Digitale Zeiterfassung – 5 Gründe für die Stundenerfassung per App & Co.

Wie funktioniert digitale Zeiterfassung?

Die digitale Arbeitszeiterfassung funktioniert mithilfe von PCs, Terminals oder einem mobilen Endgerät. Die Nutzer können ihre Stunden mit einem Chip oder Mitarbeiterausweis am Terminal, im Browser einer Web-Anwendung oder mit einer App erfassen. Somit können die Zeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit verbucht werden. Die Daten lassen sich anschließend zeitwirtschaftlich weiterverarbeiten, sodass umfangreiche Optimierungen der HR-Prozesse möglich sind.

Die Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung für Unternehmen

Urteile zur Zeiterfassung, wie das EuGH-Urteil, das die verpflichtende Erfassung in der Europäischen Union vorschrieb, aber auch die Schweizer Zeiterfassungspflicht, welche direkt im Arbeitsgesetz der Schweiz verankert ist: Unternehmen müssen die Arbeitszeiten systematisch erfassen. Das klingt auf den ersten Blick nach strikter Vorschrift und wenig Selbstbestimmung. Jedoch entstehen durch das übergreifende System Vorteile für Fach- und Führungskräfte, die deutlich mehr Flexibilität und Sicherheit bedeuten. Wir fassen die Vorteile für Sie zusammen.

1 Mehr Flexibilität ermöglichen

Einer der Hauptvorteile von digitaler Arbeitszeiterfassung ist der Zuwachs an Flexibilität. Ob Gleitzeit, Lebensarbeitszeitkonto oder Funktionszeit, Arbeiten im Homeoffice oder am Unternehmensstandort: Mit einer elektronischen Lösung können sämtliche Zeitmodelle übersichtlich abgebildet werden, die Dokumentation der Stunden gelingt dadurch jederzeit und ortsunabhängig. Personalplanung, Raumplanung am Office-Standort für hybrides Arbeiten, Workations und vieles mehr sind dadurch überhaupt erst möglich. 

Aber auch Blue-Collar-Branchen wie die Produktion, der Handel oder das Gesundheitswesen profitieren von der klaren Erfassung der Arbeitszeiten: Die digitale Verarbeitung der Daten mithilfe eines Zeitwirtschaftssystems ermöglicht die Weiterverarbeitung für andere Prozesse. Dazu gehören beispielsweise die Schicht- und Dienstplanung. Umfassende HR-Software kann auf diese Weise leicht angebunden und für die Personaleinsatzplanung genutzt werden. Die softwarebasierte Planung ermöglicht dann wiederum die stärkere Einbeziehung der Mitarbeiter in den Planungsprozess – eine Win-Win-Situation mit der Sie flexible Arbeitsmodelle ermöglichen und ihr Employer Branding nachhaltig verbessern können.

2 Transparenz mit digitaler Zeiterfassung schaffen

Kommt eine Softwarelösung zur Arbeitszeiterfassung zum Einsatz, profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter von zunehmender Transparenz. Diese kommt aus folgenden Gründen zustande:

• Zeitkonten jederzeit einsehen: Durch eine digitale Zeiterfassung können Mitarbeiter und Planungsverantwortliche die Zeitkonten jederzeit einsehen. So herrscht immer Klarheit über geleistete Arbeits- und Überstunden. Geleistete Arbeitsstunden und Gleitzeitkontingente lassen sich somit mit praktischen Salden anzeigen. Auch Abwesenheiten können praktisch über die Software geplant werden.
• Pausenzeiten besser auswerten: Die praktische Ansicht des Zeitkontos in der App, am Terminal oder am Rechner verhelfen zu einer transparenten Darstellung der Pausenlängen. Mitarbeiter und Arbeitgeber können so sicherstellen, dass Pausenzeiten in Anspruch genommen werden.
• Ruhezeiten einhalten: Fach- und Führungskräfte bekommen Gewissheit über die genaue Einhaltung von Ruhezeiten. Das ist insbesondere bei Wochenend- und Nachtarbeit essenziell. Die Software prüft regelbasiert, ob gesetzliche Ruhepausen eingehalten werden, und kann auf Verstöße aufmerksam machen.
• Buchungsfehler eigenständig beheben: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Buchungsfehler eigenständig zu korrigieren, was die Genauigkeit der erfassten Arbeitszeiten erhöht. So gelingt eine effiziente Fehlerbehebung, bevor die Zeitdaten für andere Prozesse weiterverarbeitet werden. Die vom EuGH-Urteil vorgeschriebene Zugänglichkeit zum System ist auf diese Weise gewährleistet.
• Auswertungen und Weiterverarbeitung: Auswertungen der erfassten Daten sind mithilfe weniger Klicks möglich. Wie viele Überstunden werden in bestimmten Teams geleistet? Wo verfallen zu viele Stunden? Berichte und Analysen können so einfach erstellt werden. Aber auch die Weiterverarbeitung der Zeitdaten für die Lohnabrechnung gelingt somit einfacher. So entsteht eine übersichtliche und praktische Arbeitszeitverwaltung.

3 Gesetzeskonforme Erfassungsgrundlage schaffen

Unternehmen sind dazu aufgerufen die Zeiterfassungspflicht einzuhalten. Verschiedene Rechtsprechungen haben bisher festgestellt, dass die Dokumentationspflicht in Deutschland und der EU bereits besteht, auch wenn es - zumindest in Deutschland - noch keine gesetzliche Verankerung gibt. Auch in der Schweiz sind Arbeitgeber bis auf wenige Ausnahmen dem Schweizer Arbeitsgesetz nach dazu verpflichtet, Arbeits- und Ruhezeiten der Beschäftigten genau zu dokumentieren.

Mit dem Einsatz einer digitalen Zeiterfassung können Arbeitgeber die vom europäischen Gerichtshof gewünschte systematische, objektive und zugängliche Erfassung erfüllen. Softwareanbieter wie GFOS achten zudem auf die sichere Verarbeitung und den datenschutzkonformen Umgang mit den sensiblen und personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer.

4 Digitalisierung nutzen und Zeit sparen

Ein weiterer Vorteil bei der Zeiterfassung auf digitalem Wege ist die daraus resultierende Zeitersparnis. Egal, ob die Buchung der Arbeitszeit via App oder am Terminal stattfindet: Verglichen zu manuellen Erfassungsmethoden auf Stundenzetteln, mit einer Excel-Tabelle oder mit einer Stoppuhr ist der Prozess um ein Vielfaches schneller und bequemer. Die digitale Zeiterfassung verarbeitet die Zeiten automatisiert und erkennt sogar Abweichungen oder Fehler. Das System kann diese auf Knopfdruck anzeigen.

Des Weiteren werden Mitarbeiter in der Abrechnung und HR-Verantwortliche bei der Aufbereitung der Payroll-Daten entlastet. Die benötigten Informationen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können per Schnittstelle in der Software für Lohndatenaufbereitung an das eingesetzte Abrechnungssystem weitergegeben werden. Das aufwändige Sammeln einzelner Stundenzettel und die Übertragung der händisch ausgefüllten Angaben gehören somit der Vergangenheit an.

5 Mit digitaler Arbeitszeiterfassung Nachhaltigkeitsziele fördern

Nicht zuletzt bringt eine Softwarelösung Unternehmen einen Schritt weiter in Richtung papierloses Büro. Anträge und Übersichten, Stundenzettel und Aushänge: All das kann in einem entsprechenden System übersichtlich abgebildet werden und steht zudem in Echtzeit zur Verfügung. So wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern zeitgleich Papierberge und das damit oftmals einhergehende Zettelchaos abgeschafft.

Überblick behalten über An- und Abwesenheiten sowie Überstunden: Bedarf besteht

Unternehmen, die Ihre Zeiterfassung digital durchführen, können durch den automatischen Abgleich einen besseren Überblick über geplante sowie ungeplante Fehlzeiten, aber auch Überstunden behalten. Das ist gerade daher interessant, da das Arbeitsvolumen in Deutschland laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) im Jahr 2023 angestiegen ist. Mehr Arbeit bedeutet auch mehr zu erfassende Stunden, die hinterher abgerechnet werden müssen. Wer hier eine übersichtliche Lösung zur Arbeitszeiterfassung einsetzt, kann den Abrechnungsprozess deutlich effizienter gestalten.

Allerdings sind auch Überstunden ein Thema, das Unternehmen beschäftigt. Wurden in Deutschland 2022 laut dem IAB noch 14 bezahlte und 16,9 unbezahlte Überstunden angehäuft, waren es im ersten Quartal des Jahres 2023 nur noch vier unbezahlte und 3,2 bezahlte Überstunden. Damit sank zwar das Überstundenvolumen, jedoch gibt es weiterhin einen hohen Bedarf, diese übersichtlich zu erfassen und hinterer korrekt abzurechnen bzw. diese auf Gleitzeitkonten oder andere Zeitkonten fließen zu lassen.

Digitale Zeiterfassung und vieles mehr mit GFOS.Workforce Management umsetzen

Ob als skalierbare Cloud-Lösung oder als Zeitwirtschaft mit umfassenden Möglichkeiten für das unternehmensweite Workforce Management: GFOS bietet die passende Software. Eine Cloud-Software eignet sich insbesondere als Einstieg, da die kostenintensive Anschaffung von Hardware entfällt und das System einfach mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Für größere Organisationen kommt oftmals eine On-Premise-Lösung für Workforce Management infrage.

Ganz gleich, für welche Lösung Sie sich interessieren: Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt. Schauen Sie sich unsere Success Storys an, um mehr über die branchenunabhängigen Lösungen zur digitalen Zeiterfassung von GFOS und vieles mehr zu erfahren.