Die Steigerung der Homeoffice-Anteile in den Betrieben führt dazu, dass bereits bekannte Modelle erneut in Betracht gezogen werden. Darunter fällt auch das Konzept des Shared Office. Bei Neubauten von Bürogebäuden kalkulieren die Auftraggeber immer häufiger deutlich weniger Büroflächen ein, da auf die Remote Work Nutzung der Beschäftigten gesetzt wird. Auch für bereits bestehende Unternehmensstandorte ergeben sich Potenziale bei der Auseinandersetzung mit der Desk-Sharing-Quote. Verzeichnet ein Betrieb etwa stetig Mitarbeiterzuwachs, kann ein Bürogebäude auf Dauer zu klein werden. Um das Wachstum nicht auszubremsen, lohnt es sich ein Shared-Desk-Modell einzuführen, bei dem sich die Beschäftigten die Schreibtischplätze teilen. So sind Mitarbeitende nicht jeden Tag anwesend.

Was ist die Desk-Sharing-Quote?

Die Desk-Sharing-Quote, auch Desk-Sharing-Ratio oder Desk-To-Person-Ratio genannt, gibt an, wie viele Arbeitsplätze am Unternehmensstandort in Relation zu Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist dabei geringer als die Anzahl Beschäftigter. Das kann dabei helfen, Kosten einzusparen, Stadtbilder zu entzerren und flexibles Arbeiten zu fördern.

Desk-Sharing-Ratio ermitteln

Es gibt keine Pauschalantwort für einen klassischen Richtwert. Denn jedes Unternehmen ist anders und so variiert auch die Quote. In einigen Betrieben arbeiten viele Fachkräfte im Homeoffice, in anderen wird die Möglichkeit weniger gerne angenommen. Daher sollte die Desk-Sharing-Quote für jedes Unternehmen individuell errechnet werden. Eine Option, diese festzulegen, ist die Orientierung an der Nutzung der Arbeitsplätze. Bei der Bestandaufnahme wird geprüft, welche Schreibtische genutzt aussehen, und welche nicht. Dies sollte über einen Zeitraum von circa zwei Wochen täglich geprüft und die Berechnungsgrundlage regelmäßig angepasst werden oder mithilfe einer Auswertung von Anwesenheitsstatistiken ermittelt werden. Das funktioniert etwa mithilfe von HR-Kennzahlen aus einer Workforce Management Software. Anhand dieser Daten lässt sich die individuelle Desk-Sharing-Quote für ein Unternehmen ableiten, sodass hinterher z. B. eine Angabe wie 1:1,25 das Ergebnis darstellt – ergo acht Arbeitsplätze für zehn Mitarbeitende.

Die Desk-Sharing-Quote berücksichtigt die Anzahl der täglich genutzten Schreibtische, Bild © Unsplash

Was sind die Vorteile von Shared-Office?

Durch ein Shared-Desk-Modell wird die sogenannte Flexarbeit unterstützt, bei welcher in einem hybriden Konzept teils zu Hause und teils am Unternehmensstandort gearbeitet werden kann. Hinzu kommen geplante Abwesenheiten und krankheitsbedingte Ausfälle, die dazu führen, dass viele Schreibtische unbenutzt bleiben. Nicht zuletzt ausgelöst durch die Coronapandemie, bieten immer mehr Betriebe das ausschließliche Arbeiten im Homeoffice an. Doch den Beschäftigten fehlt oftmals der direkte Austausch mit den Kolleg*innen. Kreativität und Innovationskraft entstehen eher in persönlichen Meetings im Büro, Konzentrationsphasen sind besser isoliert umzusetzen. Shared Office und Desk-Sharing-Quoten können etwa folgende Vorteile mit sich bringen:

Hierarchien abflachen: Im besten Fall integriert das Unternehmen die gesamte Belegschaft – das heißt, auch Führungskräfte werden mit in dieses Konzept einkalkuliert. Große Einzelbüros sind daher überflüssig und können etwa als Büros für Kleingruppen von drei bis sechs Mitarbeiter*innen genutzt werden. Da sich alle anwesenden Beschäftigten morgens einen freien Arbeitsplatz suchen bzw. vorab einen Schreibtisch buchen können, mischen sich auch Teams, die sonst nicht in einem Büro zusammenfinden würden. Das fördert den Austausch im Unternehmen, weicht starre Hierarchien auf und Führungskräfte werden von den Mitarbeiter*innen als ‚einer von ihnen‘ wahrgenommen.
Kosten und Platz einsparen: Für Unternehmen ergibt sich eine enorme Kostenersparnis, etwa bei der Investition in Büromöbel oder bei der Anmietung zusätzlicher Büroflächen. Auch bei Neubauten rechnet sich der deutlich geringere Platzbedarf. Ebenfalls lässt sich Shared Office als Bestandteil im Employer Branding nutzen, um Interessenten ein agiles Image zu vermitteln.
Flexibilität steigern: Mitarbeitende profitieren von mehr Flexibilität. Denn diese können wählen, von welchem Ort sie an welchem Tag arbeiten möchten. Ist der kreative Austausch im Team gefragt, kann ein Bürotag inklusive Meetingraum hilfreich sein, um innovativ arbeiten zu können. Wenn Aufgaben erhöhte Konzentration erfordern, ist die Arbeit im Homeoffice angebrachter. Mitarbeiter*innen können dadurch auf das Jahr gerechnet Zeit und Kosten für die Anreise sparen und gleichzeitig eine bessere Vereinbarung von Privat- und Berufsleben erzielen.

Welche Nachteile haben Shared-Office-Modelle?

Damit die individuelle Desk-Sharing-Ratio zum Unternehmenserfolg wird, sollten einige organisatorische Maßnahmen getroffen werden. So lässt sich Nachteilen des Shared-Desk-Prinzips entgegenwirken. Dabei können auch Bestandteile des Workforce Managements zum Einsatz kommen.

Fehlende Transparenz über Leistungen: Viele Arbeitgebende fürchten das Fehlen der Transparenz. Wann arbeiten meine Fachkräfte? Wann erreiche ich Herrn oder Frau X? Wie weit ist ein bestimmtes Projekt fortgeschritten? Damit orts- und zeitunabhängig Transparenz entstehen kann, sollten Unternehmen auf Arbeits- und Projektzeiterfassung Zum einen können sowohl Arbeitgebende als auch Beschäftigte somit einen Überblick über die erbrachten Stunden und Überstunden behalten. Zum anderen hilft eine Projektzeiterfassung dabei, die Projekte genau abzurechnen und gleichzeitig schon erbrachte Arbeitsschritte deutlich zu machen.
Unterschiedliche Persönlichkeiten: In jedem Betrieb kommen unterschiedliche Persönlichkeiten zusammen. Einige sind eher in sich gekehrt und andere offen für den Austausch mit teamfremden Kolleg*innen. Der Unsicherheit kann etwa mit Planbarkeit entgegengewirkt werden: So haben Mitarbeitende schon vorab einen Überblick darüber, wer in der Woche ebenfalls im Shared Office sein wird. Das ist mithilfe einer softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung problemlos abbildbar.
Organisatorischer Aufwand: Ein weiterer Grund, der oftmals negativ ausgelegt wird, ist der organisatorische Aufwand. Zum einen muss erst die Desk-Sharing-Quote ermittelt werden. Zum anderen muss sichergestellt werden, dass nicht zu viele Mitarbeitende vor Ort sind. Die Tools aus der Personaleinsatzplanung und Dienstplanung können hier Abhilfe schaffen. Denn durch eine strukturierte Planung sowie eine Buchung der Arbeitsplätze via Employee Self Service wird die Auslastung transparent dargestellt.

Arbeitsplätze agil gestalten

Lassen Sie sich nicht von neuen Möglichkeiten für Shared Office abschrecken: Nutzen Sie Workforce Management Lösungen zur genauen Berechnung von Anwesenheiten und für die strategische Umsetzung geteilter Schreibtische vor Ort. Unsere Workforce Management Experten sind bei einem unverbindlichen Beratungsgespräch für Sie da.