HR-Kennzahlen, Headcount berechnen & mehr: Deshalb lohnen sich HR-KPIs

Inhalt dieses Beitrags

Bedeutung: Headcount berechnen

Beispiel einer Berechnung des Headcounts

Bedeutung: Full Time Equivalent oder Vollzeitäquivalent

Beispiel einer Berechnung des FTE

Personalbedarf berechnen: Vorteile & Anwendungsbereich

Berechnung des Bruttopersonalbedarfs

Berechnung des Nettopersonalbedarfs

Weitere HR-Kennzahlen aus dem Workforce Management

Es gibt eine Vielzahl an HR-Controlling-Kennzahlen – doch welche wird eigentlich wofür benötigt und für wen lohnt sich die Ermittlung dieser Key Performance Indicators (KPIs)? Die Frage lässt sich nicht ganz einfach beantworten. Denn nicht alle Unternehmensbereiche greifen auf die gleichen Kennzahlen zurück. Einige sind eher relevant für die HR-Abteilung, andere sind für die Personalbedarfsermittlung oder -einsatzplanung und somit für die Fachabteilung von Bedeutung. Dann gibt es wiederum Kennzahlen, die für die Geschäftsführung elementar sind.

Was bedeutet Headcount berechnen?

Bei der Headcount Berechnung handelt es sich um eine quantitative Planungskennzahl zur Personalberechnung. Headcount (dt. Anzahl an Mitarbeitenden) meint das einfache Zählen der Köpfe, also der Anzahl an Fachkräften. Diese werden summiert und können anschließend beispielsweise nach Standorten oder Teams ausgewertet werden.

Gibt es eine Formel zur Headcount Berechnung?

Zum Berechnen des Headcounts benötigt man keine Formel, da es sich hier um eine einfache Zählmethode handelt. Die einzelnen Fachkräfte werden addiert – also zusammengezählt. Wichtiger ist es, diese hinterher nach Standorten, Abteilungen, Funktionen oder Kategorien auszuwerten. Daran lässt sich etwa ermitteln, welcher Standort oder welche Abteilung innerhalb eines bestimmten Zeitraums Zuwachs oder Fluktuationen zu verzeichnen hatte. Mit einer Analyse des Headcounts im Zeitverlauf, verfolgen Unternehmen oft das Ziel, andere Entscheidungen besser verstehen oder rechtfertigen zu können. Der Headcount dient also als unterstützende Kennzahl im Personalcontrolling, um andere Faktoren rund um die Ressource Personal auszuwerten.

Full Time Equivalent (FTE) bzw. Vollzeitäquivalente berechnen - eine wichtige HR-Kennzahl

Ein Full Time Equivalent (FTE) wird auf Deutsch auch Vollzeitäquivalent (VZA) genannt. Er beschreibt eine HR-Kennzahl, die Teilzeitkräfte rechnerisch als Vollzeitstellen ausgibt. Immer mehr Fachkräfte arbeiten in Teilzeit. Mit der Berechnung des FTE werden Entwicklungen auf Personalebene besser nachvollziehbar. Er stellt eine wichtige Kennzahl aus dem Personalcontrolling dar, da mit ihm eine Basis für weitere Analysen geschaffen wird.

So funktioniert die Full Time Equivalent Berechnung

Die Berechnung des FTE erfolgt ganz einfach. Grundlage für die Berechnung sind 2080 Arbeitsstunden pro Jahr für den FTE (8 tägliche Arbeitsstunden x 5 Arbeitstage pro Woche x 52 Arbeitswochen pro Jahr = 2080). Selbstverständlich müssen hier noch Urlaubs- und Feiertage einkalkuliert werden – es handelt sich also nur um eine Grundlage. Mit dieser Basis kann man die Berechnung des FTE leicht innerhalb von drei Schritten durchführen:

1. Anzahl der Stunden der Teilzeitkräfte bestimmen

Unser Beispielunternehmen hat insgesamt zwölf Mitarbeitende. Davon arbeiten vier in unterschiedlichen Teilzeitmodellen.

3 (Mitarbeitende) x 20 (Stunden) x 52 (Wochen) = 3120 Stunden

1 (Mitarbeitende) x 25 (Stunden) x 52 (Wochen) = 1300 Stunden

Summe: 3120 + 1300 = 4420 Teilzeitstunden

2. Berechnung der in Vollzeit gearbeiteten Stunden

In unserem Beispielunternehmen arbeiten des Weiteren acht Fachkräfte in einem Vollzeitmodell.

8 (Mitarbeitende) x 45 (Stunden) x 52 (Wochen) = 18720 Stunden

18720 Vollzeitstunden

3. Finale Berechnung des FTE

Hat man diese Zahlen ausgerechnet, müssen die Teilzeit- und Vollzeitstunden noch addiert und anschließend durch die Grundlagenzahl des FTE geteilt werden. Daraus ergibt sich für unser Beispiel folgende Rechnung:

4420 (Teilzeitstunden) + 18720 (Vollzeitstunden) = 23140

23140 (Gesamtstundenzahl) : 2080 (FTE Grundlage) = 11,125 FTE (jährlich)

Bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße lassen sich diese HR-Kennzahlen um den FTE also einfach mit einem Rechner bestimmen. So dauert die Feststellung des FTE zwar ein wenig, aber es handelt sich um eine relevante Kennzahl aus dem Personalcontrolling. Einfacher gelingt diese Rechnung mit einer Software zur Personalbedarfsermittlung, durch welche die Kalkulation im Hintergrund mit einem Programm ausgeführt wird.

Personalbedarf berechnen: eine wichtige Tätigkeit

Bei der Personalbedarfsermittlung unterscheidet man zwischen quantitativer und qualitativer Personalbedarfsermittlung. Die qualitative Methode bezieht sich auf die Ermittlung von Kenntnissen, Fähigkeiten und anderen Eigenschaften, die Fachkräfte für die Erfüllung einer Tätigkeit mitbringen sollten. Diese Anforderungen lassen sich aus den zu erledigenden Aufgaben ableiten. Je nach Anzahl der benötigten Fähigkeiten kann ein detailliertes Anforderungsprofil vonnöten sein, um den Überblick zu behalten. Hier erhält man also keine HR-Controlling-Kennzahl sondern eher eine Art Übersicht benötigter Skills. Digital kann man dieses Profil mithilfe einer Software für Qualifikationsmanagement abbilden und verwalten. Die quantitative Personalbedarfsermittlung befasst sich dagegen mit der Anzahl an Personen, die benötigt wird, um einen geplanten Aufwand umzusetzen. Hier kann zusätzlich ein Reservebedarf berechnet werden, sodass auch im Falle von Krankheitsausfällen oder sonstigen Abwesenheiten die ideale Abdeckung des Personalbedarfs gewährleistet werden kann. Dabei spielen unterschiedliche Arten des Personalbedarfs eine entscheidende Rolle:

• Einsatzbedarf: ständig benötigter Personalbedarf, um die anfallenden Arbeitsaufgaben zu bewältigen
• Reservebedarf: Bedarf, der für vorrübergehende Personalausfälle zur Verfügung stehen muss, z. B. bei Fortbildungen
• Ersatzbedarf: Bedarf für unvorhersehbare Ausfälle, z. B. bei Krankheitsfällen
• Neubedarf: ein durch Kapazitätserhöhung entstandener Bedarf
• Zusatzbedarf: ein vorrübergehend benötigter Personalbedarf
• Minderbedarf: nicht mehr benötigter Bedarf durch Rückgänge

So berechnen Sie den Bruttopersonalbedarf

Für die Berechnung des Bruttopersonalbedarfs sind die Unternehmensziele elementar. Denn dieser beschreibt, wie viele Fachkräfte benötigt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Beispiele dafür sind etwa der Umsatz oder eine Produktionsmenge. Es handelt sich damit um einen Planwert – dementsprechend spielen der aktuelle Headcount im Unternehmen und etwaige Neuzugänge oder Abgänge keine Rolle. Der Bruttopersonalbedarf berechnet sich folgendermaßen:

Einsatzbedarf + Reservebedarf = Bruttopersonalbedarf

So berechnen Sie den Nettopersonalbedarf

Eine weitere wichtige Kennzahl aus dem Personalcontrolling ist der Nettopersonalbedarf. Dieser beschreibt, ob Unternehmen Mitarbeitende einstellen oder entlassen sollten, um den idealen Personalbedarf abzubilden. Dazu benötigt man jedoch noch eine weitere Kennzahl – und zwar den fortgeschriebenen Personalbestand. Um diesen zu bestimmen addiert man bereits festgelegte Zugänge zu dem aktuellen Headcount und subtrahiert voraussichtliche Abgänge. Hat man diese Ziffer bestimmt, berechnet sich der Nettopersonalbedarf wie folgt:

Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalbestand = Nettopersonalbedarf

Was sagt denn nun diese HR-Kennzahl aus? Für das Personalcontrolling ergibt sich daraus grob gesagt eine einfache Schlussfolgerung: Hat man eine Personalüberdeckung, können eventuell Mitarbeitende entlassen werden. Bei einer Unterdeckung sollten mehr Mitarbeitende eingestellt werden. Eine Personalbedarfsermittlung mittels Software kann diese und viele weitere Kennzahlen genau bestimmen – ganz unabhängig von der Branche. Damit steht Personalverantwortlichen eine zuverlässige Planungsbasis zur Verfügung, die zudem bei der Personaleinsatzplanung angewandt werden kann.

Weitere HR-Kennzahlen aus dem Workforce Management

Wenn Sie eine Software zur Personalbedarfsermittlung oder -einsatzplanung innerhalb einer Workforce Management Lösung nutzen, stehen Ihnen oftmals eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Darunter fallen ebenfalls weitere HR-Controlling-Kennzahlen. Untenstehend finden Sie einen Überblick über einige wichtige KPIs aus dem Personalwesen.

1. Gerechtigkeitsquote

Mit dieser Kennzahl wird angegeben, wie gleichmäßig die Verteilung von Arbeitseinsätzen ist. Dies ist eine relevante Information für Planungsverantwortliche, die beispielsweise Schichten planen. So kann sichergestellt werden, dass die Anzahl an Tag- und Nachtschichten bzw. Wochenendschichten o.ä. gerecht verteilt ist.

2. Motivationskennzahl

In diese HR-Kennzahl fließt eine Vielzahl an Faktoren, die Einfluss auf die Motivation der Fachkräfte haben können. Diese haben die Möglichkeit, in Wunschbüchern zur Personaleinsatzplanung ihre bevorzugten Dienste und Schichten zu kennzeichnen. Die Workforce Management Software kalkuliert dann eine Planung, welche diese Wünsche berücksichtigt. Anhand der Motivationskennzahl lässt sich etwa ablesen, wie hoch die individuelle Erfüllungsquote dieser Wünsche ist.

3. Planungsqualität

Dieser KPI gibt die Güte einer erstellten Planung wieder. Mit ihm kann sichergestellt werden, dass es sich bei dem aufgestellten Einsatzplan um ein gut durchdachtes Konzept handelt, die etwa Raum für unvorhersehbare Ausfälle lässt oder Qualifikationen ausreichend berücksichtigt.

4. Life-Domain-Balance

Die Life-Domain-Balance stellt einen Bereich der HR-Kennzahlen dar, bei dem Maßnahmen zum Erhalt sowie zur Verbesserung der psychischen Gesundheit von Mitarbeitenden herangezogen wird. Dafür werden innerhalb der Software zum betrieblichen Gesundheitsmanagement subjektive und objektive Daten miteinander kombiniert. Subjektive Daten entstehen etwa aus Mitarbeiterbefragungen und deren Auswertung. Objektive Daten lassen sich aus anderen Kennzahlen zum Personalcontrolling sowie aus Statistiken, wie Zeitkonten, Abwesenheiten, Krankheitsfällen etc., auslesen, um dann die individuelle Life-Domain-Balance der Fachkräfte einzuschätzen.

5. Gesundheitsquote

Hier handelt es sich um eine prozentuale Angabe zwischen Abwesenheiten und Arbeitstagen. Diese werden in Relation zu einander dargestellt, um die individuelle Gesundheit einer Fachkraft besser einzuschätzen. Daraus abgeleitete Maßnahmen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement können anschließend im Unternehmen etabliert werden.

6. Demografischer Wandel

Diese HR-Kennzahl zeigt die Anzahl der Mitarbeitenden pro Altersgruppe auf. Mit ihrer Hilfe kann also festgestellt werden, wie das Durchschnittsalter der Belegschaft ist oder wer in naher Zukunft in Rente gehen wird.

7. Personalstandstatistik

Diese Kennzahl aus dem Personalcontrolling bietet die Möglichkeit, die Anzahl der Fachkräfte je Geschlecht auszuwerten. Mit ihrer Hilfe können Management und Human Resources unter anderem Ableitungen zur Diversifizierung der Belegschaft aufstellen.

8. Austrittsgründe

Hierbei handelt es sich um eine Möglichkeit, die Anzahl der ausgetretenen Fachkräfte je Grund auszuwerten. Dafür müssen zunächst verschiedene Gründe festgelegt werden, die ausgelesen werden sollen. Anschließend können der HR-Bereich und das Management Schlussfolgerungen daraus ziehen, um das Arbeitsklima je nach angegebenem Austrittsgrund zu verbessern. Dies ist somit eine HR-Kennzahl, die dabei unterstützen kann, die Mitarbeitermotivation und -bindung im Betrieb zu steigern.

9. Fluktuationsquote

Mithilfe dieser Auswertung kann festgestellt werden, wie die Relation zwischen Personalabgang und -aufbau ist. Wenn über einen bestimmten Zeitraum mehr Mitarbeitende kündigen oder nur für einen kurzen Zeitraum bleiben, können HR-Verantwortliche das Arbeitsklima kritisch hinterfragen und Optimierungsmaßnahmen aufstellen.

10. Pausenverhalten

Mithilfe dieser Kennzahl zum HR-Controlling kann das individuelle Pausenverhalten der Fachkräfte analysiert werden. Stempeln sich die Mitarbeitenden zur Pause aus? Verbringen sie die Pausen am Arbeitsplatz? Welche Teams verbringen die Pause lieber draußen und welche in den Unternehmensräumen? So kann unter anderem festgestellt werden, ob Mitarbeitende die Pflichtpausen einhalten und ausreichend Bildschirmpausen einlegen.

Nutzen Sie HR-Kennzahlen um Ihr Arbeitsklima zu verbessern

Mithilfe einer Workforce Management Software stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um HR-Kennzahlen auszuwerten und zur Aufstellung von Optimierungsmaßnahmen zu nutzen. So bleiben Sie Ihrem Wettbewerb einen Schritt voraus: Bewerten Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens mithilfe von Business Analytics basierend auf Daten aus der Personalplanung und der Personalbedarfsermittlung. So werden Sie ideal bei wichtigen Entscheidungen rund um den HR-Bereich und beim Personalcontrolling unterstützt. Gleichzeitig können Sie Lösungen zur Personaleinsatzplanung und -bedarfsermittlung nutzen, um Kennzahlen wie FTE, Headcount oder Bruttopersonalbedarf mithilfe einer Software zu kalkulieren. Sie sparen also Zeit und profitieren von softwaregestützten Planungen, die sämtliche Faktoren automatisch berücksichtigen. Jetzt Informationen zum Thema Workforce Management anfordern.