eAU abrufen: So integrieren Sie die elektronische Krankmeldung in Ihre HR-Prozesse

Die elektronische Verarbeitung von Dokumenten ist praktisch: Das Zettelchaos im Unternehmen lässt sich minimieren und Unterlagen lassen sich mit wenigen Klicks herunterladen oder einreichen. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen. Allerdings besteht in Deutschland noch digitaler Aufholbedarf, sodass die Unternehmen bisher selten entsprechenden Lösungen zur Verarbeitung im Einsatz haben. Damit die sich die eAU abrufen und verarbeiten lässt, muss der Personalbereich einiges beachten.

Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein digitaler Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten. Statt einer herkömmlichen Papierbescheinigung wird die eAU elektronisch erstellt und übermittelt. Sie dient dazu, den Krankheitsverlauf zu dokumentieren und erleichtert die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Krankenkasse. Dennoch müssen Patienten das beschäftigende Unternehmen weiterhin persönlich über den Krankheitsfall informieren.

eAU an Arbeitgeber übermitteln

Bis Januar 2023 erfolgte die Information an Arbeitgebern noch in Papierform. Danach wurde die elektronische Form der Meldung einer Arbeitsunfähigkeit komplett ausgerollt, sodass Beschäftigte ihr Unternehmen jetzt nur noch telefonisch oder auf anderem betrieblich festgelegtem Weg über den Krankheitsfall informieren müssen. Die Organisationen können anschließend die eAU abrufen – entweder beim Entgeltsystem oder durch eine für dieses Verfahren zertifizierte Zeiterfassungssoftware, in der die Abwesenheit hinterlegt wird. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist festgeschrieben, dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am vierten Krankheitstag vorliegen soll. Sie kann aber auch schon am ersten Tag eingefordert werden, sodass der Zeitpunkt eines erforderlichen Arztbesuchs für Beschäftigte von den individuellen betrieblichen Auslegungen abhängt.

eAU und Zeiterfassung: Wie funktioniert die Abwesenheitserfassung?

Arbeitgeber können die Krankmeldung auf zwei Weisen abrufen:

• Über das eingesetzte System zur Entgeltabrechnung: anschließend können die Daten im System für Fehlzeitenmanagement verarbeitet werden
• Über eine Schnittstelle eines zertifizierten Zeiterfassungssystems, das die Abwesenheit direkt über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung abruft und weiterverarbeitet

Austausch Zeiterfassungssystem und GKV: 3 Schritte zum Abrufen der eAU

Eine praktische Option ist es, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt über das eingesetzte Zeitwirtschaftssystem beim Kommunikationsserver der Krankenkasse abzufragen. Dafür ist bei On-Premise-Lösungen eine Zertifizierung des einsetzenden Unternehmens nötig. Nutzen Organisationen eine Hosting-Lösung der Softwarehersteller für Zeiterfassung, ist es ausreichend, dass die Anbieter diese Zertifizierung vorweisen. Im Falle der direkten Abfrage über die Zeiterfassung kann der Vorgang wie folgt aussehen.

1. Krankschreibende Ärzten übermitteln die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenversicherung.
2. Mitarbeitern teilen ihren Unternehmen mit, dass sie krankgeschrieben sind – es reicht die Krankmeldung per Telefon.
3. Die Unternehmen fragen die eAU fallbezogen über die zertifizierte Zeiterfassung beim Kommunikationsserver der GKV an. Dieser wiederum fragt über eine Datenannahmestelle die Informationen bei der Krankenkasse an. Anschließend werden diese über die Annahmestelle zurück an den Kommunikationsserver gemeldet und die Zeiterfassung kann die Daten dort anfragen. Danach lassen sich die Informationen wie Beginn der AU, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse direkt in der Zeiterfassungssoftware weiterverarbeiten und an das Entgeltsystem übergeben.

Warum ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wichtig?

Der Krankenschein ist für anstellende Organisationen aus Gründen der Lohnfortzahlung besonders wichtig: Im Krankheitsfall haben Mitarbeitende bis zu sechs Wochen lang ein Recht auf Fortzahlung ihres Lohns bzw. Gehalts. Fallen Mitarbeitende mit Unterbrechungen mehrfach aus und ist die zugrundeliegende Krankheit die gleiche, können die Krankheitstage aufsummiert werden. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung endet jedoch, sobald in Summe 42 Tage erreicht sind. All das ist genaustens im EntgFG geregelt. Doch es gibt auch Ausnahmen: Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht beispielsweise erneut, wenn mehr als sechs Monate zwischen zwei Krankmeldungen infolge der gleichen Erkrankung liegen. Erlischt der Anspruch aufgrund der Krankheitsdauer, springt die Krankenkasse der Mitarbeitenden mit dem Krankengeld ein. Für Unternehmen ist es daher von großer Relevanz, die Krankheitsperioden und -tage genau zu erfassen und in einem Tool zum Fehlzeitenmanagement festzuhalten.

Was ändert sich durch die elektronische AU?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Personalabteilungen Prozesse neu definieren müssen. Die Vorlagepflicht für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt dann, sodass Beschäftigte diese nicht mehr bei Arbeitgebenden vorzeigen müssen. Dennoch besteht weiterhin die Verpflichtung zur (telefonischen) Krankmeldung beim Unternehmen. Durch den elektronischen Abruf der eAU durch Arbeitgeber liegen die Informationen direkt digital in den HR-Abteilungen vor. Dabei haben die Unternehmen die Aufgabe, die Daten bei der Versicherung anzufragen bzw. für den nötigen Datenaustausch zu sorgen. Dieser Prozess kann angestoßen werden, sobald Mitarbeiter sich auf der Arbeit krankmelden. Informationen zu Beginn und Dauer der elektronischen AU bekommt die Personalabteilung danach von der Krankenkasse bzw. vom System der Entgeltabrechnung. Eine fristgemäße Meldung ist somit sichergestellt und ein weiterer Schritt in Richtung digitales Gesundheits- und Personalwesen gemacht. Mit dem Einsatz moderner Zeitwirtschaftssysteme besteht die Möglichkeit, die Informationen direkt auf Basis der im System hinterlegten Fehlzeit bei der Krankenkasse anzufordern.

Fehlzeiten digital mit Software dokumentieren ergibt Vorteile

Die digitale Abwesenheitserfassung ist für Organisationen ein enorm wichtiger Prozess. Arbeitszeitgesetze sowie Überstundenregelungen können dadurch einfacher abgebildet werden. Des Weiteren kann eine umfassende Workforce Management Software dabei unterstützen, sämtliche Personalprozesse effizienter zu gestalten. Personaleinsatz- und Dienstplanung mit Software? Die Fehlzeiten werden berücksichtigt und alternative Personen für den Dienst oder die Schicht vorgeschlagen. Auch die Entgeltabrechnung kann über diverse Schnittstellen einfach und digital geschehen, da sämtliche Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht erneut manuell übertragen werden müssen. Die Krankmeldung elektronisch abzurufen, eröffnet daher einige Möglichkeiten, die Digitalisierung in der Organisation voranzubringen.

Digitale Transformation in Ihrem Unternehmen unterstützen

Gehen Sie wichtige Schritte auf dem Weg zu einem digitalen Gesundheits- und Personalmanagement in Ihrem Unternehmen. Das Zeiterfassungssystem von GFOS unterstützt Sie bei sämtlichen Prozessen des Fehlzeitenmanagements, der Personalplanung oder der HR-Analyse. Zudem ist die Software zertifiziert an den GKV-Kommunikationsserver angebunden, sodass Sie die eAU sicher abrufen können. Lassen Sie sich gerne zu unseren Lösungen informieren und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.