Interne Personalbeschaffung: Skills im Unternehmen erkennen und nutzen

Was ist interne Personalbeschaffung? – Definition des Begriffs

Bei der internen Personalbeschaffung greifen Unternehmen auf die eigenen Mitarbeiter zurück, um offene Stellen zu besetzen. Dieser Prozess wird auch als internes Recruiting bezeichnet. Bereits im Unternehmen befindliche Mitarbeiter werden weiterentwickelt, um eine neue (zusätzliche) Rolle in einer anderen Abteilung zu erfüllen.

Auf der anderen Seite steht die externe Personalbeschaffung, bei der Unternehmen versuchen, fähige Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens zu gewinnen. Hier werden Stellen extern ausgeschrieben und mit passenden Bewerbern von außerhalb des eigenen Talentpools besetzt. Hier ist folgerichtig vom externen Recruiting die Rede.

In der Regel verfolgen Unternehmen nicht exklusiv eine externe oder interne Personalbeschaffungs-Politik, sondern setzen auf einen Mix beider Modelle. So schaffen sie Möglichkeiten für einen Aufstieg innerhalb des Unternehmens und profitieren gleichzeitig von frischen Impulsen und Kompetenzen externer Bewerber.

Personalbeschaffung intern vs. extern – Die Unterschiede

Die interne und externe Personalbeschaffung unterscheiden sich maßgeblich – sowohl in den Vor- und Nachteilen, die sich daraus ergeben, als auch mit den ausführenden Personen sowie bei den Workflows, die daraus resultieren. Bei der internen und externen Stellenbesetzung unterscheidet man zwischen jeweils zwei Varianten.

Interne Personalbeschaffung mit Personalbewegung

Bei der internen Personalbeschaffung mit Personalbewegung wird die Person meist in eine andere Abteilung versetzt und erhält ein komplett neues Set an Aufgaben – das kann z.B. nach einer innerbetrieblichen Ausschreibung erfolgen. Weitere Möglichkeiten sind Direktansprachen der Mitarbeiter, Versetzungen oder auch interne Empfehlungen.

Interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung

Erfolgt die Stellenbesetzung ohne Personalbewegung, resultiert das in der Regel in Mehrarbeit und Überstunden. Der jeweilige Mitarbeiter übernimmt an dieser Stelle weitere Aufgaben ergänzend zu seinen aktuellen Arbeiten. Eine Einarbeitung in diese neuen Themen ist dabei natürlich dringend erforderlich.

Externe Personalbeschaffung – passiv 

Bei einer passiven Stellenbesetzung greifen Unternehmen auf das eigene, innerbetriebliche Bewerbermanagement zurück, um freie Stellen zu besetzen. Hierbei kann es sich etwa um Initiativbewerbungen handeln, die – unter Einhaltung der DSGVO – intern gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt zu möglichen Stellen im Unternehmen gematcht werden.

Externe Personalbeschaffung – aktiv 

Im Rahmen der aktiven Personalbeschaffung schalten Unternehmen etwa Anzeigen in Jobbörsen, Online-Portalen oder auf der eigenen Webseite. Begleitend dazu können auch Recruiter / Headhunter zum Einsatz kommen, um fähige Personen für die erforderlichen Kriterien zu finden.

Strategien der Personalbeschaffung im direkten Vergleich

Es stellt sich immer die Frage, ob es die eine optimale Strategie zur Gewinnung fähiger Mitarbeiter gibt. Um das zu evaluieren, betrachten wir hier die wesentlichen Faktoren im Bereich Recruiting einmal im direkten Vergleich miteinander.

Kosten

Findet die Personalbeschaffung intern statt, fallen hierfür nur geringe Kosten an – alle Prozesse laufen intern ab, ohne Anzeigen oder Ausschreibungen. Ebenso sind die Kosten für die Einarbeitung der Mitarbeiter meist überschaubar, da diese ja bereits grundsätzlich mit dem Unternehmen vertraut sind. 

Werden Fahckräfte extern rekrutiert, fallen entsprechende Kosten für die Schaltung von Anzeigen, die Zusammenarbeit mit Recruitern oder andere Maßnahmen an. Ebenso fallen absehbar höhere Onboarding-Kosten an, wenn neue Personen gerade erst frisch im Unternehmen beginnen und keine Vorkenntnisse der Arbeitsabläufe mitbringen.

Zeitaufwand

Die interne Personalbeschaffung ist häufig deutlich schneller, da intern die Stärken (und Schwächen) der jeweiligen Bewerber bereits bekannt sind. Auch können hier Aufwände bei der Einarbeitung eingespart werden, da die Fachkräfte grundsätzliche Abläufe bereits kennen sollten.

Jeder externe Bewerber ist zunächst einmal unbekannt und muss entsprechend evaluiert werden. Das Sichten von Unterlagen und das Prüfen der notwendigen Kompetenzen für die jeweilige Stelle ist meist recht aufwendig. Und ist ein passender Kandidat gefunden, müssen bestehende Arbeitsverträge in der Regel gekündigt werden. So entsteht eine Wartezeit, bis die neue Person für neuen Arbeitseinsatz verfügbar ist.

Risiko

Erfolgt die Stellenvergabe intern, so besteht typischerweise nur ein geringes Risiko – die bisherigen Leistungen, Fähigkeiten und Kompetenzen eines Mitarbeiters sind bekannt und damit eine gute Referenz. Gleichzeitig sind interne Rivalitäten nicht ausgeschlossen, wenn sich etwa Mitarbeiter übergangen fühlen. 

Ob der sogenannte „Cultural Fit“ bei der externen Personalbeschaffung gegeben ist, kristallisiert sich im schlechtesten Falle erst lange nach der Einstellung eines Mitarbeiters heraus. Ebenso fällt es zu Beginn oder anhand von Arbeitsproben häufig schwer, die tatsächlichen Fähigkeiten eines neuen, externen Mitarbeiters sicher einzuschätzen.

Auf den ersten Blick wirkt die interne Stellenvergabe wie die logische Konsequenz – doch es gibt genügend Fälle, in denen doch externe Mitarbeiter die bessere Wahl darstellen. Etwa dann, wenn ein Unternehmen aktiv nach „frischem Wind“ sucht, akut Stellen besetzt werden sollen oder schwere interne Streitigkeiten zu befürchten sind. 

Vorteile interner Personalbeschaffung

Kurze Wege und geringere Ausgaben: Die Vorteile von Inhouse-Recruiting sind vielfältig. Zudem ist dieser Prozess lohnend für die Mitarbeiterbindung, wenn Unternehmen sich mit einer solchen Strategie auseinandersetzen. Für die interne Personalbeschaffung lassen sich fünf wesentliche Vorteile festhalten, die wir im Folgenden beschreiben.

Geringere Kosten

Externe Stellenausschreibungen oder kostspielige Headhunter werden bei der internen Personalbeschaffung nicht benötigt. Das spart Zeit und Geld. Die eingesparten Kosten und Aufwände stehen dann z.B. für Teambuilding-Maßnahmen oder ähnliche Formate zur Verfügung, mit denen die Mitarbeitermotivation im Team gesteigert werden kann.

Kürzere Time-to-Hire

Die Fachkräfte stehen den Abteilungen schneller zur Verfügung, da die Personen direkt nach einer internen Übergabe mit ihren (neuen) Aufgaben beginnen können. Erfolgt die Personalbeschaffung intern, entfallen außerdem eventuelle Kündigungsfristen – die Personen müssen nicht erst eine teilweise lange Candidate Journey durchlaufen und können direkt in der weiteren Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden.

Schnelleres Onboarding

Kommen neue Mitarbeitende ins Unternehmen, müssen diese zunächst eingearbeitet werden und sich mit den betrieblichen Abläufen zurechtfinden. Das beansprucht Kapazitäten an vielen Stellen, da verschiedene Fach- und Führungskräfte sich auf diese Einarbeitungsphase konzentrieren.

Bei der internen Personalbeschaffung sind die Beteiligten bereits mit allen Abläufen und der Unternehmensstrategie vertraut. Hier kann das Onboarding deutlich kürzer und zielgerichteter erfolgen, indem sie sich auf die neuen Aufgabenbereiche konzentrieren.

Geringeres Risiko von Fehlbesetzungen

Werden Stellen über interne Personalbeschaffungswege besetzt, so ist die Wahrscheinlichkeit, dass der jeweilige Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe nicht die richtigen Kompetenzen mitbringt, insgesamt gering. 

In der Regel sind die Fähigkeiten, Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter intern hinlänglich bekannt, wodurch es unwahrscheinlich ist, dass die Stelle mit einem Kandidaten besetzt wird, der nicht die notwendigen Kompetenzen dafür mitbringt.

Bestätigter Cultural Fit

Die Frage, ob der jeweilige Bewerber mit seiner Persönlichkeit gut zur Unternehmenskultur passt, stellt sich bei der internen Personalbeschaffung für HR-Verantwortliche nicht. Engagement, Know-how und Fähigkeiten der Mitarbeiter sind bereits bekannt. Dies vereinfacht die Auswahl der richtigen Bewerber an dieser Stelle erheblich.

Setzen Unternehmen auf eine interne Personalbeschaffung, kann dies zudem motivierend auf die Mitarbeiter insgesamt wirken. Die Aussicht auf weitere Karriereschritte im eigenen Unternehmen kann sowohl die Einsatzbereitschaft der Arbeitnehmer als auch die Mitarbeiterbindung stärken.

Nachteile interner Personalbeschaffung

Trotz der vielen Vorteile bringt die interne Personalbeschaffung auch einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen berücksichtigen müssen, um das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter zu nutzen und eine solche Recruiting-Strategie erfolgreich umzusetzen. 

Interne Konkurrenz / Rivalitäten

Wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleiche Position hinarbeiten oder sich bewerben, kann dies Spannungen im Team hervorrufen. Fachkräfte, die sich im letzten Schritt nicht qualifizieren, könnten sich demotiviert fühlen – ein Grund für etwaig sinkende Zufriedenheit und Leistung. Besonders problematisch wird dies, wenn der Verdacht der Vetternwirtschaft im Raum steht – transparente Auswahlkriterien sind hier absolut unerlässlich.

Begrenzter Pool an Bewerbern

Es kann durchaus sein, dass der interne Talentpool so klein ausfällt, dass für eine bestimmte Stelle schlicht keine passenden Kandidaten im Unternehmen existieren. Dies tritt besonders bei schnell wachsenden Unternehmen oder in sehr spezialisierten Branchen auf. Die unternehmensweite Investition in Fort- und Weiterbildung ist daher unerlässlich, ebenso wie ein eventueller Blick über den Tellerrand der eigenen Mitarbeiterschaft.

Lücken im Team

Wo Mitarbeiter in neue Positionen wechseln (interne Personalbeschaffung mit Personalbewegung), wird in ihrer alten Abteilung notwendigerweise eine Stelle frei. Dies kann dazu führen, dass die verbliebenen Mitarbeiter Mehrarbeit durch den Wechsel eines Kollegen haben. In drastischen Fällen muss diese neue, freie Stelle nachbesetzt werden, möglicherweise sogar über einen externen Kandidaten.

Mangel an Impulsen

Neue Mitarbeiter bringen neue Ideen und frische Impulse in den Unternehmensalltag mit ein – setzen Unternehmen jedoch vor allem auf eine interne Personalbeschaffung, kommt dieser Effekt nicht zum Tragen. Im Gegenteil: Es besteht das Risiko, dass sich mit der Zeit eine gewisse Betriebsblindheit einstellt und bestimmte (ineffiziente) Prozesse einfach fortbestehen, weil sie nie oder seltener hinterfragt werden.

Interne Personalbeschaffung – Wege und Methoden

Die interne Besetzung von Stellen kann für Unternehmen eine wertvolle Strategie darstellen, um wichtige Positionen bestenfalls schnell zu besetzen und gleichzeitig neue Karriere-Perspektiven für Mitarbeiter zu schaffen. Dabei gibt es eine Reihe möglicher Wege, über die sich eine solche interne Stellenbesetzung in der Praxis anbahnen lässt.

Interne Stellenausschreibung

Wie eine klassische Stellenausschreibung, aber intern: Eine Vakanz wird zunächst im Unternehmen kommuniziert, Mitarbeiter können sich auf diese bewerben. Wie sie jeweils veröffentlicht wird, ist je nach Betrieb unterschiedlich. Interne Interessenten durchlaufen anschließend einen (verkürzten) Bewerbungsprozess und werden dann, je nach Eignung, gegebenenfalls auf die neue Stelle versetzt bzw. befördert. 

Empfehlungen

Häufig zeigt sich in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern, welche Talente und Fähigkeiten einzelne Personen im Team beisteuern. Auch kann eine eigene Employee-Engagement-Strategie dabei helfen, besondere Einsatzbereitschaft innerhalb der Belegschaft zu identifizieren. Im besten Fall gibt es im Unternehmen einen HR-Prozess, der es ermöglicht, Kollegen gezielt für (offene) Positionen vorzuschlagen. Solche Empfehlungen können sowohl von Mitarbeitern als auch von Vorgesetzten ausgesprochen werden.

Mentoring / Coaching

Wird perspektivisch eine Stelle im Unternehmen frei oder langfristig mit zusätzlichem Personal geplant, kann es sich lohnen, Arbeitnehmer intern für eben diese Stellen „aufzubauen“. Diverse Unternehmen nutzen dafür bereits erfolgreich Mentoring-Programme oder setzen auf Coaching-Angebote. Eine weitere Möglichkeit der internen Personalbeschaffung ist auch die gezielte Ausbildung und Übernahme junger Talente.

Datenbasierte Talententwicklung

Diverse Unternehmen pflegen interne Talentpools und halten exakt nach, welche Mitarbeiter über welche Kompetenzen und / oder Spezialisierungen verfügen. Die Nutzung einer solchen Datenbank, idealerweise in Verbindung mit einer HR-Software oder mit KI-Unterstützung, erlaubt die schnelle Identifizierung von Kandidaten für eine Stelle und bietet so die Möglichkeit, die Personalbeschaffung intern innerhalb kürzester Zeit und mit wenig Aufwand abzuwickeln.

Je professioneller Unternehmen ihre Mitarbeiterentwicklung betreiben wollen, desto eher lohnt sich für sie der Einsatz dedizierter Software-Lösungen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl passender Systeme, um offene Stellen jederzeit mit den bestmöglichen Bewerbern zu besetzen – sowohl intern als auch extern. 

HR-Software als Schlüssel für internes Recruiting

Wer ist qualifiziert für die Aufgaben und wer zeigt eine hohe Motivation? Einen Überblick darüber zu bekommen, ist nicht einfach – insbesondere dann, wenn dafür in manueller Arbeit die Personalakten und diverse Dokumente durchforstet werden müssen.

HR-Software bieten Unternehmen die notwendigen Werkzeuge, um den Prozess der internen Personalbeschaffung zu optimieren. Ein effektives Skill-Management, automatisierte Matching-Prozesse und die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten helfen dabei, Talente im Unternehmen zu erkennen, einzusetzen und gezielt weiterzuentwickeln.

Unternehmen, die dafür moderne HR-Lösungen wie eine Workforce-Management-Software verwenden, profitieren von beschleunigten internen Personalbeschaffungswegen. Einige Hürden auf dem Weg zu New Work lassen sich mit modernen HR-Systemen überwinden Einige wichtige Aspekte sind dabei folgende.

• Skill-Management-Prozesse: Dies bezeichnet einen systematischen Prozess, bei dem die Fähigkeiten der Fachkräfte erfasst und kategorisiert werden. Auf diese Weise haben Planungsverantwortliche zu jeder Zeit einen Überblick über die vorhandenen Kompetenzen, die für aktuelle Projekte, Einsätze etc. benötigt werden.
• Kompetenzdatenbanken: Die zentrale Verwaltung der Skills in einer Datenbank führt dazu, dass Planungsverantwortliche jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen. Dies erleichtert interne Recruiting-Prozesse und sorgt für eine schnelle Anpassungsfähigkeit bei sich verändernden Anforderungen
• Talentpools und internes Recruiting: HR-Software kann dabei helfen, offene Stellen schneller zu besetzen. Diese können HR-Verantwortliche intern ausschreiben. Mitarbeiter, die nach einer Veränderung suchen, haben die Möglichkeit, sich auf diese Stelle zu bewerben. Zudem entsteht durch die Datenbank ein übersichtlicher Talentpool. Offene oder benötigte Positionen lassen sich mit diesem Talentpool abgleichen. Wenn es die Auslastung zulässt, können fähige Mitarbeiter automatisch für die Aufgaben angefragt werden.
• Matching & Reporting: Detaillierte Einblicke zu den Fähigkeiten der Belegschaft helfen dabei, Lücken zu identifizieren und Entscheidungen zu stützen. Wo fehlen aktuell Kompetenzen? Welche Zertifikate müssen in regelmäßigen Abständen aufgefrischt werden? Über eine Seminarverwaltungssoftware sind all diese Informationen auf einen Blick verfügbar. So werden etwa HR-Manager daran erinnert, dass Zertifikate einzelner Fachkräfte eine Auffrischung benötigen oder eine spezifische Weiterbildung bereits X Monate zurückliegt.