Digitaler Abwesenheitskalender: Der Allrounder für die Fehlzeitenverwaltung

Die Herausforderung bei manuellen Urlaubsplanern: Sie befinden sich am Arbeitsplatz. Gerade in Zeiten von Remote Work ist das jedoch alles andere als praktisch. Änderungen lassen sich nicht schnell eintragen und der Abwesenheitskalender wird nicht regelmäßig aktualisiert. Doch auch bei Jobs, die primär in der Arbeitsstätte stattfinden, kann es unübersichtlich werden. Mitarbeitende vergessen ihre Urlaube oder Dienstreisen einzutragen, durch stornierte Buchungen kommt es zu Änderungen und schon muss etwas gestrichen werden. Selbst wenn der Abwesenheitskalender im Excel-Format vorliegt: Nicht jeder ist mit dem Tool ausreichend vertraut – schnell verrutschen Zeilen oder es schleichen sich Fehler ein.

Was ist ein Abwesenheitskalender?

Ein Abwesenheitskalender stellt alle geplanten Fehlzeiten in einem System dar – das kann manuell oder digital erfolgen. Bei digitalen Lösungen punkten oft die Übersichtlichkeit und die Darstellung der Abwesenheiten in Echtzeit, da diese Systeme immer den aktuellen Stand abbilden.

So überzeugen softwarebasierte Abwesenheitsplaner

Dass digitale Abwesenheitsplaner einen Vorteil darstellen, zeigte eine Studie der Unternehmensberatung ROC bereits 2017: Diese belegte, dass zwei Drittel der Mitarbeitenden digitale Möglichkeiten zur Einreichung von Urlaubsanträgen und Reisekostenabrechnungen bzw. zur Anmeldung von Fortbildungsmaßnahmen bevorzugen würden. Ebenfalls wurde durch die Studie deutlich, dass sich Beschäftigte Selbstverwaltungsmethoden über sogenannte Employee Self Service Tools wünschen. Das sind gute Gründe, sich die Vorteile solcher Lösungen zum Fehlzeitenmanagement genauer anzuschauen.

Mobiler Abwesenheitskalender für die Urlaubsplanung

Der wohl überzeugendste Vorteil ist die digitale Urlaubsplanung. Dadurch, dass Mitarbeitende ihre Urlaubsanträge direkt im Tool zur Abwesenheitsplanung einreichen, entfällt das lästige Ausfüllen von manuellen Anträgen. Darüber hinaus arbeiten dahinterliegende Workforce Management Systeme mit klar definierten Workflows: Das heißt, Vorgesetzte werden über die gestellten Anträge automatisch informiert und können diese genehmigen oder ablehnen. Das spart eine Menge Zeit, Aufwand und Papier.

Darüber hinaus kann der Abwesenheitskalender mit Outlook synchronisiert werden – viele Anbietende verfügen über eine solche Anbindung. Somit ist der Stand in der Software der gleiche wie in zugehörigen Apps oder Programmen auf dem Laptop. Die doppelte Pflege eigener Kalender entfällt für die Betroffenen somit. Urlaubskonten und -saldi bleiben durch den digitalen Abwesenheitskalender immer aktuell – die manuelle Berechnung der übrigen Tage entfällt. Auch der Übertrag der Urlaubstage in das nächste Jahr gelingt durch solche Systeme automatisch.

Effiziente Personalplanung mit Abwesenheitskalender

Ein Überblick über die Fehlzeiten hilft zudem bei jeglichen Aktivitäten, die die Personalplanung betreffen. Planungsverantwortliche müssen einsehen können, wer wann für welchen Zeitraum verfügbar ist. Wenn der Abwesenheitskalender über die HR-Software an die Personaleinsatzplanung und das Qualifikationsmanagement angebunden ist, funktioniert das automatisch. Plant eine Führungskraft als abwesend geplante Personen ein, geben die Systeme einen Fehler aus und liefern im Idealfall bereits einen Vorschlag für andere Personen, die infrage kommen. Dadurch gelingt die digitale Personaleinsatzplanung deutlich übersichtlicher und effizienter.

Einfache Auswertung von Fehlzeiten im Abwesenheitsplaner

Bei allen Vorteilen zur Planung darf auch die Analyse wichtiger Kennzahlen nicht zu kurz kommen. Ein digitales System zur Abwesenheitsplanung macht das möglich. Denn sämtliche Berichte zu Krankenständen, ungeplanten Fehlzeiten bzw. alle geplanten Abwesenheiten können in der Software gespeichert und ausgewertet werden. So können Führungskräfte schnell reagieren, wenn beispielsweise Krankheitsstände im Team in die Höhe schnellen. Stimmt etwas mit der Arbeitsauslastung nicht? Gibt es unerkannte Stressfaktoren? Solche Fragen lassen sich besser beantworten, wenn konkrete Daten dazu vorliegen. Angebunden an ein System zum betrieblichen Gesundheitsmanagement lassen sich zudem noch viele weitere HR-Kennzahlen auswerten und nutzen. Auf diese Weise können Führungskräfte Gefährdungen aber auch Vorlieben und Trends besser erkennen und bei der Unternehmensstrategie berücksichtigen.

Mit Workforce Management die Abwesenheitskalender digitalisieren

Eine Workforce Management Software hilft dabei An- und Abwesenheiten einfach und übersichtlich darzustellen. Ob digitales Antragswesen via App, eine Zeiterfassungssoftware für Ihre Mitarbeitenden oder die komplexe Personaleinsatzplanung: HR-Software stellt sich als Allrounder dar, die sämtliche HR-Aufgaben übersichtlicher gestaltet. Die Abwesenheitsplaner können z. B. über Schnittstellen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung angebunden werden. Somit gelingt auch dieser Prozess deutlich effizienter.

Darüber hinaus liefert die Software wichtige Erkenntnisse für das Business Development und Management: Workforce Analytics Tools nutzen diverse HR-Kennzahlen, um Personalprozesse im Unternehmen transparenter zu gestalten und die Bedürfnisse der eigenen Belegschaft besser zu erkennen. Auf diese Weise werden Optimierungsmaßnahmen schneller analysiert und festgelegt.

Nutzen Sie digitale Abwesenheitskalender für sich und gestalten Sie das Fehlzeitenmanagement endlich übersichtlicher. Unsere IT-Expert*innen stehen Ihnen gerne zur Verfügung und stellen unsere Workforce Management Lösung via Online-Präsentation vor. Hier können Sie einen unverbindlichen Termin vereinbaren.