Führen auf Distanz – Mit digitalen Tools zum Erfolg

Mit der Verbreitung mobiler und flexibler Arbeitsformen ist auch der Anteil an Führungskräften, deren Teams auf mehrere Standorte verteilt arbeiten, gestiegen. Die Zusammenarbeit findet zunehmend im virtuellen Raum statt. Doch wie funktioniert das Führen auf Distanz? Welche digitalen Führungsinstrumente können hilfreich sein? Welche Vor- und Nachteile bietet die virtuelle Führung der Fachkräfte? Wir haben die Antworten!

Was versteht man unter Führen auf Distanz?

Führung auf Distanz beschreibt das Führen von Teammitgliedern, ohne im direkten persönlichen Kontakt zu ihnen zu stehen. Die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden erfolgt dabei primär durch den Einsatz digitaler Medien. Oftmals ist in diesem Kontext daher auch von virtueller Führung die Rede.

Führen auf Distanz – Vor- und Nachteile

Die Vorteile der Führung auf Distanz liegen auf der Hand: Räumliche Distanzen werden – wie der Name schon sagt – überbrückt. Dadurch wird die Führung von Mitarbeitenden, die nicht am Unternehmensstandort tätig sind, erleichtert. Mit dem Einsatz der richtigen Tools können persönliche Meetings und somit auch die anfallende Reisezeit auf ein Minimum beschränkt werden. Ob Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter*innen oder der Status verschiedener Projekte – aufgabenorientierte Aspekte lassen sich mit smarten Softwarelösungen auch bei der Führung auf Distanz schnell und einfach kontrollieren. Darüber hinaus ergeben sich mit dem Voranschreiten der digitalen Transformation immer neue Möglichkeiten, die zusätzliche Transparenz schaffen und die virtuelle Zusammenarbeit erleichtern. So existieren bereits Technologien, die den Redeanteil oder das Arbeitsverhalten Mitarbeitender per Kameraeinstellung oder Mausbewegung registrieren können – inwieweit diese Funktionen in der Praxis eingesetzt werden sollten ist jedoch fragwürdig.

Andererseits kann die Abhängigkeit von digitalen Tools und deren Verfügbarkeit, sowie die Risiken im Bereich Datenschutz auch einen Nachteil der Führung auf Distanz darstellen. Erfolgt die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Vorgesetzten primär auf dem Schriftweg, können zusätzlich Verständnisprobleme die Zusammenarbeit erschweren. Die wohl grösste Herausforderung virtueller Führung liegt jedoch im Aufbau von Beziehungen sowie der zunehmenden Relevanz einer vertrauensvollen Basis. Denn auch wenn der Einsatz moderner Softwarelösungen verschiedene Kontrollmechanismen bietet, sind die Möglichkeiten beim Führen auf Distanz begrenzt.

Das Führen auf Distanz ist sowohl mit Vor- als auch mit einigen Nachteilen verbunden. – © GFOS mbH

Führen auf Distanz – Die Erfolgsfaktoren

Damit Führung auf Distanz gelingt und die damit verbundenen Vorteile überwiegen können, sind Unternehmen und Vorgesetzte gefordert, entsprechende Voraussetzungen zu schaffen. Die nachfolgenden Erfolgsfaktoren virtueller Führung sind dabei besonders erfolgsversprechend:

• Digitale Führungskompetenzen schaffen: Die Qualität digitaler Führung steht und fällt mit der Verfügbarkeit sowie dem Wissen über entsprechende Führungsinstrumente. Unternehmen sollten daher nicht nur in moderne Tools, sondern ebenso in die Schulung ihrer Fachkräfte investieren. Denn nur wenn auf beiden Seiten die notwendigen digitalen Kompetenzen vorhanden sind, können Vorgesetzte das bestmögliche aus den Möglichkeiten, die die Digitalisierung für das Führen auf Distanz bietet, herausholen.
• Beziehungen pflegen: Zwischenmenschliche Beziehungen sind im virtuellen Raum nur schwer aufzubauen und zu pflegen. Zeitgleich bildetet das vertrauensvolle Miteinander aufgrund begrenzter Kontrollmöglichkeiten jedoch die Basis für ein erfolgreiches Führen auf Distanz. Regelmässige Teammeetings, ob als Video- oder Telefonkonferenz, sollten daher auch Platz für die Interessen der Mitarbeitenden und einen Austausch auf persönlicher Ebene bieten. Die Möglichkeiten, die Führungskräften zum Stärken des Gemeinschaftsgefühls zur Verfügung stehen, sind nahezu grenzenlos. Digitale Frühstücks- oder Kaffeerunden, kurze Feedbackgespräche am Nachmittag mit der abschliessenden Frage, wie die privaten Pläne für den Abend oder das Wochenende aussehen - hier ist vor allem die Kreativität der Führungsverantwortlichen gefragt!
• Geeignete Teammitglieder auswählen: Unterliegen Abteilungen oder Projektteams einer Führung auf Distanz, sollten die dazugehörigen Mitarbeitenden über gewisse Charaktereigenschaften verfügen. Personen, die viel Wert auf soziale Kontakte im Berufsalltag legen, sich schnell distanzieren oder primär an Kolleg*innen orientieren sind weniger geeignet als solche, die sich durch eine eigenständige Arbeitsweise auszeichnen. Auch eine gewisse Affinität gegenüber neuen Technologien sollte bei den Mitarbeitenden vorhanden sein.

Bei der Führung auf Distanz finden Teammeetings hauptsächlich in Form von Videokonferenzen statt. – Quelle: Unsplash

Führen auf Distanz mit digitalen Tools

Durch den Einsatz digitaler Tools sowie smarter Softwarelösungen aus dem Workforce Management schaffen Arbeitgebende ein hohes Mass an Transparenz. Ob Arbeits- und Projektzeiten einzelner Mitarbeiter*innen oder der Status verschiedener Aufgaben: Vorgesetzte verfügen jederzeit über die nötigen Informationen für eine erfolgreiche Führung auf Distanz. Welche Projekte sind bereits abgeschlossen, welche noch in Bearbeitung? All das wird bequem per Knopfdruck sichtbar. Digitale Kommunikationstools mit Videofunktion reduzieren Missverständnisse und schaffen zudem Präsenz.

Virtuelle Führung mit gfos.Workforce effizient gestalten

Mit gfos.Workforce steht Vorgesetzen eine Workforce Management Software zur Verfügung, die die Führung auf Distanz erheblich erleichtert.

Einen Überblick über Anwesenheiten, Absenzen und Pausenzeiten erhalten Führungskräfte dank digitaler Zeiterfassung. Dabei werden die Daten der Mitarbeiter*innen datenschutzkonform und sicher in individuellen Zeitkonten zentral gespeichert und sind somit jederzeit und ortsunabhängig einsehbar. Auch die Visierung der Arbeitszeitkonti kann dank gfos rein digital und zeitsparend erfolgen.

Der Einsatz eines Mitarbeiterportals schafft zusätzliche Transparenz. Denn im Employee Self Service lässt sich das gesamte Antragswesen digital abbilden: Ferien, Heimarbeit, Seminarteilnahmen und vieles mehr lassen sich bequem beantragen. Systemisch definierte Genehmigungshierarchien entlasten Führungskräfte, Mitarbeitende können den aktuellen Status ihres Antrags jederzeit einsehen.

Ob Teamkolleg*innen über alle nötigen (digitalen) Kompetenzen verfügen, die für die individuellen Tätigkeiten, aber auch für ein erfolgreiches Führen auf Distanz erforderlich sind, sehen Führungskräfte schnell und übersichtlich im digitalen Qualifikationsmanagement.

Die vorhandenen Qualifikationen können anschliessend im Rahmen der Personaleinsatzplanung berücksichtig und Mitarbeitende optimal geplant werden. Integrierte Wunschbücher und Diensttauschbörsen sorgen für Flexibilität und steigern sowohl die Motivation als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten im Modul Workforce Analytics liefern Führungskräften nicht zuletzt wertvolle Einblicke zu Fehlgründen, der Produktivität einzelner Kostenstellen, geleisteter Überstunden oder der Güte der Personalplanung.

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