Barrierefreie Zeiterfassung: Kombination aus Software und Terminals - Interview mit der Stadt Nürnberg

Effektive Lösungen sind mit entsprechender Planung und gebündeltem Know-how immer möglich. Das zeigt das Projekt der Stadt Nürnberg: Hier ermöglicht die erfolgreiche Kooperation der GFOS mbH mit der DATAFOX GmbH viele Vorteile – professionelle Zeiterfassungssoftware trifft auf innovative Terminaltechnik für Barrierefreiheit.

Barrierefreie Zeiterfassung für Menschen mit Sehbehinderung

Matthias Hartung ist Geschäftsführer der DATAFOX GmbH, einem der führenden Entwickler und Anbieter von Geräten zur elektronischen Datenerfassung und langjähriger Partner der GFOS. Antonia Thieg ist Organistationsgutachterin im Amt für Digitalisierung, IT und Prozessorganisation bei der Stadt Nürnberg und als Projektleiterin mitverantwortlich für das Projekt der Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung.

Frau Thieg, mit welcher Zielsetzung und welchen Herausforderungen sind Sie damals gestartet als klar war, dass die Stadt Nürnberg ein professionelles System für die Zeitwirtschaft einführen wird?

Antonia Thieg: Nicht nur Unternehmen, sondern auch immer mehr öffentliche Verwaltungen erkennen die Vorteile eines modernen und zeitgerechten Instruments des Personalmanagements und wollen diese nutzen – so auch wir bei der Stadt Nürnberg. Unser Ziel ist es, dass die Beschäftigten künftig ihre Arbeitszeiten schnell und einfach mittels elektronischer Arbeitszeiterfassung dokumentieren und damit verbunden Funktionalitäten über das Personal-Service-Portal aufrufen können. Im Mittelpunkt stehen hierbei personalwirtschaftliche Prozesse, um diese sowohl für die Beschäftigten als auch für die Führungskräfte transparenter und effizienter zu gestalten. Die vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitszeit erfolgt in einer einfachen, gerechten und transparenten Form. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Personalstammdaten (z.B. für die selbstständige Erfassung von Adressänderungen) oder können auf ihre Entgeltabrechnung zugreifen und bei Bedarf ausdrucken (Reduzierung des Papierverbrauchs und der Druckkosten). Die städtischen Dienststellen und Eigenbetriebe sind über das gesamte Stadtgebiet Nürnberg verteilt – unter anderem auch in angemieteten Gebäuden. Dies birgt gewisse Herausforderung bei der stadtweiten Einführung, die schrittweise erfolgt.

Neben der bestmöglichen Software, die konkret auf die Anforderungen der Stadt Nürnberg konfigurierbar sein musste, gab es die Herausforderung, eine barrierefreie Nutzung – vor allem für Menschen mit Sehbehinderung – zu ermöglichen. Wie empfinden Sie das Zusammenspiel von Software und Hardware im Alltag?

Antonia Thieg: Wir haben auf den Terminals eine spezielle Zusatzfolie mit Brailleschrift im Einsatz. Zudem sind die Terminals bis 11.29 Uhr automatisch auf eine „Kommen“-Buchung und ab 11.30 Uhr auf eine „Gehen“-Buchung voreingestellt. Dies vereinfacht die Nutzung der Terminals für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sehbehinderung sehr.

Barrierefreie Software trifft auf passenden Hardwareanbieter

Um eine bestmögliche Lösung zu erarbeiten, hat sich die Stadt Nürnberg für das Datafox EVO 4.3 Multifunktionsterminal entschieden. Herr Hartung, was zeichnet dieses Gerät aus und wie sieht das Konzept zur Nutzung durch Menschen mit Sehbehinderung aus?

Matthias Hartung: Das EVO 4.3 zeichnet sich durch einen hohen Funktionsumfang, eine sehr gute Qualität und insbesondere durch eine umfangreiche Individualisierbarkeit aus. Für Menschen mit Sehbehinderung haben wir eine spezielle Bedienfront entsprechend der Richtlinie des Deutschen Blinden- und Sehbehinderten-Verband e.V. entwickelt. Die notwendigen Funktionstasten wurden mit erhabener Brailleschrift und erhabener Profilschrift versehen. Somit kann auch ein sehbehinderter Mensch das Gerät sicher und schnell nutzen.

Welche technischen Möglichkeiten bieten Sie darüber hinaus im Bereich der barrierefreien Zeiterfassung an, die hier unterstützen oder andere spezielle Anforderungen bedienen?

Matthias Hartung: In anderen Projekten haben wir z. B. Signalelemente wie große LED-Leuchten oder Lautsprecher zum Einsatz gebracht. Bei weiteren Projekten wurden zusätzliche Lese-Module installiert, die u.a. für Rollstuhlfahrer an geeigneter Stelle montiert wurden. In den Projekten benötigt man etwas Erfahrung und Sensibilität für das Thema. Unsere Softwarepartner kommen in aller Regel mit den Kundenanforderungen auf uns zu und wir unterstützen dann bei der passenden Gesamtlösung.

Anforderung zur Zeiterfassungspflicht ideal umsetzen

Frau Thieg, nicht erst seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung ist das Thema in aller Munde. Wie haben Sie die Zeitwirtschaft vor der Einführung des aktuellen Systems bewerkstelligt und wie sind die Meinungen Ihrer Kollegen zur digitalen Lösung?

Antonia Thieg: Die Arbeitszeiterfassung bei der Stadt Nürnberg erfolgte in Form von Selbstaufschreibung anhand vordefinierter Excel-Arbeitszeitkarten. Dabei mussten für die bei der Stadt Nürnberg vorhandenen Beschäftigungsmodelle (Beamte/-innen und Tarifbeschäftigte) und individuelle Arbeitszeitmodelle jeweils angepasste Arbeitszeitformulare zur Verfügung gestellt werden. Nach einer Pilotphase wurde eine Evaluation des Systems durchgeführt. Danach wurden einige Änderungen und Anpassungen vorgenommen, so dass nach einer 2. Evaluation über 80% der Teilnehmer/-innen die Zeiterfassung mittels Terminal bevorzugen.

Projekte wie das hier thematisierte zeigen eindeutig, wie effektiv und kundenorientiert eine Partnerschaft aussehen kann, Herr Hartung, wie empfinden Sie den Projekterfolg und die generelle Zusammenarbeit mit den Beratern und IT-Experten bei GFOS?

Matthias Hartung: Die Mitarbeiter von GFOS sind sehr gut geschult und durch den GFOS-Bereich Terminaltechnik/Cloud & IT-Infrastructures optimal unterstützt. Somit wird gut vorgearbeitet und wir werden meist nur in den wirklich kniffligeren Fragen hinzugeholt. Dann aber sind wir mit Engagement und Know-how zur Stelle, um gemeinsam mit den Beratern und IT-Experten von GFOS eine gute und wirtschaftlich sinnvolle Lösung für Kunden zu erarbeiten.

Wir hoffen auf eine dauerhafte Zufriedenheit bei der Stadt Nürnberg und eine weiterhin gute Zusammenarbeit mit der DATAFOX GmbH. Vielen herzlichen Dank für Ihre Zeit und das gemeinsame Gespräch, Frau Thieg und Herr Hartung.

Lassen Sie sich zum Thema Zeiterfassung beraten und fordern Sie ein unverbindliches Erstgespräch an.