Die Sommerzeit beginnt, die Absenzanträge in den HR-Departments häufen sich. Mit steigender Anzahl an Mitarbeitenden wird es schnell schwierig den Überblick zu behalten und Personalunterdeckungen zu vermeiden. Welche Anträge wurden bereits genehmigt? Ist der tägliche Betrieb sichergestellt? Gibt es eine Vertretung für abwesende Kolleg*innen? All das muss bei der Planung berücksichtigt werden. Hier können digitale Tools aus dem Workforce Management helfen, die Absenzplanung effektiv zu gestalten.

Ferienplanung unter Berücksichtigung verschiedener Bedarfe

Für eine gerechte Ferienplanung Mitarbeitender müssen die Interessen verschiedener Personengruppen, aber auch die Bedarfe des Unternehmens berücksichtigt werden. Insbesondere in Betrieben mit saisonalen Hochphasen ist der erhöhte Personaldarf in diesen Zeiträumen bei der Planung, ebenso wie mögliche Betriebsferien in weniger arbeitsintensiven Phasen, zu beachten. Bei anstehenden Grossaufträgen oder Jahresabschlüssen sollten ebenfalls die entsprechenden Fach- und Führungskräfte verfügbar sein.

Auf Seiten der Belegschaft ist es in vielen Unternehmen üblich, dass Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern bei der Ferienplanung den Vortritt haben. Auch religiöse Feiertage und andere persönliche Präferenzen fliessen in die Planung ein und führen zu zusätzlicher Komplexität.

Rahmenbedingungen der Ferienplanung

Oftmals sind die Rahmenbedingungen der Ferienplanung Mitarbeitender bereits in der Betriebsvereinbarung geregelt. Hier finden sich neben Angaben zum Zeitrahmen, in dem Ferien beantragt werden können, auch Informationen zu vorrangig zu behandelnden Personengruppen, Zeiträumen mit Feriensperren oder den bereits erwähnten Betriebsferien, in denen die Belegschaft frei nehmen muss. Auch Ausnahmefälle, in denen die Möglichkeit der Ferienauszahlung besteht, sollten klar geregelt sein.

Fachliche Vertretung bei der Ferienplanung sicherstellen

In kaum einem Unternehmen kann die Arbeit problemlos mehrere Wochen liegen bleiben. Im Gegenteil: Viele Tätigkeiten sind von Deadlines, Kunden-, Lieferterminen und Co. geprägt. Umso wichtiger ist die rechtzeitige Übergabe der in der Ferienzeit anfallenden Aufgaben. Die Ferienvertretung sollte selbstverständlich über die nötigen Qualifikationen verfügen, um die Tätigkeit übergangsweise ausüben zu können. Ebenso sollten telefonische Erreichbarkeiten geklärt und Vertreter*innen inklusive Zeiträume kommuniziert werden.

Ferienkalender kommen bei der Ferienplanung Mitarbeitender schnell an ihre Grenzen – Quelle: iStock | Gregory_DUBUS

Ferienplanung mit Ferienkalendern

Einen ersten Überblick – insbesondere in kleineren Teams oder Fachabteilungen - ermöglichen Kalender zur Ferienplanung, in denen alle Mitarbeitenden ihre freien Tage eintragen können. Diese Übersichten sollten natürlich für alle betroffenen Mitarbeitenden frei zugänglich ausgehangen werden. Auch projektspezifische Arbeitseinsätze, Messen, Unternehmensevents u. ä. lassen sich auf diese Weise einfach dokumentieren. In grösseren Teams sieht das allerdings schon anders aus: Wichtige Daten sind nicht mehr auf einen Blick einsehbar. Hinzu kommen fehlende Informationen zu Restferientagen, krankheitsbedingten Absenzen und vieles mehr. Zudem ist nicht ersichtlich, welche Kolleg*innen die abwesenden Mitarbeitenden vertreten. Kommen dann noch spontane Planänderungen hinzu, ist das Chaos perfekt.

Ferienplanung Mitarbeitender strukturiert und übersichtlich durchführen

Einen deutlichen Vorteil gegenüber manuellen Ferienkalendern oder Excel-Tabellen haben digitale Softwarelösungen aus dem Workforce Management:

Papierchaos durch händisch ausgefüllte Ferienanträge gehören mit der richtigen Software der Vergangenheit an. Mitarbeiterportale verfügen oftmals über ein digitales Antragswesen, wodurch Ferien und andere Absenzen mit wenigen Klicks beantragt werden können. Diese Employee Self Services bieten zudem verschiedene Auswertungen und Übersichten - beispielsweise zu Restferientagen und Absenzen-, wodurch die Ferienplanung Mitarbeitender deutlich vereinfacht wird. Systemisch definierte Vertretungsregeln stellen darüber hinaus sicher, dass stets genügend Personal zur Verfügung steht. Gleiches gilt für die Genehmigung der gestellten Anträge: Führungskräfte werden umgehend informiert und können – ebenfalls entlang vorab definierte Genehmigungsstufen – die vorhandenen Anträge bearbeiten. Alle Beteiligten haben jederzeit Einblick in den aktuellen Status und profitieren von Übersichtlichkeit und Transparenz. Genehmigte Anträge lassen sich zudem automatisiert im (Outlook-)Kalender der Mitarbeitenden darstellen.
Kombiniert mit einer digitalen Zeiterfassung liegen zudem Echtzeitdaten zu weiteren Absenzen, die es im Rahmen der Ferienplanung zu berücksichtigen gilt, vor.

Wollen auch Sie die Ferienplanung Ihrer Mitarbeitenden effizient und übersichtlich gestalten? Unsere Workforce Expert*innen beraten Sie gerne zur Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten unserer modularen Software gfos.Workforce. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Rückruf!