Ein Wandkalender oder eine Tafel sind in vielen Unternehmen bei der Urlaubsplanung immer noch gerngesehene Utensilien. Für einzelne Teams und Abteilungen bietet sich das auch an, da man mit einem Blick an die Wand sehen kann, wer wann arbeitet. Jedoch können die Kollegen den Urlaub auch digital in E-Mail-Programme eintragen und somit überall und jederzeit nachvollziehen, wann Personen anwesend und abwesend sind. Daraus ergeben sich abteilungsübergreifende Vorteile.

1. Übersicht über die Urlaubsplanung

Wenn man Zugriff auf den digitalen Terminkalender des jeweiligen Mitarbeiters hat, ist es einfach ersichtlich, wann der Mitarbeiter Urlaub hat und wann nicht. Daher ist diese digitale Art der Urlaubsplanung abteilungsübergreifend nutzbar. Wenn das Unternehmen eine Workforce Management Software einsetzt, können Abwesenheiten zudem automatisch in die Terminkalender der Mitarbeiter eingetragen werden. Damit steht der geplante Urlaub schon im Kalender als Abwesenheit markiert und kann beispielsweise der Telefonsoftware kommunizieren, dass der Mitarbeiter gar nicht anwesend ist, falls ein anderer Kollege versucht, diesen Mitarbeiter zu erreichen.

2. Papierschonende Planungsvorhaben

Antragswesen auf Papieranträgen war gestern. Heute geht das digital. Die Nutzung eines digitalen Antragswesens ist umweltschonender. Anträge können Sie einfach in der Software einreichen. Somit entfallen das lästige Ausdrucken, Unterschreiben und Abheften der Unterlagen, die danach nur im Regal verstauben. Dank sicherer elektronischer Speicherung, können Aufbewahrungszeiträume eingehalten werden. Das Praktische: Durch die Definition von Vorgesetzten und Berechtigten landen die Anträge automatisch bei der richtigen Person – und das digital.

3. Kein Chaos bei großen Teams

Die Urlaubsplanung auf einem Kalender oder einer Tafel kann schnell zur Herausforderung werden – besonders dann, wenn es sich um große Teams handelt. Farben für die einzelnen Mitarbeiter gehen schneller aus als man denkt und zudem sehen mit der Hand eingetragene Zeiträume oft unsauber aus. Daher sollte man ab einer Teamgröße ab etwa fünf Mitarbeitern auf eine übersichtliche, digitale Alternative zurückgreifen.

Ob Excel oder digitaler Urlaubsplaner mit Software: Es gibt viele Möglichkeiten

Welche Methode für das eigene Unternehmen die richtige ist, muss jeder selbst entscheiden. Um ein erstes Gefühl für die digitale Urlaubsplanung zu bekommen, ist Excel eine gute Einstiegsmöglichkeit. In vielen Unternehmen wird das Tabellen-Programm auch zur Zeiterfassung oder Dienstplanung genutzt. Besonders in Krankenhäusern gibt es oftmals sehr komplexe Tabellen für die Personaleinsatzplanung. Dafür gibt es diverse kostenlose Vorlagen oder Videos, die bei der Erstellung eines Excel-Urlaubsplaners oder einer Tabelle helfen. Wir haben uns für Sie die Mühe gemacht und eine kostenlose Excel-Tabelle zur Urlaubsplanung erstellt. Diese können Sie sich herunterladen und einfach ausprobieren.

Jedoch kommen auch Excel-Tabellen an die jeweiligen Grenzen des Programms oder es scheitert am fehlenden Know-how der Verantwortlichen. Wollen viele Personen gleichzeitig mit der Datei arbeiten, wird das zudem zur Herausforderung. Hier bietet sich ein digitales Antragswesen als Teil einer Workforce Management Software oder Zeitwirtschaft an. Wir beraten Sie gerne zu den Möglichkeiten einer umfassenden Workforce Management Software, die Sie Vereinfachung Ihrer Urlaubsplanung, zum Fehlzeitenmangement zum zum Tracken von An- und Abwesenheiten nutzen können. Vereinbaren Sie gerne ein Beratungsgespräch.