Fehlzeitenmanagement – Abwesenheiten effektiv reduzieren

Was ist Fehlzeitenmanagement? – Definition des Begriffs

Das Fehlzeitenmanagement beschreibt alle Maßnahmen eines Unternehmens, die darauf ausgelegt sind, krankheitsbedingte oder anderweitige Abwesenheiten von Mitarbeitern systematisch zu erfassen, zu analysieren und am Ende zu reduzieren. Ein solches Abwesenheitsmanagement trägt dazu bei, sowohl ausfallbedingte Kosten im Unternehmen zu senken als auch die Produktivität und Motivation von Mitarbeitern zu fördern.

Die Bedeutung eines systematischen Fehlzeitenmanagements

Ein systematisches Fehlzeitenmanagement hilft Unternehmen dabei, zu verstehen, welche konkreten Ursachen zu Fehlzeiten von Mitarbeitern führen. Gelegentliche Krankheitsfälle einzelner Mitarbeiter sind ganz natürlich, häufen sich die Fehlzeiten jedoch, sollte das ein Grund sein, den Fall näher zu betrachten und die genauen Gründe zu ermitteln. 

Fallen zum Beispiel vermehrt Fehlzeiten in einem bestimmten Team oder einer ganzen Abteilung an, sollte dies von Seiten des Unternehmens kritisch evaluiert werden. Ist die Arbeitsbelastung im Team zu hoch oder zu niedrig? Leisten die Mitarbeiter zu viele Überstunden? Wie lange liegt der letzte Urlaub zurück? Auf diese und weitere Fragen sollten Personalverantwortliche die Antworten kennen. 

Wichtige Ziele des Fehlzeitenmanagements

Unternehmen sollten sich bei der Erfassung und Analyse von Fehlzeiten auf folgende Ziele fokussieren:

• Reduzierung krankheitsbedingter Fehlzeiten (betriebliches Gesundheitsmanagement)
• Minimierung nicht-krankheitsbedingter Fehlzeiten (verursacht durch Streitereien im Team / starke Arbeitsbelastung etc.)
• Förderung der Motivation von Mitarbeitern (aktive Einbindung)
• Optimierung der Personalführung insgesamt (agile Führung)

Welche Arten von Fehlzeiten gibt es?

Zur Realität der Arbeitswelt gehört, dass Mitarbeiter ihrem Arbeitsplatz aus unterschiedlichsten Gründen fernbleiben können. Diese reichen von verständlich und trivial bis hin zu bedenklich und schwerwiegend. Für Personalverantwortliche ist es daher umso wichtiger, im Blick zu behalten, welche Arten von Fehlzeiten realistisch betrachtet immer wieder auftreten werden.

Krankheitsbedingte Fehlzeiten

Krankheitsbedingte Fehlzeiten sind solche, die aufgrund physischer oder psychischer Erkrankungen auftreten (z.B. Erkältungen / chronische Erkrankungen). In den meisten Unternehmen kommen diese Fehlzeiten am häufigsten vor – was per se nicht bedenklich sein muss. 

Neben gängigen Grippewellen gibt es mittlerweile jedoch auch einen Anstieg von psychisch bedingten Erkrankungen, zu denen etwa Depressionen oder Burnout zählen. Laut einer aktuellen REHADAT-Statistik kommen diese Krankheitsbilder nicht nur immer häufiger vor, auch die Ausfallzeiten liegen mit durchschnittlich 28,1 Tagen auf einem hohen Niveau. Vermuten Personalverantwortliche, dass solche Gründe für vermehrte Krankheitsfälle im Unternehmen verantwortlich sind, ist bei der Handhabung viel Fingerspitzengefühl gefragt.

Zur vollständigen Betrachtung von Krankheitsfällen im Rahmen eines Fehlzeitenmanagements gehört daher auch die möglichst präzise Unterscheidung zwischen „einfachen Krankmeldungen“ und arbeitsbedingten Krankmeldungen. Oder genauer gesagt: Wann sind Mitarbeiter nur krank und wann macht die Arbeit Mitarbeiter krank?

Betriebsbedingte Fehlzeiten

Zu den betriebsbedingten Fehlzeiten zählen etwa die Kurzarbeit oder andere organisatorische Gründe. Auf diese besondere Art von Fehlzeit haben Mitarbeiter typischerweise keinen Einfluss, oft genug sind die Gründe auch zu komplex, um kurzfristig behoben zu werden.

Wenn sich Unternehmen mit solchen wirtschaftlichen Herausforderungen oder Krisensituationen konfrontiert sehen, ist es sehr wichtig, die zugrundeliegenden Ursachen zu ermitteln und einen „Fahrplan“ für das Unternehmen zu erstellen. 

Individuell bedingte Fehlzeiten

Zu persönlichen Fehlzeiten kommt es immer dann, wenn Mitarbeiter persönlichen oder familiären Verpflichtungen nachkommen (z.B. Pflege von Angehörigen / Arztbesuche). 

Fehlzeiten aus persönlichen Gründen sind in der Regel immer nur kurzfristiger Natur, können aber durch flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Homeoffice oder Gleitzeit) abgemildert werden.

Unerlaubte Fehlzeiten

Unerlaubte Fehlzeiten sind dann gegeben, wenn diese ohne vorherige Absprache oder Rechtfertigung entstehen – etwa dann, wenn ein Mitarbeiter sich ohne Rücksprache von seinem Arbeitsplatz entfernt, unerlaubt früher geht oder gar nicht erst erscheint.

Diese besondere Art von Fehlzeit sollte Personalverantwortlichen erheblich zu denken geben – sie kann sowohl ein Anzeichen für persönliche Probleme der Mitarbeiter als auch für strukturelle Probleme des Unternehmens sein.

Hierbei kann es sich um mangelnde Motivation der Mitarbeiter, eine generelle Unzufriedenheit mit der Arbeit oder auch um (team-)interne Konflikte handeln. Im Rahmen des Fehlzeitenmanagements ist es in jedem Fall wichtig, die konkrete Ursache zu ermitteln und die bestehenden Probleme möglichst schnell aufzulösen. 

Umgang mit krankheitsbedingten Fehlzeiten in Deutschland und der Schweiz

An dieser Stelle fassen wir kurz und kompakt zusammen, wie krankheitsbedingte Abwesenheiten sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz gehandhabt werden:

Deutschland

In Deutschland gelten folgende Regelungen (Stand: Januar 2025)

• Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Arbeitnehmer haben im Krankheitsfall ein Anrecht auf Lohnfortzahlung bis zu einer Krankheitsdauer von 6 Wochen (§ 3 Abs. 1 EFZG). Gerade bei längerem Ausfall der Mitarbeiter müssen Arbeitgeber frühzeitig auf bestimmte Fristen achten, etwa die (elektronische) Entgeltersatzleistung betreffend.
• Attestpflicht: Fallen Arbeitnehmer krankheitsbedingt aus, müssen diese spätestens am 4. Krankheitstag ein ärztliches Attest vorlegen (§ 5 Abs. 1 EFZG). Dies ist inzwischen dank der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) problemlos auf digitalem Wege möglich.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Gesundheitsdaten gelten als besondere personenbezogene Daten und unterliegen damit strengen Schutzvorschriften nach der DSGVO (Art. 9 DSGVO). Arbeitgeber dürfen somit auch keine Diagnosen von Mitarbeitern abfragen oder speichern.

Schweiz

• Obligationenrecht (OR): Für Arbeitgeber gilt eine Pflicht zur Lohnfortzahlung für eine angemessene Zeit, abhängig von der Betriebszugehörigkeit des jeweiligen Mitarbeiters (Art. 324a OR). Ein ärztliches Attest kann bereits ab dem 1. Krankheitstag eingefordert werden.
• Datenschutzgesetz (DSG): Gesundheitsbezogene Informationen gelten auch in der Schweiz als besonders schützenswert. Daher dürfen Arbeitgeber nur explizit notwendige Informationen über die Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter erheben.

Fehlzeitenmanagement – Maßnahmen zur Prävention

Aufbauend auf den bisherigen Punkten sollten Unternehmen, die betriebsinterne Fehlzeiten dauerhaft reduzieren wollen, bei diesem Vorhaben sehr strukturiert und systematisch vorgehen. Dabei geben die nachfolgenden Schritte eine gute Orientierung.

Erfassung der Fehlzeiten

Unternehmen sollten im Detail erfassen, warum Mitarbeiter ausfallen. Wieso erscheinen sie nicht zur Arbeit oder gehen früher? Wichtig sind dabei folgende Unterscheidungen: 

• Krankheitsbedingte Ausfälle ohne Bezug zum Arbeitsplatz (einfache Erkältung / persönliche Gebrechen)
• Krankheitsbedingte Ausfälle mit Bezug zum Arbeitsplatz (Arbeitsunfall / schlechte Arbeitsbedingungen / typische Berufskrankheit)
• Ausfälle aufgrund mangelnder Motivation (Absentismus / Unzufriedenheit mit Arbeitsklima, Kollegen, Vorgesetzten oder den Arbeitsbedingungen)
• Ausfälle anderer Art (umweltbedingt / individuelle Verpflichtungen etc.)

Für ein strukturiertes Fehlzeitenmanagement ist es sinnvoll, solche Kategorien zu definieren und möglichst präzise nachzuhalten. Denn nur durch die korrekte Zuordnung der Abwesenheiten zu den jeweiligen Kategorien haben Verantwortliche letztlich die Möglichkeit, die richtigen Handlungen bzw. Maßnahmen daraus abzuleiten.

Analyse der Fehlzeiten

Anhand der Kategorien und der Fehlzeiten der Mitarbeiterschaft sollten Unternehmen prüfen, ob sich konkrete Muster ergeben. Dabei sollten besonders folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Dauer der Fehlzeit (kurz / lang)
• Alter der Betroffenen (jung / alt)
• Länge der Betriebszugehörigkeit
• Verteilung der Fehlzeiten nach Abteilungen
• Verteilung der Fehlzeiten nach Jahreszeit

Außerdem ist zu berücksichtigen, ob in der Vergangenheit bestimmte strukturelle oder personelle Veränderungen stattgefunden haben, die für die Fehlzeiten ursächlich sein können. Wurden Abteilungen zusammengelegt? Hat eine wichtige Fachkraft gekündigt? Kamen plötzlich viele Aufträge hinzu? Wie hat sich der Workload der Teams entwickelt?

Arbeitsbedingungen auf den Prüfstand stellen

Das Arbeitsumfeld spielt eine erhebliche Rolle bei der Produktivität von Mitarbeitern. So ist etwa Ergonomie am Arbeitsplatz längst eine zentrale Säule guter und gesunder Arbeit. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Arbeitsplätze ihrer Mitarbeiter über die folgende Ausstattung verfügen:

• Höhenverstellbare Schreibtische
• Ergonomische Stühle 
• Individuell anpassbare Bildschirme
• Angenehmes Raumklima 
• Gute Beleuchtung des Arbeitsplatzes
• Schallschutzwände (bei lautem Arbeitsumfeld)
• Alternativ: Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten
• Pausenräume & Erholungsbereiche

Dieser Punkt ist besonders auf die räumlichen Bedingungen fokussiert. Je besser aber die unmittelbaren Arbeitsbedingungen von Mitarbeitern sind, desto einfacher können diese auch ihrer Arbeit gut nachkommen.

Prüfung eigener Arbeitszeitmodelle

Zu einem intelligenten Fehlzeitenmanagement zählt auch die kritische Auseinandersetzung mit (zu starren) Arbeitszeitmodellen. Unter Umständen kommen Unternehmen dabei zu der Erkenntnis, dass viele Fehlzeiten auf unflexible Vorgaben zur An- und Abwesenheit zurückzuführen sind.

So sollte etwa das Arbeitszeitmodell bestmöglich zur Lebenssituation der Mitarbeiter passen. Unternehmen sollten Mitarbeitern die Chance bieten, flexible Arbeitszeitmodelle in Anspruch zu nehmen – dies reicht von der einfachen Gleitzeit bis hin zur Vertrauensarbeitszeit und anderen Teilzeitmodellen. 

Homeoffice-Regelungen, Flexarbeit, Workations und mehr geben Mitarbeitern die Möglichkeit, ein gutes Stück freier über die eigene Work-Life-Balance zu entscheiden. So lassen sich etwa Pendelzeiten reduzieren, Mitarbeiter sind weniger gestresst und können sich sowohl für sich selbst als auch für andere, etwa zu pflegende Angehörige, Zeit nehmen.

Dabei gilt es, auch die Branchen einzubeziehen, in denen z.B. nach Schichtplänen gearbeitet wird. Bewährt haben sich an dieser Stelle Tools wie Employee-Self-Service-Software, mit der Mitarbeiter untereinander zum Beispiel Schichten tauschen können. So lassen sich die Wünsche der Fachkräfte bestmöglich in den Dienst- oder Schichtplan integrieren – bis hin zur Gestaltung gesunder bzw. ergonomischer Schichtpläne.

Kommunikation mit den Mitarbeitern

Mitarbeitergespräche sind ein wertvolles Instrument – es gibt Mitarbeitern die Chance, Dinge anzusprechen, die ihnen auf dem Herzen liegen. Regelmäßige Feedback-Gespräche dieser Art sind für Führungskräfte absolut essenziell, um sich eine Übersicht über die Stimmungslage einzelner Mitarbeiter oder sogar ganzer Teams zu verschaffen.

Im Idealfall ergeben sich aus dem Gespräch heraus direkt Ideen, wie Mitarbeitern geholfen werden kann. Vielfach bedeutet es den Mitarbeitern aber auch schon viel, wenn sie wissen, dass ihre Probleme gehört und ernst genommen werden. Dies kann bereits zu einer Verringerung von Fehlzeiten der jeweiligen Mitarbeiter führen.

Betriebliches Gesundheitsmanagement etablieren

Ein betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) hilft Mitarbeitern dabei, körperlich und mental fit und vital zu bleiben. Das reicht von der gesunden Ernährung über rauchfreie Arbeitsplätze bis hin zum Team-Building bei Events oder individuellen Coaching-Sessions. 

Für Unternehmen ist es dabei sinnvoll, auf einen Mix aus größeren Projekten (z.B. Impfprogramme) und kleinen Gesten (Obstkorb) zu setzen, die gemeinsam ein harmonisches und gutes Arbeitsklima für die Mitarbeiter schaffen.

• Stärkung des Teamgefühls (z.B. durch Team-Events)
• Bereitstellung gesunder Ernährung bzw. Snacks (Obst / Gemüse) 
• Sport-Angebote schaffen (Gesundheitstage / Rückenschule / Bewegungsangebote / Sport-Events für Interessierte)
• Förderung von Aktivitäten (vergünstigte Mitgliedschaften im Fitnessstudio / Einräumung von Freizeiten für bestimmte sportliche Aktivitäten)
• Förderung der psychischen Gesundheit (Einführung von Mental-Health-Programmen / Coachings / anonyme psychologische Beratung)

Im Rahmen des Fehlzeitenmanagements sollten zudem regelmäßig Mitarbeiterbefragungen zum Thema BGM durchgeführt werden. So können Verantwortliche ermitteln, ob und wie die jeweiligen Konzepte konkret angenommen werden und ob ggf. Anpassungen notwendig sind.

Führungskräfte schulen

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter – und mittelbar der Erfolg des Unternehmens – steht und fällt mit guten Führungskräften. Diese müssen in der Lage sein, Mitarbeitern starke Leitlinien für die Arbeit aufzuzeigen, ohne ins Mikromanagement zu verfallen. Sie müssen ein Gespür dafür haben, wann Mitarbeiter einen Motivations-Boost oder aber ein offenes Ohr brauchen.

Ein betriebliches Fehlzeitenmanagement muss daher berücksichtigen, was Führungskräfte in jeglichen Karriereabschnitten brauchen, um wiederum ihre eigene Rolle gut auszufüllen:

• Schulungen / Workshops zur Mitarbeiterführung / Delegierung
• Sensibilisierung für bestimmte Themen (psychische Probleme / Konfliktmanagement)
• Workshops zur klaren Kommunikation mit Mitarbeitern / Zielsetzung
• Tipps zur Durchführung (ernster) Mitarbeitergespräche
• Verständnis für passende Führungsstile

Führungskräfte müssen über die Kompetenzen verfügen, um sowohl kurzfristig anberaumte Mitarbeitergespräche als auch konstruktive Rückkehrgespräche mit lange abwesenden Mitarbeitern zu führen. Je besser das gelingt und je klarer das Unternehmen „mit einer Stimme spricht“, desto besser fühlen sich Mitarbeiter verstanden und aufgehoben – sowohl von ihren Führungskräften als auch von Seiten des Unternehmens insgesamt.

Fehlzeitenmanagement mit Software – Die Zukunft von HR

Die Etablierung eines vollwertigen Fehlzeitenmanagements im Unternehmen ist ein langwieriges und komplexes Unterfangen. Gerade aus diesem Grund ist es für Personalverantwortliche sinnvoll, dabei von Anfang an auf leistungsfähige und digitale Software-Lösungen zu setzen:

• Erfassung von Fehlzeiten: Verschiedene Tools ermöglichen eine genaue Erfassung und Analyse von Fehlzeiten. Zudem sind sie in der Lage, gegebenenfalls erkennbare Muster aufzuschlüsseln. Dies hilft Unternehmen, die Ursachen von Fehlzeiten besser zu verstehen und gezielt Maßnahmen dagegen zu ergreifen.
• Berichte & Dashboards: Über entsprechende Software können personen- oder abteilungsspezifische Berichte und Dashboards angelegt werden, die wertvolle Einblicke in die unternehmenseigene Fehlzeitenstatistik bieten. Unternehmen können auf Basis dieser Daten frühzeitig auf eventuelle Trends reagieren und darauf reagieren.
• Einfache Integration: Durch die Verknüpfung mehrerer Systeme können sich Personalverantwortliche sehr einfach ein ganzheitliches Bild der An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern machen. So wird etwa die Software für Abwesenheitsmanagement zum Beispiel mit einem Tool zur Personalplanung verknüpft und direkt in die unternehmenseigene Workforce Management-Lösung integriert – alle wichtigen Personaldaten an einem Platz.
• (Teil-)Automatisierung von Prozessen: Teilautomatisierte Workflows sorgen dafür, dass verantwortliche Personen sofort benachrichtigt werden, etwa bei Urlaubsanträgen von Mitarbeitern. Fällt eine Person häufiger aus oder überschreitet die Fehlzeit einen festgelegten Rahmen, können Vorgesetzte ebenfalls automatisch informiert werden, um eventuell Präventiv- und gesundheitsfördernde Maßnahmen einzuleiten.