolgen; Bild © GFOS mbH

Für die Inhouse-Methode gibt es eine Möglichkeit mit und eine ohne Personalbewegung. Erfolgt die Stellenbesetzung ohne Personalbewegung, resultiert das in der Regel in Mehrarbeit und Überstunden. Auch eine Einarbeitung in die Themen muss dabei erfolgen. Bei der internen Personalbeschaffung mit Personalbewegung wird die Person auf eine andere Stelle gesetzt – das kann z. B. nach einer innerbetrieblichen Ausschreibung erfolgen.

Bei der externen Personalbeschaffung gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten. Zum einen kann es eine passive Stellenbesetzung geben: Diese kann beispielsweise durch Initiativbewerbungen oder ein Talent-Verzeichnis aus dem innerbetrieblichen Bewerbermanagement erfolgen. Unternehmen haben die Möglichkeit, Bewerberdaten unter Einhaltung von Löschfristen DSGVO-konform für einen bestimmten Zeitraum aufzuheben und somit später auf ehemalige Bewerber*innen zurückzukommen. Auf der anderen Seite gibt es die aktive Personalbeschaffung, die sich auf Anzeigen in Jobbörsen, Online-Portalen und auf der Webseite konzentriert. Darüber hinaus können dabei auch Recruiter*innen oder Leiharbeiter*innen zum Einsatz kommen.

Die Vorteile der internen Personalbeschaffung

Kurze Wege und geringere Ausgaben: Die Vorteile von Inhouse-Recruiting sind vielfältig und überzeugen. Im Hinblick auf die Studienergebnisse der oben genannten Untersuchung ist es zudem lohnend für die Mitarbeiterbindung, wenn Unternehmen sich mit einer solchen Strategie auseinandersetzen. Für die interne Personalbeschaffung lassen sich fünf klare Vorteile festhalten, die wir im Folgenden beschreiben.

Ausgaben einsparen

Externe Recruiter*innen werden bei der internen Stellenbesetzung nicht benötigt. Das spart Zeit und Geld. Gleichzeitig kann das Budget, das für Stellenausschreibungen auf diversen Portalen benötigt wird, eingespart werden. Dieses steht dann z. B. für Teambuilding-Maßnahmen oder ähnliche Formate zur Verfügung, mit denen die Mitarbeitermotivation im Team gesteigert werden kann.

Schnellere Time-to-Hire

Die Mitarbeitenden stehen den Abteilungen schneller zur Verfügung, da die Personen direkt nach einer internen Übergabe mit ihren (neuen) Aufgaben beginnen können. Auch entfallen beim innerbetrieblichen Recruiting die Kündigungsfristen – die Personen müssen nicht erst die teilweise lange Candidate Journey durchlaufen. Holen sich die Organisationen externe Fachkräfte ins Unternehmen, müssen sie mitunter lange bis zum geplanten Eintrittstermin auf die Verstärkung warten.

Bestätigter Cultural Fit

Passt der oder die neue Mitarbeitende überhaupt zur Unternehmensphilosophie? Diese Fragen können sich HR-Verantwortliche bei der internen Personalbeschaffung bereits beantworten, da Engagement, Know-how und Fähigkeiten der Mitarbeitenden schon bekannt sind. Somit können die Führungskräfte auch besser abschätzen, wie sich die Person mit den neuen Herausforderungen schlagen wird und ob sich dieser Schritt für alle Beteiligten lohnt.

Schnelleres Onboarding

Kommen neue Mitarbeitende ins Unternehmen, müssen diese zunächst eingearbeitet werden und sich mit den betrieblichen Abläufen zurechtfinden. Das beansprucht Kapazitäten an vielen Stellen, da verschiedene Fach- und Führungskräfte sich auf diese Einarbeitungsphase konzentrieren. Bei der internen Personalbeschaffung sind Mitarbeitende bereits mit allen Abläufen und der Unternehmensstrategie vertraut. Hier kann das Onboarding deutlich kürzer und zielgerichteter erfolgen, indem sie sich auf die neuen Aufgabenbereiche konzentrieren.

Höheres Engagement der Mitarbeitenden

Studien zeigen, dass sich Aufstiegschancen und andere Aufgabenbereiche als Motivationsfaktor nutzen lassen. Das kann sich zudem positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken. Anstatt zu wechseln, schauen sich die Fachkräfte beim eigenen Arbeitgebenden um und können sich neuen Herausforderungen stellen.

Beim Inhouse-Recruiting gibt es Vorteile und Nachteile, die der Management- und HR-Ebene klar sein sollten; Bild © GFOS mbH

Die Nachteile der internen Personalbeschaffung

Neben diesen überzeugenden Vorteilen gibt es jedoch auch einige Nachteile beim Inhouse-Recruiting. Der wohl wichtigste Aspekt: Trotz bewiesenem Cultural Fit ist es keinesfalls sicher, dass der / die bestmögliche Kandidat*in für die ausgeschriebene Stelle gefunden wurde. Das machen die folgenden Punkte deutlich.

Eingeschränkter Bewerberkreis

Bei der internen Personalbeschaffung greifen die HR-Verantwortlichen auf einen sehr eingeschränkten Bewerberkreis zurück – denn es kommen nur wenige Personen für die benötigte Stelle infrage. Nicht alle Mitarbeitenden der eigenen Organisation bringen die nötigen Skills, die Motivation und die Bereitschaft mit, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten bzw. die bisherigen Verantwortlichkeiten aufzugeben.

Stagnierende Unternehmenskultur

Frischer Input wird durch die interne Stellenbesetzung nicht ins Unternehmen einfließen. Neue Mitarbeitende bringen auch immer neue Sichtweisen und andere Skills sowie Herangehensweisen mit. Verzichten Organisationen darauf, besteht auch immer das Risiko von Betriebsblindheit und das starre Festhalten an bereits bestehenden Prozessen, die nicht weiter hinterfragt werden.

Fehlendes Personal an anderer Stelle

Bei der internen Personalbeschaffung mit Personalbewegung kommt es dazu, dass die Person an der bisher besetzten Stelle fehlt. Diese muss neu besetzt oder durch die ehemaligen Kolleg*innen vertreten werden – es sei denn, die Aufgabe entfällt komplett. Die Neubesetzung ist andernfalls unbedingt nötig, damit sich die versetzte Person auf die neuen Aufgaben konzentrieren kann. Mit agiler Führung und einem agilen Management kann diesem Nachteil entgegengewirkt werden.

Vorbehalte anderer Fachkräfte

Mit der innerbetrieblichen Personalbewegung gehen oftmals auch Neidgefühle oder Vorbehalte einher. Andere Mitarbeitende können sich benachteiligt fühlen – insbesondere dann, wenn eine fachfremde Person für neue Aufgaben eingesetzt wird. Darüber hinaus können auch Vorbehalte darüber entstehen, ob die Person ausreichend qualifiziert ist. Handelt es sich zudem um eine Beförderung, besteht die Gefahr, dass andere Mitarbeitende sehr subjektiv über die Stellenbesetzung urteilen. Hier muss das Management aktiv mit einer gut ausgerichteten internen Kommunikation entgegenwirken.

Workforce Management als Schlüssel für die interne Stellenbesetzung

Wer ist qualifiziert für die Aufgaben und wer zeigt eine hohe Motivation? Einen Überblick darüber zu bekommen, ist nicht einfach – insbesondere dann, wenn dafür in manueller Arbeit die Personalakten und diverse Dokumente durchforstet werden müssen. Ein digitaler Überblick schafft an dieser Stelle Abhilfe – etwa mit einer Lösung für Qualifikationsmanagement. Als Teil einer umfassenden Workforce Management Software kann ein solches System schnell und übersichtlich die benötigten Antworten liefern. Sämtliche Qualifikationen, Fort- und Weiterbildungen lassen sich innerhalb eines Qualifikationsmanagements erfassen. Führungskräfte haben somit einen Überblick über die vorhandenen Skills in der Organisation. So kann auch schnell geschlussfolgert werden, wer am ehesten für die zu besetzende Stelle eingesetzt werden kann, sollte sich die Person nicht aus eigenen Schritten intern beworben haben.

Nutzen Sie Ihre Potenziale für die interne Personalbeschaffung, indem Sie jederzeit alle Skills Ihrer Mitarbeitenden im Blick behalten. Unsere Workforce Management Lösung ist dafür ideal und kann noch viele weitere Hürden auf dem Weg zu New Work für Sie überwinden. Ob Arbeitszeitflexibilisierung oder HR-Analytics: Lassen Sie sich von unseren IT-Expert*innen unverbindlich beraten.