Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL): Verfahren reibungslos in HR-Software abbilden

Damit die Meldungen zur Entgeltersatzleistung korrekt von den Sozialversicherungsträgern bearbeitet werden können, müssen Arbeitgeber verschiedene Informationen übermitteln. Nur so kann eine verzögerungsfreie Auszahlung der Ersatzleistung sichergestellt werden.

Was ist die elektronische Entgeltersatzleistung (EEL)?

Die elektronische Entgeltersatzleistung (EEL) ist ein digitales Verfahren, bei dem Arbeitgeber Entgeltinformationen an Krankenkassen und Sozialversicherungsträger übermittelt. Sie wird hauptsächlich für die Berechnung von Ersatzleistungen wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld verwendet. Beschäftige erhalten diese finanzielle Kompensation anstelle ihres Gehalts. Die Informationen übermitteln Unternehmen über ein Datenaustauschverfahren, weshalb auch der Begriff „DTA EEL“ genutzt wird.

Was zählt zu den Entgeltersatzleistungen?

Aus verschiedenen Gründen gibt es Ersatzleistungen. Sie sollen die Betroffenen für einen bestimmten Zeitraum finanziell absichern. Je nach Leistung fällt die Zuständigkeit in die Hände unterschiedlicher Sozialversicherungsträger. Die folgenden zählen dazu:

• Krankengeld
• Elterngeld
• Mutterschaftsgeld
• Arbeitslosengeld
• Kinderkrankengeld
• Altersteilzeitzuschlag
• Kurzarbeitergeld (auch Saison-Kurzarbeitergeld)
• Insolvenzgeld
• Übergangsgeld nach Rehabilitation

Wichtig für den Arbeitgeber: Fristen einhalten

Für Arbeitgeber sind insbesondere die Entgeltersatzleistungen Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Kinderkrankengeld und Übergangsgeld wichtig. Hier gelten bestimmte Fristen, damit Mitarbeiter die finanzielle Kompensation rechtzeitig erhalten.

• Krankengeld: wenn Mitarbeiter länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausfallen und die Lohnfortzahlung ausläuft
• Kinderkrankengeld: bei Meldung der Erkrankung des Kindes durch die Eltern an das Unternehmen und nach Abrechnung des Freistellungszeitraums
• Mutterschaftsgeld: sechs Wochen vor der Geburt (ergo zum Mutterschutzbeginn)
• Übergangsgeld: bei einem Arbeitsunfall oder bei Beantragung einer Reha-Maßnahme

Gesetzliche Grundlagen der EEL

Das EEL-Verfahren ist durch § 107 des vierten Sozialgesetzbuches (SGB IV) geregelt, der die Grundlage für die elektronische Datenübermittlung im Sozialversicherungswesen schafft. § 107 SGV IV sagt aus, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Meldungen über Entgeltersatzleistungen elektronisch an die zuständigen Stellen zu übermitteln. Dadurch sollen Prozesse effizienter gestaltet und die Verwaltungskosten reduziert werden. Die unterschiedlichen Rechtsgrundlagen zur Berechnung der Ersatzleistungen ergeben sich aus Einzelnormen unterschiedlicher Gesetzbücher – wie z.B. § 44 SGB V für das Krankengeld.

Warum wurde das Verfahren eingeführt?

Die Einführung der elektronischen Verarbeitung der EEL im Jahr 2020 hatte mehrere Ziele:

• Effizienzsteigerung: Manuelle und papierbasierte Prozesse sind zeitintensiv und fehleranfällig. Die EEL sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung von Meldungen.
• Kostenreduktion: Durch die Automatisierung sinken Verwaltungsaufwände und damit verbundene Kosten.
• Rechtssicherheit und Nachverfolgbarkeit: Elektronische Meldungen lassen sich besser dokumentieren, sodass sie eine erhöhte Transparenz für alle beteiligten Parteien bieten.

Die EEL-Meldung muss gesichert und verschlüsselt vom Arbeitgeber übermittelt werden. Dabei kommen Schlüsselzahlen zum Einsatz, die in gemeinsamen Grundsätzen durch den Spitzenverband der Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung und weiteren Institutionen festgelegt wurden (s. Verfahrensbeschreibung zur EEL vom GKV). 

Licht im Entgelt-Dschungel – Was ist was?

Entgeltersatzleistung, Entgeltfortzahlung oder Entgeltbescheinigung: drei Begriffe, die ähnlich klingen, jedoch etwas anderes meinen. Sie unterscheiden sich grundlegend in ihrer Funktion und Anwendung. 

• Entgeltbescheinigung: Sie dokumentiert den Lohn oder das Gehalt, Steuerabzüge, Krankenversicherungsbeiträge etc. für einen bestimmten Zeitraum. Meistens erfolgt die Ausstellung im Rahmen der regulären Gehaltsabrechnung und dient Arbeitnehmern und Institutionen als Einkommensnachweis. Hier gibt es ebenfalls eine elektronische Entgeltbescheinigung – diese wird nicht in Papierform per Post, sondern über Payroll-Anbieter digital übermittelt.
• Entgeltersatzleistung: Der Begriff wird genutzt, wenn Arbeitnehmern Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld zustehen. Das EEL-Verfahren erfolgt über eine elektronische Schnittstelle direkt an die zuständigen Sozialversicherungsträger.
• Entgeltfortzahlung: Die Entgeltfortzahlung beschreibt den Anspruch auf das reguläre Gehalt, wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Sobald der Anspruch erlischt, können Entgeltersatzleistungen via EEL-Meldung greifen.

Das EEL-Verfahren im Überblick

Die EEL folgt einem strukturierten Ablauf, bei dem verschiedene Institutionen eingebunden sind. Folgend erläutern wir das Meldeverfahren inklusive aller wichtigen Schritte und Akteure.

1. Meldung durch den Arbeitgeber: Wenn Beschäftigte etwa wegen Krankheit länger als sechs Wochen ausfallen, endet die Entgeltfortzahlung. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall die Meldung für die Entgeltersatzleistung an die Krankenkasse des Arbeitnehmers senden.
2. Prüfung durch die Krankenkasse: Die Krankenkasse überprüft die eingereichten Daten und entscheidet über den Anspruch des Arbeitnehmers auf Leistungen wie Krankengeld.
3. Informationsaustausch zwischen Institutionen: Bei Bedarf erfolgt der Kontakt an weitere Sozialversicherungsträger, beispielsweise bei Ansprüchen auf Leistungen der Pflege- oder Rentenversicherung.
4. Elektronische Rückmeldung: Die Krankenkasse informiert den Arbeitgeber elektronisch über den Status und das Ergebnis der Prüfung.

Die Unternehmen agieren somit als Initiator des Prozesses, da sie die Meldung absetzen. In diesem Verfahren kann es jedoch zu Fehlern kommen, wenn einige Stellschrauben nicht richtig funktionieren. Potenzielle Herausforderungen sind fehlerhafte oder unvollständige Angaben, verspätete Meldungen und Fristüberschreitungen sowie technische Probleme durch die genutzten Schnittstellen oder Software-Ausfälle. Daher ist es wichtig, sich bei der Wahl für einen zuverlässigen Anbieter und zertifizierte Schnittstellen-Technologie zu entscheiden.

EEL-Meldung in Ihre HR-Software integrieren

Moderne HR-Softwarelösungen bieten Unterstützung beim EEL-Verfahren, indem sie die Prozesse rund um die Entgeltersatzleistung digitalisieren und auf diese Weise die Kommunikation mit den zuständigen Institutionen erleichtern. Die Software für An- und Abwesenheitserfassung kann somit direkt für die Meldung zum Einsatz kommen. Das gleiche System kann im Vorfeld beispielsweise auch die eAU abrufen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). So entstehen verschiedene Vorteile.

Zum einen profitieren Unternehmen von Zeitersparnis, da der administrative Aufwand deutlich reduziert und die Bearbeitungszeit beschleunigt wird. Zum anderen lassen sich Fehler vermeiden, da manuelle Eingaben nur selten erforderlich sind. Zu guter Letzt entsteht durch das digitale EEL-Verfahren auch mehr Sicherheit, da sämtliche Vorschriften und Fristen elektronisch dokumentiert werden.

Schnittstelle für den Datenaustausch – klare Vorteile 

Die Nutzung einer Schnittstelle für den Meldeprozess zur elektronischen Entgeltersatzleistung hat klare Vorteile: Die HR-Lösungen können auf direktem Weg via Schnittstelle mit den Krankenkassen kommunizieren und vorher definierte Vorlagen zur Übermittlung nutzen. So stellen Unternehmen sicher, dass alle erforderlichen Angaben übermittelt werden. Status-Updates und zusätzliche Auswertungsfunktionen helfen Personalverantwortlichen, den Überblick über die Meldungen zu behalten und im Zweifelsfall manuell einzugreifen.

GFOS als zertifizierter Anbieter für den EEL-Austausch

Die Workforce-Management-Software von GFOS ist eine der ersten von der ITSG zertifizierten Lösungen für das EEL-Verfahren. So gelingen sowohl die Verarbeitung der eAU als auch die Anfragen zu Vorerkrankungsmitteilungen in einem System. Der Prozess rund um Krankheits- und Unfallabwesenheiten lässt sich auf diese Weise sicher in der Software abbilden – die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsgrenze und auch die geänderte Kennzeichnung der Abwesenheit geschehen automatisch.

Damit die EEL-Meldung in der GFOS-Software verarbeitet werden kann, gelten bestimmte Voraussetzungen:

• Gesetzliche Krankenversicherung der Personen
• Bestätigte Abwesenheiten
• Abwesenheit nicht länger als sechs Monate zurückliegend
• Idealerweise Bestätigung durch eAU über die Abwesenheit
• Mindestens 30 Tage Abwesenheit innerhalb der letzten zwölf Monate
• Anfrage des Arbeitgebers bei der Krankenkasse für aktuelle AU
• Krankenkasse meldet anrechenbare Zeiträume der Vorerkrankung für die AU zurück