Dienstplan Vorlage – Welche Vorteile softwaregestützte Alternativen bieten

Dienstplan Vorlage herunterladen, Mitarbeitende eintragen, ausdrucken und an die Belegschaft verteilen. Mit dem richtigen Vordruck ist die Dienstplanung im Handumdrehen erledigt – und das oftmals auch noch kostenlos! Warum also in teurer Softwarelösungen investieren, wenn das Internet voller vermeintlich günstiger Alternativen ist? Welche Gründe für die digitale Option sprechen und wann Sie auf die Nutzung von einfachen Dienstplan Vorlagen verzichten sollten, haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst.

Dienstplan Vorlage: In einigen Fällen ausreichend

Für kleinere Betriebe mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitenden stellt die Planung von Diensten und Schichten via Excel oder anderen Dienstplan Vorlagen eine gute Lösung dar. Namen und Einsatzzeiten der Arbeitskräfte sind schnell eingetragen, persönliche Präferenz in kleinen Teams oft bekannt. Auch kurzfristige Änderungen lassen sich relativ schnell anpassen und kommunizieren. Mit steigender Anzahl an Mitarbeitenden und unterschiedlichen Qualifikationen wird diese Methode jedoch zunehmend unübersichtlicher.

Dienstplan Vorlage: Die Nachteile der manuellen Dienstplanung

Insbesondere in grösseren Unternehmen kommt die manuelle Personaleinsatzplanung via Dienstplan Vorlage schnell an Ihre Grenzen. Excel-Formeln und Verknüpfungen zur Berechnung der Arbeitszeiten werden zunehmend komplexer, Tabellen unübersichtlich und fehleranfällig. Individuelle Wünsche der Mitarbeitenden lassen sich nur unter erheblichen Zeitaufwand berücksichtigen, kurzfristige Anpassungen sind bei dieser manuellen Methode kaum möglich. Was für die Planungsverantwortlichen in zusätzlichem Stress und Arbeitsaufwand endet, verursacht für das Unternehmen auf der anderen Seite hohe Kosten. Auch die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden leidet auf Dauer unter dem Einsatz starrer Planungsmethoden.

Die Vorteile einer digitalen Dienstplanung

Mit dem Einsatz einer softwaregestützten Personaleinsatzplanung - statt einer einfachen Dienstplan Vorlage – lässt sich dieses Chaos leicht vermeiden. Sowohl Planungsverantwortliche als auch Mitarbeitende profitieren von Übersichtlichkeit und Flexibilität. Die zahlreichen Vorteile, die ein professionelles, digitales Tool gegenüber der Dienstplan Vorlage bietet, haben wir nachfolgend aufgeführt:

• Gesteigerte Flexibilität & Agilität: Kurzfristige Anpassungen – beispielsweise durch den krankheitsbedingten Ausfall von Mitarbeitenden – lassen sich bei der softwaregestützten Dienstplanung schnell umsetzten. Dank des ortsunabhängigen Einsatzes der Software haben Verantwortliche jederzeit die Möglichkeit auf Planänderungen zu reagieren, Informationen zu Verfügbarkeiten oder Absenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen und den Arbeitskräften aktualisierte Dienstpläne in Echtzeit zur Verfügung zu stellen – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
• Zeit- und Kostenersparnis: Das Internet lockt mit einer Vielzahl an gratis Dienstplan Vorlagen – viele Unternehmen unterschätzen dabei die versteckten Kosten, die durch die aufwändige manuelle Verwaltung, nur schwer nachvollziehbare Dokumentationen und zeitfressende Fehlersuche entstehen. Eine moderne Softwarelösung zur Dienstplanung sorgt nicht nur für Transparenz und Übersichtlichkeit, sondern lässt sich ebenso einfach mit einer digitalen Zeiterfassung kombinieren. So werden Absenzen und Ausfälle von Mitarbeitenden automatisch berücksichtigt, Arbeits- und Pausenzeiten der Zeiterfassungspflicht in der Schweiz konform aufgezeichnet.
• Berücksichtigung persönlicher Präferenzen: Ein weiterer Vorteil digitaler Tools gegenüber den Dienstplan Vorlagen ist die Möglichkeit, Mitarbeiterwünsche einfach in die Einsatzplanung zu integrieren. So kann einerseits das Employee Engagement gesteigert, andererseits die Work-Life-Balance der Belegschaft nachhaltig verbessert werden. Digitale Wunschbücher und Diensttauschbörsen erlauben auch bei einer grossen Belegschaft die Berücksichtigung persönlicher Präferenzen und schnelle Reaktionen bei spontanen Planänderungen oder privaten Terminen. Unternehmen profitieren letztendlich von einer gesteigerten Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

• Qualifikationsgerechter Personaleinsatz: Insbesondere im medizinischen Bereich oder der Pflege ist der qualifikationsgerechte Einsatz der Mitarbeitenden von grosser Bedeutung. Aber auch in anderen Branchen sollten stets Arbeitskräfte mit den richtigen Kenntnissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Auch hier haben digitale Tools der Dienstplan Vorlage einiges voraus. Vorhandene Qualifikationen sowie im Rahmen von Fortbildungsmassnahmen nachträglich erworbene Kenntnisse und Fähigkeiten werden den individuellen Profilen der Mitarbeitenden zugeordnet und automatisch bei der Dienstplanung berücksichtigt.
• Entlastung von Planungsverantwortlichen: Auch wenn der Einsatz einer Dienstplan Vorlage die Entlastung der Verantwortlichen zum Ziel hat, ist oftmals das Gegenteil der Fall. Eine professionelle Dienstplanungs-Software unterstützt die Fachkräfte hingegen mit automatisierten Planungsvorschlägen. Anforderungsprofile, verschiedene Schicht- und Arbeitszeitmodelle sowie Qualifikationen werden dabei berücksichtigt und gewährleisten so eine optimale Einsatzplanung. Ebenso fliessen Schichtwünsche, freie Kapazitäten oder Absenzen, Informationen zum Kunden- oder Patientenaufkommen automatisiert in die Planung ein. So wird durch die Berücksichtigung sämtlicher planungsrelevanter Daten die Fehleranfälligkeit der Dienstplanung minimiert – unübersichtliche Dienstplan Vorlagen und zeitaufwändige Verwaltung gehören damit der Vergangenheit an.

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